互联网的时代背景下，一个企业一年的发展可能赶超过去十年甚至二十年的发展，员工数量的爆发式增加，随之而来的空间应变、人员运维的需求，留给行政的挑战无疑是巨大的。

如何让有限的行政团队赋能企业的快速成长，与公司策略站在统一起跑线上？

近期，知行未来荟走进上海，邀请了20多家独角兽企业行政，共同交流分享了企业行政在管理中遇到的各种挑战和解决方案，其中传音控股的行政总监卢璐，与七牛云的行政总监陶晶，重点分享了她们的两种管理思路与方法。

一、思路一：逐层进阶式运营管理

*来自传音控股行政总监卢璐的分享

事实上，行政所面对的挑战不仅仅是企业快速成长的问题，90后逐渐成为职场主力军，对企业办公体验的重视度也将影响行政服务的升级和打造，面对这些挑战和变革的需求，传音控股采用的是厘清思路，层层推进的管理方法。

其中，关键性的思路有：

1、聚焦关键指标和需求，进行项目化管理，是专业提效的重要方式

作为职能部门，行政的第一要义是满足“用户”需求，但海量的需求统统不分重点的去满足容易耗费人力物力，时间成本投入。聚焦关键指标和需求，这才是行政最先要追寻的。

把重点工作项目化，从立项、产品服务组合、实施、监控、收尾等进行全程跟踪和管控，能够推动改善措施顺利落地实施。

2、拉开降本增效差距的，是闭环思维

在降本增效上，行政可以通过事前预算、事中控制、事后分析形成一个闭环思维来不断进行调整和改进，开始有计划，事后有复盘，才能累积经验运用到下一个环节中，而具体的措施可以从小处降本、从细节增效、实现动态的资源分配等方式来着手。

3、人才培养多样化，团队建设根基才稳

组建一个能快速反应、业务能力强的行政团队，所需要的人才同样也是多样化的，专业型人才如差旅管家、固定资产专员、客户接待团队等需要职业能力纵深；服务型人才能跨界，实现“无边界化服务”；管理型人才在面对新的行政工作诉求，主动学习、完善职业技能，从解决问题到实现全盘化管理。卢璐分享了她的培养方式：

在团队建设上，则注重在使团队成员技能互补、培养团队成员的专业技能、发展团队成员的跨职能性、营造学习气氛和积极关注文化上下功夫。

4、服务创新，在提升员工体验上发挥着重要作用

创新并非一定要是颠覆性，它可以是重新发现细分群体或是颗粒度更细的需求，搭建新的场景，或者使用新的道具，传音控股的服务创新着力在三个方面：

A.化被动为主动

改变被动应许而动的位置，主动探索用户的需求和满足他们的期待，对于员工的反馈及时调整，妥善处理情绪问题，让行政团队成为员工心中靠谱细致的后盾。

B.让行政工作贴近业务线

当行政能够贴近业务的经营目标和战略部署时，可以更好的识别自身能为业务部门带来哪些专业支持和帮助，优化资源分配，从而进行协同作战。

C.打造行政服务标准化

通过在各个行政项目的执行过程对工作方法与流程保持标准化得统一，可以大幅减少管理过程中不必要的工作程序冲突，形成高效流程链条。

5、轻管理，更有力

在团队管理上，卢璐谈到，90后步入职场，在管理的方式上他们面对的是一场前所未有的代际“战争”，应对这场“战争”最好的方式是轻管理：软化冲突、淡化权威、强化边界，这样团队的内控性却反而会更有力。

效果也是显而易见的，根据员工需求与反馈打造的办公环境获得一致好评，而传音控股上海行政团队的人才布局也至臻完善，甚至形成了专业度颇高的会务接待团队，提供包含但不限于会前信息收集、流程确认、需求确认、会中技术支持、餐饮服务、行程服务、会后回顾、信息归档、经验总结等规范化服务。

二、思路二：在技术和人之间寻找平衡

快速成长型企业还会共同面对的一个难题是：如何用有限的人力去应对快速发展中可能会存在的问题，如组织架构调整常态化、公司变化发展极快、服务预算没有标准、对创新的要求提高等等。

七牛云行政总监陶晶分享了她的方法。

*来自七牛云的行政总监陶晶

1、360°沟通法则，学会管理老板

对于快速成长型企业，一切都变化极快，只有了解需求达成统一意见，才能确定未来所走的路。

她的方式是把每一个需要沟通的渠道打通，不仅向下，懂得适当的对团队员工放权，向左向右站在员工角度去沟通、观察、考虑他们的需求，

还擅于向上管理老板，用专业性或数据分析事情的风险点和相应的解决方案，获得认可，从而减少信息不对位所造成的各种浪费，最快速解决企业面对的问题。

2、一切业务都可以数据化，一切数据都可以业务化

我们常说未来数据分析能力将是行政的核心竞争力之一，事实上，陶晶已经充分利用这项能力“反哺”业务的调整和改善。

通过早餐剩余数量的收集和分析，发现周一剩余最少，而周五剩余最多，调整了预定量，减少了浪费；会议室预定数据的分析，成为新的办公室设计和变革的依据和指导；分析饮用水人均消耗，核实用量，优化供应商管理.....这些数据最终反馈的价值指向是运营成本更为精细的管理。

3、借力轻量级小应用，降本提效

有人说有能力者可能并不在于能力有多大，而是会整合资源加以利用，这一点也充分体现在陶晶的管理中，或直接借力或发掘供应商搭建多个轻量级小应用，让会议室预定方便快捷、快递信息有迹可循、健身房使用信息真实对位有效、差旅管理简单化，把各种场景化的行政管理变得简洁和有效率。

“见微而知著，平淡不平凡”

虽然行政做的事情很平淡，但对公司的影响却不平凡，擅于在这些平淡的事情里找到提效企业运维正是行政的专业性体现。

三、互动解疑：那些初创企业发展中面临的具体问题

卢璐和陶晶的分享打开了大家的思路，在接下来的互动讨论环节中，众多来参会的嘉宾、大咖针对一些小伙伴所提出的他们管理时面临的具体问题，也纷纷给出了建议和观点，精选了一些分享给大家。

*来自嘉宾们的观点分享

 

面对初创企业的飞速发展，行政团队如何快速调整应对？

实际场景：公司发展快速，因为业务和组织架构调整，如何处理突然闲置又无法退租的空间？

“可以把闲置的空间用来做与公司业务相关的产业联合办公，集合上下游的产业链。”
 

“很重要的一点是行政要学会沟通，与CFO沟通，了解他对这部分费用的看法，是否会影响现金流，如果不影响可以利用来举办各种员工活动，如果成本背负对于公司来说有压力，提前考虑转租或退，以及寻求专业的解决方案，找五大行来出一些针对性的方案。”

“要了解业务部门的真实业务发展状况，我们曾为一条据说有人员增长需求的业务线做了准备，结果过了半年他们并没有发展那么快，最后空置的空间成本导致老板来询问这个事情了。”

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如何管理公司的福利分配和进行成本化控制？

实际场景：公司在5、60多人规模时配备了众多福利，但当人数迅速扩充，众多福利譬如下午茶上线即空，很难让每个人都享受到，甚至有些新进员工很久都不知道公司有此类福利，要如何应对？

“我们会将规范流程化，把资源分为两块 ，公共资源、稀有化资源，后者会比较倾向对行政工作有帮助的人，而在公共资源的分配上则会强调公平性，譬如如何让埋头工作的人也享受福利，可以选择把下午茶变为直接发代金券，方法总会比问题多。”
 

“将平均标准集中化来做福利，譬如平均每人每天两块钱的福利，可能并不能有太好的选择，集中到一天做10块钱的福利，则能有更多选择，并且采取定向化分发，确保福利的覆盖面最大化。”

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最后

破解快速成长型企业行政管理上的问题，

思路和方法当然不止这些，

我们期待下一次有更多企业和嘉宾与我们一同分享！