总结一下行政er的马上结束的2020年上半年：「乘风破浪」这个词已经不足以形容——

「披荆斩棘中渡过」才更为准确。

当然也到了大家「秃头搔更秃」的时候，因为又要写一波年中盘点总结了。


如何通过一篇优质的年中报告，为自己在2020年上半年的优秀表现「撑腰」？小知手把手教你！


01
行政业务沙盘模拟，捋清业务类别

前华为大学讲师一宁老师的公开课《如何写好年终总结与规划》（点击链接直达）中，点明了行政报告总结的几大不足：


如何将2020年上半年的繁杂事务整理归类，让报告既显得有逻辑，又能显示出你工作的价值，还能让你的领导信服？

模拟一个专属你自己的行政业务沙盘。

组建沙盘模型，对照工作模块将事务分为几个类别，一宁老师在《如何写好年度总结与规划》课程中做的一个沙盘模型示范可供你参考：




按工作产生的效能分类：


  • 生产类：不动产

  • 生产类：IFM

  • 生产类：生活

  • 员工关怀


* 图源：一宁老师公开课《如何写好年终总结与规划》

  • 再以效能分类的基础上，对照行政的精细化职责，对考核指标和数据进行整理和分析，将你个人工作的整体业务分支化成清晰的脉络。


* 图源：一宁老师公开课《如何写好年终总结与规划》



我们可以参照以上这个模型，对2020年上半年疫情期以及后疫情期的工作进行建模：





2020上半年行政工作（防疫期）效能分类：


  • 生产类（不动产）：扩租或缩租的情况

  • 生产类（IFM）：前台接待（体温测量、验证验码）、消杀保洁、安全、会务等

  • 生产类（生活）：餐厅（停用或分餐）、宿舍（人员日常检测）、差旅（停止或减少）等

  • 员工关怀：情况跟踪、健康体检、线上福利活动开发等






02
有逻辑有条理的报告结构至关重要

沙盘建模完成，工作总结便有了清晰的架构。接下来，报告就可以开始动笔了。我们可以按照总→分、普遍性→特殊性（重点）的顺序进行。


☆
总结


将2020年上半年的工作成果进行总结。概括这半年你都做了些什么，列举的工作不要过于泛泛，抓你司行政工作重点，并展示结果，让领导一目了然。


* 在小知的举例中，你会发现「行政费用增加」这一部分，在不可抗力的因素制约下产生的不可预见费用作出说明，并给出增长数据的大致解释（可在后期项目中做具体阐述）。

☆
按照沙盘分类展开说明总结的结果


可以从重点模块、重点亮点项目着手。


◎ 重点模块 


比如生产类的IFM和生活模块：消杀防疫是否到位无死角，防疫物资储存盘点补充是否到位、餐厅用餐如何保障等。


◎ 重点亮点项目 


模块中的重点亮点项目可以单独进行重点讲述。

比如建立应急机制、危机管理预案，成立应急防疫小组，制定防疫计划；确定联络方案，保障信息畅通；开设专线，收集各方资讯；协调相关单位共同开展工作。同时，分类有序推动公司复工复产。

比如防疫宣传及时通报、复工后员工福利活动由线下转到线上（线上年会生日会、线上健身房等），强化线上关怀能力，以缓解员工因疫情影响而产生的不安情绪，让员工更有归属感。



03
行政费用有增有减，注意说明

大部分的企业在疫情期的行政费用有相对增长，在后疫情期行政费用大幅度缩紧。在这里需要说明增长的费用花在何处、你又有哪些行为帮助企业减少行政支出。

行政费用可以单拎出一个模块来进行说明，比如——




增长部分：

  • 导致行政费用大幅增长的防疫物资采购；

  • 特殊时期增加的保洁费用等。


削减部分：

  • 符合条件的减租、减物业费；

  • 砍掉不影响公司运营的支出，如环境布置、招待物料、团建等；

  • 缩减不影响日常办公的费用，如减少人均办公用品成本等；

  • 采购中谈判低价，延长应付款项时间。




tips提醒：行政费用部分需要大量且精确的数据进行说明。


让数据更清晰地展现目前行政费用合理化，和你在特殊时期缩减开支，帮助公司抵御危机、平稳运营的工作价值。（当然，在其他环节比如重点模块、项目展示，也需要数据的支持，让成果更有说服力）



04
经验总结可以从这几个方面入手


一个优秀的行政是很会总结经验教训的。踩过什么坑，蹚过什么水，添过什么花，送过什么炭，都是现在工作经验的积淀。


这次的特殊时期，给生产力带来了转型；发展环境看似艰难，但是对于行政来说也有很多生机，留下了很大的工作进阶思考空间：


  • 我的工作目前得到了哪些帮助？我还需要哪些资源和帮助？

  • 在目前的条件下，对于公司业务，行政支持是否到位？还需要哪些多元化的支持？

  • 体验过线上办公后，行政工作有何变化影响？是否可长期适用？

  • 如何「数据」变为工具，提升公司行政运营管理的效率？

  • 经此一役，行政的价值被肯定。如何发扬光大？


就像高考热点一样，这些也是行政应该备考的「热点题型」，会对你的年中总结和后续工作计划有所帮助。



05
后续工作计划别停在行政层面


蜕变发展，是今年所有企业的必答题。


所以，目光要放到公司全局，甚至行业垂直领域，而非仅限行政本职层面。


制定后续工作计划时，需要注意以下几点：

①结合公司及行业目前情况，与公司内领导外同行探讨交流，制定可落地的计划；
②2020年的不确定性很多，提前预判，及时调整；
③明确可合作可使用的资源，提前沟通，做好跨部门跨职能的准备。

这是你今年工作的加分项。





2020上半年行政er披荆斩棘已属不易，

2020下半年要继续和公司乘风破浪直面沧海。


希望这一份年中总结，能够作为你下一阶段的经验参考、规划方向，以及职业上升的优秀答卷。


下半场的战斗即将鸣锣开启，你准备好了吗？



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2020年下半场，

你的工作重点是什么？

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