与业务部门协作、通过对业务部门的高效支持让公司看见行政能力，是提升行政部存在感与话语权的不二法门。
贴近业务，几乎是所有资深行政人的共识。但是要如何着手？
或许我们可以从「做到对业务需求的快速响应」开始。
快速响应业务需求，要建立高效的收集渠道和精准的需求预判。
在这方面行政er已经很有经验了，譬如我们常做的满意度调研反馈。
如果条件有限，你可以沿用现有的信息收集通道，在收集时增加「业务线」分类，便于后期整理分析信息。有条件的行政er可以考虑为业务部门单独开辟一个需求通道，与业务部门连通，便于他们及时提交和行政人员的快速收集。
有赞内部app「茶馆」和放置在各处的信息反馈渠道
了解业务部门年度规划和季度工作，从行政专业角度主动分析可能出现的需求。
比如如果业务部门计划有大量的新人招聘，行政就要做好新人入职相关的策划；
如果业务部门有市场扩张安排，行政就要准备加班福利、体检、团建等的安排，甚至有可能要参与门店的选址、装修等；
如果业务部门今年的计划整体平稳，说明公司业绩也可能呈平稳态势，相应的行政部预算就要缩减，考虑下保守策略....
根据业务部门的规划提前预判需求，既能争取更多准备时间，也是行政人专业程度的体现。
有了需求反馈渠道，也要定期询问反馈，随时改进。
可以跟基础业务人员聊聊，询问他们对行政提供支持的体验感和个人需求，以便优化信息调研渠道和行政提供支持的方式。
可以询问业务部大佬的最新需求和反馈。比如：
业务项目中是否有哪一环节需要行政的专业支持？
现在的行政服务是否能配合业务发展？
这个组织或者团队还缺哪方面的支持？
业务团队工作投入度够吗？要创建怎样的团队氛围？
... ...
接收需求后，要将其拆解，进行需求分类和重要程度的划分，高效响应。
拆借业务需求，行政可以提前建立好统一的分类规则，以便当需求来临时快速甄别、高效响应。按照紧急程度分类，业务部门常出现的需求一般有这几大类：（以下“不紧急”的含义是“不需要在提交当天立刻开始”）
一般是涉及整个公司业务的安排，是在年度规划中就提出并在新一年度里需要行政提供支持的事项。
比如门店扩张带来的选址装修、人员急速增减带来的办公空间调整及办公地扩租减租、办公设备的更迭与增减，需要行政部抽调人手支援的大型活动筹备等。
指当天临时增加的需求，需要行政快速提供帮助。譬如会议接待、访客参观、餐饮服务、差旅、加班餐预定等。
△ 接待工作的相关流程
一般是针对业务团队建设的需求及其他日常需求，行政人员有比较充足的准备时间。
比如办公易耗品采购、业务旺季之后的团建策划、客户赠礼采购、快递物流支持、公务车辆管理、员工关怀福利措施、下午茶等。
*双十一，得物准备零食小推车犒劳业务人员
接收业务需求后，行政也要采取正确的应对方式，才能达到「高效响应」的效果。
接收需求后，行政首先要做的是从专业角度进行具体分析，比如这项需求是否合理，行政要不要提供支持；执行此项工作需要的时间是否足够；业务提交的需求是否说得清楚明白等。
如果信息不足，可以联系提交人询问得更详细些。比如具体需要行政提供什么样的支持、想要达到的效果是什么、预算花费是多少等。如果涉及接待事项，要询问的细节就更多了。这一步一定不可省略，否则绝对会增加以后“背锅”的可能。
*你可以为自己建立一个需求分析流程表，辅助工作
充分了解需求内容后，行政需要及时答复：
◎ 是否能做；
◎ 如果能做，行政将提供什么样的支持；
◎ 不能做的，要给出理由和行政方向的解决方案以供参考。
比如，业务部门本周加班严重，为了犒劳大家，业务部领导在周四提交了一个周末举行团建的需求。
仅有一天时间行政无法策划筹备，这时候可以回复他们：一天的筹备时间太紧张了，仓促筹备反而降低团建体验，引起反效果。而且大家加班一周肯定很累了，不如这周先好好休息一下，下周才有更好的状态去团建，一周的时间也方便行政筹备。
贴近业务，展现行政能力，让老板和员工们看见行政的重要性，这是一个互利互惠的过程。
我们一直说行政要具备用户思维，把员工当作「用户」对待。在应对业务部门的需求中，这种思维同样适用。
了解用户、分析用户，才能更好地服务用户。
文中动图来源：soogif
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