行政的价值在哪里?


所有的行政人一直在探索这个问题,做「大行政」无疑是近年为越来越多人所达成共识的一份答案。


究竟什么是大行政?行政工作的特性使然,事务性工作从来源源不断,在「打杂」和追求「大行政」之间又要如何平衡?


思路越辩越明,不妨听听大家们的讨论。


近日,知行晓政发起首次知行快闪线上沙龙,众多大佬在快闪群内就这一话题展开了深入的讨论,小编整理内容时,深刻感受到了大家深入的思考。


在无数屏讨论的内容里,整理了如下精华观点集锦分享给你。


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-话题1-

01

你认为什么是小行政?什么是大行政?二者的关系如何理解?






百度上其实搜不到大行政、小行政的概念区分,能看到的都是不同的行政具体工作。我从以下几个方面区分:


从工作内容上来说,小行政长时间只做一种或者一类工作,专业度不低,但是缺乏对其他工作的经验和了解,或因为经验和能力的限制,缺乏全局观;大行政则有整体的全局观,即使做一件小事也能考虑到事情之间产生的关联,工作完成度更高。


从认可度上来说,只做执行的是小行政,大行政则更被信任和被认可参与到决策中去。有些公司行政被称为大内总管,而有些公司说到行政就是那个做行政的啊。这两种不同表述,其实就是对大小行政的区分。


从思维模式上看,同一件事,小行政基本等到分配工作时才会去做。而大行政则会对事情进行预判,会不会发生,如果发生会有何后果,从而提前做出工作计划和安排。


从和公司的工作结合度看,小行政不了解公司政策以及未来规划,而大行政则会参与其中,深入并参与到战略层面。


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简而言之,小行政就干自己的一亩三分地,大行政则像火车头不停的引领整个“列车”前进。

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在工作中无论大小行政都会存在,各有各的优点,各有各的专长,在公司里面这两种人缺一不可。






“小”行政的业务倾向于将各项业务的管理或者服务追求精细化到极致,透过一项项面对面的服务交接,从本质上通过各类标准化、数据报表、意识养成等方式,将行政业务的专业性和服务特性,展示给特定的客户人群:员工(工卡)、乘车人(通勤班车)。


“大”行政的业务更倾向于策略的制定和落地,围绕着公司的盈利、生产力建设等目标,从行政、从资产,从空间规划等维度,分别制定相应的原则和政策,其面对的对象更为广泛:决策层、管理者、核心骨干、普员,内外部潜在客户和第三方工勤服务商,在相当程度上,可以体现公司对于价值观文化、社会责任、工作环境营造中的取向。


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我认为“大“”小”行政的区别,在于业务追求的深度和高度上有所不同。

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大家的共识都在于“大”行政,一定是超出行政职能本身,而站在更广泛的维度,去考虑行政的业务逻辑。


我倒觉得“大”与“小”并非单纯的进阶关系,“大""小”之分需要考虑客户期望,对于小行政我们做精细化管理没错,但是精细化管理所呈现出来的结果,应该是哪一类客户所关注到,并且重视的;行政的工作不仅是面对来源预算和费用的压力,对于受众来说,他们可能希望下午茶更丰富、班车更准时等,从直观上来感受到行政业务的稳步提升。


“尺有所短,寸有所长”,“小”行政所苦恼的员工抱怨、数据堆积,却正是“大”行政需要听取声音,客观决策的痛点。







一、“小行政”:更多的趋向于执行层面。


定位:企业的定位造成了行政职能的局限性,由于高层对行政岗位及参与者的认知较低,只赋予他们高效解决问题的职责,权利少之又少,甚至高层利用满意度的质量绩效指标来衡量行政管理工作的好与坏。但满意度实际容易受人情世故的影响并不透明,行政小伙伴们极力的付出也未必能得到相应的回报。


能力劣势:门槛儿较低;个人能力及学历平庸;缺乏主观能动性;时间紧任务多,执行过程过于简单粗暴,欠缺思考,以致于影响对事物接受和学习的认知,始终保持在瓶颈状态。

优势:性格磨炼;积累经验;善于观察;涉及全面。 


二、“大行政”:有思考有逻辑、资源整合、统筹布局,具有战略性


定位:遇事则思考,站在组织战略和高层领导导向的层面上想问题。“大”行政能够理性看待事务优、劣状态,进行更多的事务分析(成本、偏差、能力、质量等),参与运营,并能通过学识和认知有层次地布局整体工作规划,深知当下价值与未来价值的不同;人员岗位设置的合理,团队能力培养显著,更能有效的增强工作效果。理解体系的循环和影响,利用工具和技巧串联部门间协同及工作与工作间必然联系的并发效果,使之保证后勤的前提下带动运营发展。不局限于单独事务,勇于变革。


能力劣势:阶段性瓶颈,难于突破。

优势:逻辑层次分明,集思缜密,注重风险,学识宽广(商业思维)。 


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其实并无大小之称,小与大之间存在着历练的过程和认知的体现。

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小行政对应的概念无非:位低、权轻、事杂。但是有的企业能做到很精细、有的却只是走走过场。


需要好好地思考,做任何事情,如何发挥自己的价值,以服务为中心。


以人为本,这样无论是做行政还是做其他行业都能得心应手,得到领导认可。


大行政在于企业的规模和管理的半径,往往需要更加专业的技能,比如空间管理、资产管理、档案管理等等,需要用整体化的思维去思考,而不是站在个人岗位角度。






首先,我认为行政无小事,对于行政人员或者行政管理人员来讲,任何一项行政工作都需要细心细致地去完成。


所谓行政可以很小,可以是具体的某一项工作,例如洗手间的卫生检查、项目上的某一份报销、食堂明天的菜谱、某个新采购的设备入库贴标,项目秘书围绕项目进行每一项行政工作,都是小行政,也是我们狭义理解的行政。


行政也可以很大,每一项散杂的工作,都在一个庞大的行政体系下有条不紊得运作。


这个体系里面包括了标准化的运作模式、人文关怀、公共关系、行政服务,还有一个行政大团队,这个体系可以被理解成大行政体系,它的运行得好不好,直接影响着公司的运作,每位员工的职场全周期感知,以及企业所树立的品牌口碑。

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两者关系相辅相成,没有了小行政的每一项工作,汇集不成大行政,没有大行政的提炼规范,也没有小行政的高效提升。

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传统的行政更聚焦于基础事项的完成,而缺乏体系与能力的建设与输出。更关注与自身独立的模块,缺乏与业务部门的链接。


行政应该是要懂得通过数据分析资源积累去推动和支持公司业务或者经营决策的发展的。


而对两个思维模式的理解:传统行政更聚焦于对单个事项结果的负责,大行政会关注长效发展,有明显的过程管理、结果调节和对于整个类型工作如何提升的思考。


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我认为小行政和大行政的差别在于工作思维模式而不是具体的事项。

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首先承认不同企业、不同阶段、对行政不同的定位是有大、小之分的。


其次呢,从个人发展角度,从主观动机上来讲 行政的大小之分又没有那么的重要或者说明显。


举个例子:白岩松在自己出的书《白说》中提到主持香港回归~

当时没有好的切入点,在多次寻找素材的时候发现了地上的一条线,白岩松便问:这条线是做什么的?


答案是:香港回归前,中国人民解放军会站在线的大陆这一端等待零点的钟声,然后是升国旗和国歌,这条线迈过去了,才是中国人民解放军开始真正的踏上香港的土地。


最后,白岩松把机位设置在这这条线的边上,从这里开始了香港回归的报道~白岩松在《白说》中也提到,这条线是具体的 ,也可以被感知的, 是真实存在的,这个例子就是以小见大。

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小事情做好了就可以变大。

现在总提到的匠人精神、深耕垂直领域,我理解就是个人主观上可以把小事情做得非常漂亮,看上去很大。

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大小行政是一个相互支持的体系。   



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-话题2-

02

小行政是真的“小”吗?如何在每天重复性工作中做到创新?






所谓的“小”,是在于知识和思考的缺乏,而思考的前提也取决于知识的储备。


过多的体力工作定义了行政参与者的职责。造成了我们想去思考却不知从何下手,再者没有一套专业的知识作为支撑,很难让行政人有依靠感,即使行政高层管理者也是依托其他领域的知识或经验摸索来管理。通俗的讲“小行政”并不是真的“小”,而是缺少了原动力。行政工作的体量庞大,涉及内容复杂,但是这个大还是缺少了一个更有逻辑专业知识给予支持。


如何创新?创造新的事物或者需要知识和经验带来更多的思考,通过专业的知识能够先了解事物可变化的方向,结合价值的体现才能赋予其更多的发展空间。


比如:每天做着重复的事情,面对着库存重复性的盘点,积压的成本,不知所措。其实是始终没有思考库存物品的价值体现和可发展的延伸方向。物品的本身附有了商品的属性和激励的天赋,利用这些独特的属性,结合人和活动的特性足可以重新赋予它们新的价值。


项目活动的奖品或者礼品,保持成本输入输出平衡,保证不积压。奖励和变相的鼓励是对人管理的最积极方式,依据它们的属性,灵活运用才是给予它们最新的价值。不怕有想法,就怕不思考,这些都是知识的延展性,如果非要加一个专业的知识领域,这一切都属于资源的管理。

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行政 “大”与“小”之间的距离差的是知识和思考,给行政人更多成长空间接触其他领域的知识技能,转变思想和认知才能改变格局。

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大家之所以认为小行政很小,是因为对于单独的一件行政工作来讲,似乎可有可无,例如新采购的资产今天到货,今天贴没贴标签,似乎不影响业务的使用,大家会认为这并不重要。


但是当企业的资产一次次都得不到妥善保管和管理时,就会给企业带来严重的经济损失,这时候原本的小行政,就不小了。

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行政需要善于思考总结,合并同类项,进行紧急轻缓工作销项,合理利用智能化工具,开拓智能化行政。

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小行政并不小,大行政也没多大,只是分工不同、岗位不同、职级不同、能力不同的体现;


需要学习进阶的太多,繁杂的工作首先要解决工具创新,利用工具创新提升效率。


A、数据类工具:实时发生、实时输入、实时统计、实时分摊、实时计算(成绩、工作饱和度......)

B、执行类工具:

一级分类----轻重缓急归类;

二级要素----控方案、控时间、控质量、控结果、控反馈;

三级规范----懂复盘、能吸收、会应用......

C、其他工具:效能提升类、提示提醒类、预警预示类......

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需要学习进阶的太多,繁杂的工作首先要解决工具创新,利用工具创新提升效率。
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重复工作中的创新,个人认为有两个突破口:


1、执行者:通过成长型思维在重复中寻找质、量的提升点,边重复边改进,如果有可能,可通过影响他人的方式来获取关注和支持,改变他人(尤其是管理者)对行政的态度和配合支持度,以获得工作的改善和创新。


2、外部资源:目前越来越多的信息化资源和外部行政类经验可以借鉴,不可谓是一个引进创新的好方式。


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把创新突破口的两者结合起来,是最好的。

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-话题3-

03

从小行政到大行政,如何过渡?需要培养的能力和建立的思维方式是什么?






不要让岗位和职级,禁锢了自己独立思考的能力。


在日常工作中多想一步,多方了解一下当前工作中的制约因素,其背后的逻辑是什么,先了解规则,适应规则,再去掌控规则。






强大的管理能力,思维的强逻辑化,对工作内容的产品化思维,对风险的预判性,强大的把控能力,对事物管理的项目化思维。


划重点!运用其他领域的知识!把行政当成产品、当成项目、当成质量管理体系!


三大知识领域:产品管理、项目管理、质量管理!






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