年初的疫情，带给我们很多的思考。作为行政，我们应该用什么因的新思路，提供什么样的新服务来应对这些变化和挑战呢？未来，什么样的办公文化和办公环境更适合这样的新常态呢？

西门子（中国）房地产综合管理部区域经理雷璐在本次峰会为我们带来了西门子灵活办公、企业文化的调整过程，以及他们的思考。

一、开启灵活办公的节点

2020年，结合疫情的影响和对市场的观察，西门子发现灵活办公可能会成为未来办公的趋势，更加适应快速变化的市场要求。同时，会让办公环境更快速的进入数字化的状态。

这让他们思考：是否要开启灵活办公？如果让员工拥有自由选择办公环境选择权利，这样的公司文化是不是对他们更有吸引力？

二、灵活办公，西门子的做法

1、调查办公室使用状态及数据

西门子考核了来自于中国71个区域办公室的情况，通过几个月的数据观察，得出员工在家办公期间的生产效率以及对办公空间的需求。

从数据上看到，员工到办公室的频次，从每周3-4次减少到现在的1-2次，而工位使用率从原来的60-70%降到现在的30-40%。

员工对办公室的功能需求主要集中在开会、信息交流、培训、打印，交报销费用，以及领取防疫物资。

综合以上，西门子开始考虑：调整未来的办公室的功能。

2、调研分析员工对办公方式的需求

在这个阶段，西门子开始全球调研大家对灵活办公的体验以及他们的要求。答案最后的结果根据年龄、性别、国家、文化背景还有基础设施等进行汇总分析。

他们发现：欧美国家对灵活办公的欢迎程度非常高，员工自律性比较高，注重跟家庭的互动，本身就执行了以结果为导向的业绩考核体系。不管员工还是直线经理，对这种模式都是欢迎的；而一些亚洲国家，直线经理人对这种模式有所顾虑，他们依然选择面对面的管理和时间节点的控制。

通过对性别以及年龄的分析，他们发现了有趣的现象：男性相对女性更加倾向于在办公室办公，一周至少3次以上；年轻人选择办公室的次数反而更多。

由员工的选择分析他们的出发点，能深入了解员工的需求，为转变办公方式打下基础。

3、调研员工对灵活办公的要求

西门子在问卷中问到：如果真的推行这样的灵活办公，你有什么要求和期许呢？

这给了公司这个项目一个非常好的可以改进的空间和方向。

员工给出了不同的建议意见，十分有参考价值：比如家里的环境不太符合长期办公、不太符合伏案办公；家中网络不稳定，影响多人视频会议的状态；同时在线修改文件的系统需要升级...

这些员工反馈的结果，都成为西门子未来做灵活办公项目的努力方向。

三、制定规则，规范灵活办公方式

了解了外部的环境趋势，也掌握了员工的呼声和实际办公使用状况后，西门子在7月中下旬，由全球总裁发了一个灵活办公的公告，里面这样规定：

1、员工要保证自己的产出和工作效率不受影响

2、员工拥有自主选择办公地点和环境的权利，每周最多2-3天，但是要因地制宜。

对于对这种模式尚且犹豫的部分地区，西门子把权利下放给直线经理，由员工和经理协商调整。经理进行实时持续的监控，如果这种模式能够保证产出和工作效率，那么就实行；如果不行，直线经理可以随时叫停。

四、灵活办公进程中遇到的问题以及各部门的配合方式

灵活办公项目启动后，西门子也面临了两个难题：

① 灵活办公的灵活程度如何界定，不同的工作岗位如何执行；

② 如何把办公文化有效的传递下去，保证工作的效率

为了解决问题，更好地推行灵活办公，西门子的各个部门是这样协同合作的：

人事行政部：负责推行。主要有劳动合同的变更、保险的变更、工作地点变化带来的工时、加班、出差地点的界定等薪资方面。同时还有通信费用、交通补贴、人体工学的家具采购等福利方面。为此，他们成立了一个ESH团队，专注与对员工居家办公的服务和关爱。

法律部：给所有部门提供当地法律法规的咨询和顾问。

公关部：建立企业与员工沟通消息反馈的平台。包括公众号、邮件、内部网络等。同时研发出培训员工的资料，和测试小程序，保证每个员工都能够感受到企业文化的变化和由此要掌握的新技能。

IT部：研发远程办公的视频会议的APP、保证文件传输信息安全，联合公关部研发相关的培训资料。

综合管理部：把新的办公文化和理念落实到办公空间上，更多的利用数字化的管理模式，来打造西门子未来的灵活办公空间。同时还有选址、租赁合同等的变更。

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灵活办公绝对不仅仅是办公空间的一种变革，它一定是适应未来发展变化趋势的办公文化的变革。一种管理模式的变革，一种领导风格的变革，一种员工自律、主人翁精神提升的变革，还有自信、信任、授权，以结果为导向的业绩考核标准的变革。

这样的方向，西门子正在继续探索前行。希望他们的经历经验能够对广大行政人有所启发。

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