线上年会，尤其是带有即时互动的线上年会对行政人来说是个很大的挑战。进入年会筹备期的你是不是有很多困扰？是否有很多事情不知道该从何下手？
别担心，小知邀请到了58同城行政品牌首席官和员工活动负责人——王丽伟老师来给大家做分享！
以58集团「1主会场+11分会场+20000人在线直播观看」的线上年会为例，通过具体的案例来讲解线上年会筹备落地的关键与细节！
线上年会筹备的关键节点
线上年会主要有三大类：录播年会、直播年会、以及直播+线上即时互动。无论哪种形式都要把握好筹备中各个时期的关键节点。
这样一场重要又大型的线上年会，58集团提前4个月就开始了他们的筹备工作：
*资料由王丽伟老师提供
在这一个环节里，所有事项集中确认，事务繁杂，建议列出一个事项清单，做好进度备注。
执行期里所有脑海的idea逐渐落地，负责人员一定要在心中不断清晰自己想要的效果，让效果有更多的确定性。
确认了支持线上年会的各个服务商之后就进入了执行期，主要内容有：邀请公关公司、直播公司和己方进行三方会议，确认分工合作、针对技术难点集中讨论。
明确任务之后各服务商分头执行，统筹组要做好监督工作，一定要及时跟进进度，成员之间相互报备，及时沟通进度。
会前20天，58集团进入验收期。主要安排及内容有：
*资料由王丽伟老师提供
其中，直播功能的验收需要安排懂技术的同学对照需求单一一核对，同时在不同直播会场用不同型号的设备一同测试，并提前准备好协作文档及时收集问题。
在这个环节，所有的硬性问题都已经被解决，主要工作就集中在节目的串联彩排和互动效果上。
会前5天：主持人定稿不再变动，尤其是年会各项功能和游戏互动规则。
会前4天：节目相关的所有素材文件一一核对并封稿，尤其是获奖ppt和安排。
会前1天：年会彩排。这场彩排的关键点按照顺序排列为：技术控台、主控台、节目、内容素材。不管进行到多晚，一定要保证全部彩排完毕。
年会当天：早到现场，再走一次流程。
筹备工作的Plan B
线上年会并不像线下那样可以灵活调整，有时一个环节的问题可能会让整场年会都无法进行下去。因此，筹备时，在几个关键节点中一定要做好plan B 甚至plan C 。
1、抽奖系统故障的plan B
·先跳过抽奖衔接下一环节
·如15分钟内解决，就在环节结束后继续抽奖
·如15分钟内未能解决，切换成线下抽奖系统
·线上线下抽奖系统要同步，保证数据及奖项都在同一轮
·制定抽奖名额重复时的处理办法（因为线上线下抽奖不在同一个系统中，做不到避重）
2、互动连麦plan B
·提前准备好连麦录像
·卡顿30秒以上，切换下一分会场，然后再切换回卡顿的会场播放录像视频
·保证跳转页面的稳定性
3、主持人共同调整plan B
·制作一份全流程的简要ppt，只记录关键词。等具体内容确认之后，把确认版本逐渐填充上
·按模块与主持人练习，模拟调整，尤其是衔接与互动部分
·建立一个共享的同步文档，分组对接，及时沟通变更
4、人数管控plan B
·线下场地可能会发生人数管控的突发情况
·提前确定可以减去的那一部分人员，以备不时之需
5、功能故障plan B
·预先确定指令决策人，避免出现指挥上的混乱
·建立一个故障处理流程并通知到位，比如故障15分钟内未解决就切换下一个等，让人员能够有所准备、迅速反应。
6、人员分工plan B
将操作知识与经验备份给其他同事，有备无患。
线上年会问题答疑
在课程分享中，王丽伟老师还针对大家关心的一些问题做出了回答。
Q1：如何确定一场线上年会的预算？
在做线上年会预算时，只知道人数是很难判断预算的。线上年会的花销一般包括这几个方面：平台功能使用、技术支持服务、云导播台、视频采集、推流分发、视频储存以及项目管理等。
其中，观看人数的价格是每人3-10元不等，功能平台使用是每天几千至上万元不等，所以具体需要看自己的需求跟服务商商谈。
Q2：线上年会的设备和分工都有什么？
在设备上要准备：以案例中58年会的需求为例，因为连麦和后台都是由自己的工作人员操控，所以他们共用到了5个独立显卡工作站级别的笔记本、2个视频采集卡、HDMI线2根、扩展坞、路由器、网线等。
在人员的安排上：采集3个机位、导播2人、推流1人、后台助手3人、评论员2人、网络监测人员若干。具体哪些由己方人员负责哪些由直播公司负责，可以双方商谈。
带宽说明：需要准备主线和备线，3-4条50M的即可。一条用于直播、一条用于视频会议、另一条用于备份。
在观看方式上：不建议同一办公区多人同时观看年会。这对网络的稳定性要求非常高，同时观看就会相互抢网，出现卡顿、画面不清晰情况的概率很大。
Q3：线上年会的视觉设计都包含哪些？
线上年会的设计物料，可以根据主视觉延伸设计。包括主视觉、logo、宣传物料、指路牌、ppt模板、场地装饰等。在与设计沟通时要描述清楚需要的物料、相应文案以及尺寸。
*58集团线上年会视觉设计清单
资料由王丽伟老师提供
Q4：线上年会的宣传怎么做？
线上年会宣传需要根据自己的内容来制定时间，比如58集团有员工画像征集、部门战旗征集、主题剧透以及观众礼仪招募等。并需要针对预热环节的内容设置不同的奖品和合适的宣传渠道。
*58集团线上年会宣传预热计划表
资料由王丽伟老师提供
Q5：线上形式中，有没有团拜送祝福部分的经验分享？如何在这个环节增加员工参与感呢？
如果涉及的部门和人数很多，一定要提前录，不要连麦。
想要团拜有花样，首先要明确这次团拜视频的目标，比如出镜率、部门定制、部门风采等等。想要有花样，可以定下一个主题让大家自由发挥，筹备组先录好一个视频做示例，让大家清楚地了解筹备组想要的风格。
Q6：抽奖是用红包雨，还是用什么方式更有趣呢？
线上抽奖，如果是在直播间里做红包雨难度非常大；58集团这次用的方案是抽奖雨，平均每一分钟抽一次奖，每轮约有6-7轮。
关于线上年会的分享就到这里啦，希望能够对第一次举办线上年会的你有所帮助！
更多筹备期工作细节，可以去看由王丽伟老师主讲的《线上年会筹备落地的关键与细节》知行公开课哦，点击蓝字即可查看。
-END-
#今日互动#
猜你想看
