在当前市场激烈竞争的形势下，优化调整企业行政管理是企业经营发展的内在需求。改革和创新管理措施，最大程度发掘行政管理对企业发展的促进作用，是每个企业都十分关注的事情。
在本次论坛上，我们请到了OPPO行政部部长钟慧臻、鹏华基金总裁办公室副总经理张永开、深圳中集共享后勤服务有限公司总经理胡俊松、文思海辉共享服务运营中心助力副总裁孙燕上台就坐，以及主持人啡常能量创始人李良，来围绕“行政服务的创新场景实践与未来方向”这一主题进行了分享。
主持人-李良：在疫情情况下，行政工作面临了更多的挑战和新的变化。想问一下各位嘉宾，你们在行政工作的创新方面的方向是什么？以及你们目前关注的点又是什么？以及背后的原因。
钟慧臻：大家知道OPPO已经算是比较大体量的公司，我们现在可能目前阶段会关注两个最核心的问题。
第一个就是我们的成本。行政作为一个花钱的部门，是一个成本中心，是一个节流的先锋队。如何实现改变的软着落，不让员工反感抵触，我觉得这是可以大家一起去共同思考跟探讨的。
第二个点是如何把制度、流程、方法做成标准化，怎么样去培训新的人才形成体系，这是我们需要做的一些事。
张永开：我比较关注的，一是创新，二是怎么样不用管那些特别琐碎的事情。 我一直关注我的团队，我团队每一个人拿出来做具体的事情都是一把好手，但是我经常很苦恼，他们有时候匆匆跑过来问一个问题，问半天我不知道问啥。经过了差不多一年多深入的思考，跟他们深度接触才发现，大家很多时候做事情的时候是不问背后逻辑的，这是一个特别可怕的一种工作方法。这是我最近正在磨合的方面。另外一个问题就是招人比较困难，经常是拿到编制一两年招不到合适的人。
胡俊松：我认为在现在的情况下，如何把这个服务做好、怎么提高需求的响应速度和工作效率、以及成本管控和提高质量，是我们所有的行政人都面临的一个共同挑战。
孙燕：我觉得从我们这样的公司来讲，对于行政管理来讲，我们现在面临最大的挑战和关注点就是：怎么样通过高效的运作，降低运营成本的同时，提升用户的用户体验，还有做到合规风控，这就是我们特别关注的点。
相信很多公司都面临这样的问题：业务可以涨20倍，但是对于行政的预算能涨多少，只能问问老板今天心情好不好。于是我们要做的事情就是花跟往年一样的钱支撑更多的业务，还要提高用户的体验度，还要做到合规风控。所以提高效率对我们来讲就变成了一个特别重要的一个途径。
主持人-李良：对于很多公司来讲，在现在各自的实际情况下，在控制成本，同时又要提升用户的满意度或者是效率，就逼着行政人一定得要去创新。想听听四位在创新这一方面，讲讲你们实际的案例，你们是怎么做的。
钟慧臻：我分享两个案例，好的给大家借鉴，坏的，避免大家再踩坑。
先说好的，分享一下我们小邮局的案例。因为公司要经常给用户粉丝寄一些礼品，很容易夹杂私件。以前我们有一个工作人员去人工分辨，但是过程很痛苦。后面我们变了一种方式，做一个系统，加入到我们自己的办公软件中，员工只需要填单申请，将邮寄的信息通过内部软件进行审批，然后直接流转到快递服务商的平台上，就直接打印出快递单。公件私件可以直接分开，因此节省了邮局小妹妹这个人力。在对帐方面，公司内部和供应商分别有帐单，只要对单匹配一下就可以。
负面的案例就是我们洗手间不够用，于是我们做了一个这样的APP，可以显示每个蹲位有没有人，有人是红色，没人是绿色。最后我们发现这是一个伪命题，因为没有从根本上解决，洗手间一直都不够，什么时候看都是红色的，最后反而会得到员工的骂声。其实这个问题应该从根本上解决，根据男女比例把卫生间数量结构做一些优化。
张永开：在成本控制方面行政人其实可以有很多方法。以我们公司的食堂为例，在中心区的甲级写字楼，有800多平米，在高峰期接近300元/平米的价格租下。这么高成本的场地除了早中晚三餐以外，其他时间空着特别浪费。经过头脑风暴和各地考察，我们提出了多功能餐厅的理念。目前我们的餐厅除了吃饭，可以开会、聚餐，可以实现100人的团餐。而且因为疫情，我们这个行业流行起直播来了，现在我的食堂除了三餐以外，天天都在搞直播。去年我们在食堂搞团建、聚会，节省了500多万的成本。
胡俊松：我想要分享中集在VIP阶段的一些探索。VIP阶段主要是指政府部门和战略合作商到访，分级接待，最高是VIP。原则是哪个部门接待，哪个部门设置一名接待经理，负责所有流程。后面我们觉得这是一个问题，大家都很努力，但是接待的质量一直提升不上来。
后来我们把整个VIP接待流程进行分解，把它细化，拆开成几个环节把它们都标准化，最后把标准的东西全部用IT手段放到OA里面。接待经理每一次要接待的时候，其实就按照这个表划勾就行了。
优化了之后，接待人员提前三分钟到达门口；参观人员到来之后，展厅要播放的内容就已经准备好了；会议室相应的茶水、资料也都根据时间准备好，而且可以细化到某位领导有特别的偏好，可以进行特殊处理。
孙燕：我分享一下文思海辉在新员工入职环节上做的改进，先简单说一下背景，我们成立共享服务运营中心之前，新员工从接到office到公司办理入职，到完成新员工入职培训，可能花费一天、两天，甚至两个月。
基于这个背景，我们在共享服务运营中心成立之后，首先就对面向员工的一线流程做了一些梳理。现在的员工只要来到公司，按照offer约定的时间到公司办理入职，当天不仅可以办完所有的手续，还能拿到工卡、电脑，完成入职培训。
其中我们做了预入职系统：员工收到offer以后，可以通过电脑或APP小程序把个人信息先在上面预录入。到了入职当天，HR要做的事情是确认信息是不是跟录入的有差别。行政部门的小伙伴可以根据预入职系统信息开通个人权限卡，还可以提前把工卡做好。IT部门也是，疫情下我们通过入职系统完成所有的信息录入，开发了劳动合同的电子签，协助业务部门完成了很多新员工的招聘，及培训。
主持人-李良：最后一个问题是，在未来，行政的挑战越来越大。各位嘉宾对未来行政发展的方向，对创新的服务场景有什么样的理解或者畅想呢？
钟慧臻：我觉得我们的价值就是，在公司发展的阶段，匹配战略目标，做好行政的方面，以行政工作链接企业与员工、企业与用户，支撑发展战略，去创造行政的价值。
张永开：我认为一个是数字化的运营，是必须去实现的方面。另一个就是抱紧业务大腿，了解公司的战略有没有调整，了解前线部门的痛点。总的来说就是行政要拥抱业务，靠近主航道。
胡俊松：我觉得创新是从1.0到2.0到3.0爬升式的阶段性很明显的进步，每天都改善一点，一年积累下来我们改善的东西就有很大的价值了。这是从量变到质变的过程，我觉得应该把改善这种理念变成我们行政人的一种文化，或者是一种工作的习惯。我们不需要轰轰烈烈，但是我们一定要朝着我们的金矿，今天挖一锄头，明天挖一锄头，总有一天我们会收获很多很多。
孙燕：我认为公司发展到一定阶段以后，对用户的管控就要变成一种弱管控，即迎合用户的习惯，让他在无形中完成我们管控的指标。在未来，行政需要借助很多新的IT手段，包括互联网的一些工具，应用到我们的服务场景中，提高效率降低成本，也能让员工伙伴玩得更开心。谢谢！
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关于行政服务创新，关于服务工作的未来，是一个长久而持续的话题。需要行政伙伴群策群力、共同思考。希望本次论坛大咖的观点能够给你一些启发。
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