站得可以不够高,但是看得不可以不够远。


为什么有些行政工作多年,
却看起来只上过1年的班?

为什么有些行政只工作1年,
看起来却像是有很多年的工作经验?

努力工作是对的,但是说到底,方法不对,努力白费。作为行政,无论工作多久,都需要的一个重要能力,就是——

复盘




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复盘,行政学习成长最好方式



复盘是行政在工作中学习成长的最好方式。

复盘的目的,其实是在目标与结果中找到更好的做事方法,并形成规律,以便日后遇到类似的情境能够做出正确决策或快速反应。

复盘工作,从总体上大致分为两个部分:

  • 从过去和现在的事件中分析总结经验教训;

从某种程度上讲,复盘类似于总结,但复盘更注重细节与流程,而且它给人留下的记忆印象比总结来得深刻。

  • 根据各关键节点的得失,思考并设计不同的优化方法。

复盘后的每次同类型工作都要有反馈呈现并不断优化,从而形成螺旋上升的工作发展态势。若优化方法确实有效,则可以进一步整理并形成一系列的方法论。


在小知看来,小到办公用品发放,大到买楼装修,行政的各项工作都可以复盘。

掌握了复盘要领,就可以大大提升工作准确率,曾经那些踩过的大坑、趟过的浑水都可以大概率避开;与此同时,提高系统性逻辑思维,更新迭代自身专业能力,明确并提升工作价值。




2


高效行政必备的复盘模型



目前比较流行的复盘模型有两种:GRAI复盘法、PDCA复盘法。


01
GRAI复盘法


这个复盘法有4个步骤,即Goal(目标回顾)、Result(结果陈述)、Analysis(过程分析)、Insight(规律总结)。


①目标回顾:当初设立项目或工作的目的or期望是什么

②结果陈述:和既定目标相比,目前的结果展现出哪些亮点和不足
③过程分析:项目或工作成功和失败的表面原因和深层原因
规律总结:通过以上分析找到项目或工作更有效、更符合其本质规律的做法


02
PDCA复盘法


这个复盘法也有4个步骤,即Plan(计划)、Do(实施)、Check(检查)、Action(处理)。


①Plan(计划):做事之前,做好一个清晰的计划,包括各个节点的完成目标、支持需求等

②Do(实施):按照计划执行
③Check(检查):过程中不断对流程进行检查对比,记录问题及原因
④Action(处理):针对问题采取相应措施,以达到最终目的

这两种方法大体思路相同,唯一不同的是:GRAI复盘法适用于工作完成后进行,而PDCA复盘法适用于工作进行时。


下面小知就以礼品定制为例,说明下PDCA复盘法——


 ◎ Plan:如何为这次项目做好规划?


①这是一件什么样的事?

做好礼品定制项目,可以达到三赢:

▷对老板员工来说,花少钱办好事儿,礼品受欢迎;

▷对行政自己来说,通过礼品来凸显行政的价值;
▷对公司来说,是企业文化对外宣传的大好机会,是长期利好。

②行政的目标是什么?

尽可能达到公司多数人满意,通过礼品定制展现行政品牌和工作价值。

③为了达成礼品定制,行政需要做哪些事?


同时需将以上具体事项做好日期排列(甘特图)。

④行政有哪些资源?行政需要哪些帮助?

我有的资源:
如——

▷部分供应商;

▷其他公司历年案例。


我需要的帮助:
如——

▷其他供应商资源(知行社群其他行政交流、知行知选等);

▷设计需求(本公司设计人员、供应商、外包)。

 ◎ Do:如何按照计划顺利推动礼品定制执行?

①这个项目有哪些关键节点?(因人/公司而异)
如——

▷制定排期、招标、敲定方案、打样定型。


②我可能会遇到哪些困难,应该如何解决?
如——

▷方案敲定环节预算与方案不匹配怎么办?

▷打样反复超过排期时间怎么办?
▷大货和样品有差距怎么办?
【注】针对问题,提前给出预判措施;在Do这个环节,同步记录下遇到问题时的所有解决方案。


 ◎ Check:总结礼品定制项目结果 

①有哪些环节超出了预期,或之前没有想到?
如——

▷成本完全控制在预算之内,并且有富余;

员工对礼品的满意度超过80%,市场对你司礼品认可度较高(他司咨询供应商、大平台免费推广等)。


②是否出现延期,或解决方案没能达成效果?哪些可控,哪些不可控?
如——

▷多次打样,导致排期延迟;

单向沟通,信息不同步。



 ◎ Action:对总结的结果进行处理 

①针对上述不足的问题,如何补足?
如——

▷在整体排期内,调整各阶段细节点时长;

打样定型流程优化;

单点对接变为多点对接,信息多方同步。



②是否发现了一些可以优化的点?如何优化?
如——

▷在时间允许的情况下,做好plan B的细化;

宣传战线可以拉长,从选品开始;

宣传后随时跟进记录反馈,留作资料存档。


③礼品定制项目收获了哪些经验?如何积累下来?
如——

▷观察实际排期执行,随机应变;

▷及时反馈项目进展情况给部门同事级领导;
▷找准自己的位置:我是这个项目的主要负责人?还是某一环节的负责人?责任范围有哪些?

【注】小知建议:可以通过以上的方法,按照下面表格,完成一次项目的详细复盘。




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3


复盘假动作,这些坑别踩



复盘四步走,看起来就这么容易吗?

并不是!

下面这些复盘误区,会让你把自己「红牌」罚下场,切记避免——

01
目标无分解


对于一些复杂的工作或项目,切忌「贪大失小」。


比如搬家项目,不仅要明确制定大目标搬入新办,还要将目标进一步分解——资产盘点、新办准备、物品打包、入驻新址、旧办复原等,每个小目标的达成,都会促使项目向大目标迈近一步。


02
计划与行动脱节


如果清晰的规划,并按照规划付诸行动,会有助于更好地实现目标;同时,也有助于理清复盘的主线,找到成功或失败的根本原因。


否则,计划与行动不在同一方向,很容易出现费力不出活、南辕北辙的结果,更无法以计划为标准来衡量实施过程中的不足。



03
流水账式复盘


部分行政er的工作琐碎而复杂。在复盘中,如果不加分析罗列工作的全部细节,就会导致行政er看不清项目全局,也无法把握问题关键。


可以从以下两个方面入手:

根据工作/项目目标,对行动进行评估,以找出「超出预期」或「稍有遗憾」之处;

②回顾整个流程,抓重点抓关键,列出一些关键节点或事件进行分析评估。


04
陷入「点线」思考


分析原因是复盘最主要的环节之一,直接影响到行政er能从中学到什么、学到多少。


然而面对问题时,很多行政都会只看表面原因,忽视表象后的复杂缘由,或是从一个表象直接得出结论,忽略表象到结论的层层内因,最后导致「以点概面」,找不到问题的根本原因,进而多次踩入同一个坑中。


需要做的就是把因与果都罗列出来,坚持复盘的逻辑顺序和步骤,利用系统思考方法和工具找到关键影响因素及其相互之间的关系,做到立体思考,切忌随意下结论。




05
后续行动停在改正


复盘的核心价值,不止在于获取经验、改正错误,更重要的在于巩固成果、着眼未来


很多人都能做到前者,通过复盘找出差距与不足,实现快速改进。然而,只做改正不做跟进,不找到符合发展的规律或值得坚持的做法,那么这项工作也只能做到目前的水平难以提升


所以,制订清晰的后续计划尤为重要,做什么、不做什么、可以继续做什么,分门别类罗列清楚;同时,区分各项工作的优先级,将后续改进计划落到实处。





行政岗位的性质,决定了行政人工作的宽度;
行政人的工作思维方式,决定了其能力进化的深度。

复盘是一面镜子,向自己学习,行政人定有一番收获。



-END-



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