利用科技助力行政可谓是大势所趋，所以在论坛现场，我们邀请了IWBI亚洲区高级总监张为舜、中兴通讯员工服务管理负责人李妙娜、字节跳动深圳行政团队负责人卢玉婷和Pony.ai(小马智行)大湾区行政负责人李佩，由埃顿集团中国战略客户总监主持人-夏瑛担任主持人，聊一聊“当我们在谈论行政科技应用的时候，我们到底在谈什么？”的话题。
主持人-夏瑛：疫情为科技在工作中应用带来了哪些变化？疫情前后的情况对比又有什么不同？
李佩：我个人对疫情的感受是加速了线上办公的进程，企业对整个线上办公的便利性、顺畅性，还有感官方面的要求提出了更高的期望。同时，对行政团队来说，有一个难题是：如何在大家都见不到面的时候，去提升团队的凝聚力。
我们公司（Pony.ai小马智行）在疫情期间，对整个线上化办公，包括线上的企业文化建设都做出了更大的努力。
比如在年初开展最有倡议的在家办公工位大赛，同学们都有晒出自己在家办公的工位怎么样，就会发现不同同学的个性。比如有些同学家里有猫主子办公，还有些家里有人娃的同学，如何保持公司业务不停滞的状态。
张为舜：因为疫情，大家对于整个场所的重点关注也在不断地变化。建筑环境的健康也因为疫情被放大了。比如怎么健康的返工，有扫码的登记，怎么样错峰办公...连沟通方式，也有了新的要求。
在IWBI建筑标准里面，有很多也是跟防疫相关的，比如要怎么降低人跟一些表面接触的机会，怎么去开门、关门、拉电梯等。所以如何监控、监测空气品质和水质，是很重要的问题。
所以在今年疫情发生的时候，IWBI在全球招募了将近五六百位专家学者，梳理出来二十几条和防疫相关的方法，为的就是帮助更多企业可以复工复业。让员工对环境真的有安全感、有信任感。
郑凌云：之前有一个说法，究竟是什么推动了企业数字化转型？现在的答案越来越明确，就是新冠疫情，真正推动了数字化转型。
疫情之前，中兴通讯的研发团队大家还是比较习惯到现场办公，实验、设备的调试，很多工作需要在现场完成。因为疫情的影响，我们切实地推动了云上办公的进展。云上办公由原来的30%40%，在一周之内覆盖到了全公司将近四万名研发员工。所有操作，包括实验室设备的调试都通过远程完成。
行政后勤保障方面的数字化推进也在这期间有了很大的进展。口罩采购、复工、每天的班车、餐食，现在都有一套系统来登记。通过线上系统精确地记录，把数字化的观念和操作的方式切实地融入了行政日常业务。
卢玉婷：今年我们经历了一场突如其来席卷全球的疫情，给我们的工作生活带来了翻天覆地的变化，其中科技在行政工作中的价值就尤为突出。主要反映在流程、制度更加规范，信息传递更加高效，系统的操作也更加便捷等等。
我们在疫情期间，主要的转变是在于体验到了行政服务从实体到云端的转变，我们体验到了行政管理从信息化到智能化的转变。这种现象级的调整和转变，势必也带来了我们本质上工作模式的升级和优化。
举例来说，员工服务、团建活动在疫情之前，我们更多侧重在实体的服务，线下服务为主，主要是侧重在员工的直观体验和感受上。但是疫情之后，我们就推出了一系列的云团建服务，我们结合线上视频技术，结合互动游戏等科技项目，助力团队氛围的营造。
还有办公用品领用，在疫情之前我们主要在行政服务间领取办公用品，在高峰期的时候，可能还会遇到排队的现象，人员堆积也会有一定的感染风险。疫情之后，我们就加大量的推出了行政智能货柜，这个货柜可以解决无人自助式的服务，同时也能在后台非常有效地监管到办公用品消耗的数据。
所以我认为这个疫情为科技在我们行政工作中的变化，不仅仅要求我们要对员工的体验、对后台数据的管控有一定的要求。还会对我们高效便捷、风险管控需要有更多的思考。
主持人-夏瑛：我也想问一下郑总和卢总，作为一家科技企业的行政负责人，能否请二位与大家分享一下，您是如何理解科技在行政管理中所运用到的目标和价值？是不是花钱去采购一些设备就是把科技运营到行政工作当中呢？
卢玉婷：首先我认为，科技应该是未来发展的一个主流趋势，我们现在科技智能化在实际行政工作中的应用价值，主要体现在行政服务和行政管理两个维度。我们在做科技应用的时候，也会主要考虑以下三方面的目标因素。
第一个就是结果导向。我们先要去思考「为什么要去借助这个科技手段来辅助行政管理」。字节有一个关于行政3.0的构建模型思考，在这个阶段会实现人、货、场三项的有效互动。这里的货指代的就是行政服务的智能化，或者是叫做科技手段，我们只有结合这个科技手段，才能助力我们的企业服务效率不断地提升。
第二个目标就是用户视角。我们的用户体验是否能够更加简洁和高效呢？如果我们能够很好地借助这个科技手段，去深挖用户的需求，不断地做系统的更新和迭代，其实是可以很好地为用户服务的。
最后一个目标就是人效提升。因为我们在做结合科技的应用，希望能够将日常行政零散的碎片化工作进行系统性的搭建和整合，让我们的行政工作在智能化的加持和助力下，能够更加地简单高效、便捷人性化，这个也是非常重要的一个考量因素。
因为有了以上的这个价值和目标，我认为科技智能化，它势必会在未来引领全新的行政行业格局。
郑凌云：我设想一个良好的科技应用应该是用科技的手段帮我们守好大门，保安将来就不会坐在岗亭里，而是当他发现有异常的时候，他去处理异常，人要处理灵活的事情。
另一个场景，保洁也逃不开拥抱科技。比如用机器人在晚上把办公室清理干净，晚上电费又很便宜，剩下的早上需要人关注的东西阿姨去清理干净。这是未来科技要替代人的趋势，不可避免。
科技在具体行政上的应用，我觉得从两个方面去理解。第一方面就是，我们用科技的手段才能使得基础运营，把问题发现在客户投诉之前。比如夏天空调，在用户投诉之前就发现这个房间的温度已经不适宜了，用科技把问题解决在用户投诉之前。
第二点就是科技助力用户体验，通过科技去了解每个用户的个人情况，了解用户群体的情况，然后投放有针对性的服务，使得我们的服务真正呈现出千人千面的情况。使得用户满意度真正得到提升，让用户感觉到被尊重。
主持人-夏瑛：作为资深的高层管理者，我也想请李佩女士分享一下智能化数字化进程存在哪些问题和痛点？
李佩：问题有两点：一是真正能用上系统公司的行政不是特别多，很多中小型企业的行政还沉浸在一些非常繁杂的事务性工作中。二是整个行业存在的问题：公司在资源的倾斜上，并不会过多地向行政部门去倾斜大量的资源。很多行政的部门，处在位低权轻责任重的情况。
科技还有数字化对于我们工作的帮助在：能让你更精准地把工作精力放在非常重要的事情上。比如准确分析用户痛点，让行政人能够给员工非常好的感受。
比如阿里巴巴的食堂，员工在打完饭之后机器会自动扫描他今天摄入的卡路里，在一天结束之后反馈到员工的钉钉，告诉你今天一天在食堂用餐，摄入的膳食卡路里是多少，膳食纤维占比多少。这个东西给员工的感受就非常好，他们会觉得自己的健康有被企业关注到。
行政作为第一线跟员工接触的部门，我们也需要获得更多的支持，这是我觉得会比较严重的一些痛点。
主持人-夏瑛：今天最后一个问题，我想留给张为舜先生，因为您也有建筑师的背景，包括您多年的资力，对于新技术，还需要拥抱什么，如何做好管理的艺术性？
张为舜：这个问题比较高级，我只能用略浅的见解来回答。先讲艺术，艺术可能是透过一些手段或者透过一些媒介，塑造出一些形象、氛围，来反映现实，或者传递情感的一种文化。它可以是语言，可以是文字、绘画、音乐等等，也许科技也慢慢变成这种媒介了。
我们要塑造什么呢？其实对我们来讲，是一个健康的办公文化，有很多科技手段、科技的解决方案，要解决的都是人相关的问题。因为每家公司人力成本都相当高，你怎么有办法让人员在适应的福利政策底下，发挥他最大的效能？这是每个行政人员要做到的事情。只有这样，健康的员工，才能帮公司的生产力跟工作效率提到最高。
提升到艺术层面来讲，就是如何透过一些政策、科技的技术，让我们行政在执行工作的时候，可以达到更高的社区互动性、人员更密集的参与度，然后可能有更多人和自然接触的机会，有更好的整体体验。我觉得当你功能性都满足到一定的层级的时候，才有办法提升到你刚刚说的艺术性。也许我们要拥抱的转变，就是怎么把你的办公场所、工作场所变成一个健康工作环境的转变，让大家一起在更美好的环境里面去生活。谢谢！
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科技化的应用，对每个企业来说最终的目标都是降本增效。可能是人力成本，也可能是时间成本。希望行政人可以一起探索科技在工作中能够带来的便利性。
也许在某一天人力变成奢侈品，而科技已经充分应用到大家的生活跟工作当中！
