行政采购属于采购部还是行政部？
行政采购采购的类目兼具服务与定制产品，需不需要学习了解专业采购管理？
仅凭砍价和多人投票拍脑门决策可以帮企业降本增效吗？
行政干采购的活，看似是一份「夹在行政部与采购部、财务部」吃力不讨好的工作内容，但在降本增效大背景的当下，做好行政采购也可以为企业助力一份价值。
想要做得专业且规避风险，聪明的行政都开始从专业采购管理的角度，深度了解采购的方方面面。
区别于业务产品生产供应链的常态采购，行政采购虽然采购类目跨行业，但也相对简单。
刻板惯性思维中的行政采购，善于砍价可解决 80%的降本问题。
事实真是如此吗？
无论是行政采购，还是专业采购，我们通常将企业的采购归纳为4种类型和阶段：
◎采购1.0：人治型，供应采购
采购员从接到内部客户的需求开始，开发、选择供方、谈判、签订合同、跟单、付款，全由一个人负责。采购权力极大，监控不力，易出腐败事件。而过度监控，如多人签字审批，手续繁杂，又会导致内耗严重。
◎采购2.0：法治系统，阳光采购
采购2.0，强化了管理体系，规避腐败事件发生，但其本质仍是价格导向，是用体系来压供应商价格。
招标采购可能会被滥用，以低价中标，造成好的供应商进不来，差的供应商不肯走，长期运作会破坏与供方长期合作关系，导致招标后质量风险也随之加大。
◎采购3.0：跨部门协同，战略采购
采购3.0的主要问题是如何推进跨部门合作的问题。
推行内部合作产品设计优化降本，往往加重了研发人员的工作负担，企业缺乏有效的配套激励措施，跨部门合作推动难度大。
◎采购4.0：供应链生态，价值采购
采购4.0阶段的企业，在这个阶段，通过协作优化供应链整体成本，为供应链上下游伙伴携手发展共创价值，包括内外客户、供应商。
这时采购部门的职能，重点是支持、辅导、帮助供应商，部分企业甚至将采购部改名为供应商发展部或供应商支持中心，以此保障供应商协作关系。
*采购 4.0理论来源于中国供应链管理领域知名权威专家姜宏锋先生的分享
因此，在专业采购管理者眼里，单纯砍价必然存在一定的供应商成本风险，影响最终的供应。
所有的企业都会有采购业务，但未必所有的企业都有采购管理。
如果要让行政采购管理升级，实现降本增效，支撑企业战略，必须基于专业采购管理模式来改善。
现代采购管理模型绝大多数基于复杂的企业业务生产制造供应链采购模型为主，但其中可借鉴的思路与经验，在行政采购执行过程中还是非常好用的。
比如：
即根据物料的再订购点安排物料需求计划，一旦存货量低于再订货点即进行补充采购的一种采购方式。当需求量或完成周期存在不确定性的时候，须使用合适的安全库存来缓冲或补偿不确定因素。
再订货点=采购提前期消耗量+安全库存。
△此项行政需注意：采购库存管理问题，大批量的办公品、易耗品、桶装水、电脑工位等固资采购，安全库存与消耗量是行政采购再订货的关键数据节点。
MRP采购(Material Requirement Planning，物资需求计划)是一种工业制造企业内物资计划管理模式。
一般的采购活动都有以下几个步骤：资源调查、供应商认证——询价及洽商——生成请购单——下达采购单——采购单跟踪——验收入库——结算。
但实施MRP采购还需要有最为重要的基础条件有两点：一是企业实施了MRP管理系统，二是企业有良好的供应商管理。
△此项行政需注意： 采购需求的相关性与确定性，比如定制礼品，行政可以通过分析定制礼品的品种、数量和需求时间时，就能发现定制礼品的需求确定性，从而通过整合定制化服务集中采购，实现全年降本。
JIT(Just in Time)采购也叫准时化采购，需求方根据自己的需要，对供应商下达供货指令，要求供应商在指定的时间、将指定的品种、指定的数量送到指定的地点。
JIT采购做到了灵敏的响应需求，满足用户的需求，又使得用户的库存量最小。由于用户不需要设固定库存，所以实现了零库存生产。
△此项行政需注意： 按采购类别进行供应商灵活化管理，长期合作单源供货，重点在企业与供应商之间合作关系的信息交换快速，产品质量可靠；短期合作多源供货，更依赖对接人的中间协调能力。
供应链采购是指在供应链机制下，采购不再由采购者操作，而是由供应商操作。
用户只需要把自己的需求信息向供应商连续、及时传递，由供应商根据用户的需求信息，预测用户未来的需求量，并根据这个预测需求量制定自己的生产计划和送货计划。
△此项行政需注意：行政采购在 80%以上的服务业务外包化时，行政采购管理关系就会逐渐演变成行政对外包供应商的服务质量管理，比如：行政不再直接管理保洁安保物业的日常易耗品采购，而是交由大物业小物业供应商管理这部分采购。
此时行政只需要专注外包公司业务流程考核与合法合规管理即可。
*中国铁建供应链采购平台
由采购人员通过上网，在网上寻找供应商、寻找所需品种，在网上洽谈贸易、网上订货甚至在网上支付货款，但是在网下送货、收验货，以此完成全部采购活动，依赖于企服SAAS平台和物流配送质量，达到既满足需求又使得库存总成本最小的目的。
△此项行政需注意：在线采购下单，对样品质量的确定与服务商管理的项目时间节点管控是必须的。
另外从企业采购主体类型来看，我们也能了解到不同主体在采购信息化方面的程度与诉求。
▽采购管理中的企业采购主体类型分析
*数据来源：公共资料整理
企业行政采购，从“被动采购管理”到”主动制定管控采购计划“，是一个从只知道花钱的采购转变为一个关注工作价值助力企业降本增效的过程。
在行政采购中，绝大多数的采购类目都可以划分为以下两类：
1.专项采购，重点关注关键环节的标准化。
通过搜集标准化服务产品与服务商，了解标准化价格费率，制定标准化的验收标准，推进高效的专项采购项目。如保洁、物业维修、安保、清洗、空气净化、消杀、搬家等等
2.整合服务采购，重点关注整合与挖掘智库型合作伙伴。
企业行政服务多元化导致企服产品也多样化，其中定制化企服产品进行整合服务采购，有利于估算全年总体量，组织集中采购，寻找与充分利用智库型合作伙伴也是未来行政采购趋势之一。
企业行政与供应商双方通过建立起长期互利的合作关系，有助于企业实现采购管理向外部资源管理转变，达成降本增效目的，
当下的环境，科技发展几乎为企业达成了24 小时全天候不间断的采购环境，即365×24小时的采购环境。
“专业需求交给专业的团队去做”不仅仅是服务商的一句座右铭。
更是行政团队的「专业」管理哲学。
通过数据分析，有理有据的降低采购费用，简化采购过程，降低企业库存与采购风险，使采购交易双方形成战略互信的伙伴关系，是未来减少行政采购过程随意性最基础的方法。
从“砍价输赢关系”变为“互信双赢关系”，才是行政采购的终极目标。
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