固资管理,其重要性不言而喻。


通过它,不仅能了解公司固定资产的整体状况,提升资产的使用效率,还能提升对员工的服务体验,展现行政能力。


最近小知发现,「固定资产」这个关键词在公众号后台的搜索量达到了历史新高,几乎80%的行政er都搜过!而网站上与之相关的资料下载也达到了2000+。


透过这些数字,小知真切地感受到了你们的无助😂


所以今天我们就来说说,头一次接触固资管理,应该怎么做?



一、明确固定资产和管理的定义



 1、确定公司对固定资产的定义以及低值易耗品的标准 



提到固定资产,很多人会顾名思义,理解成”不能移动的资产“。其实这个理解是不准确的。


固定资产是会计学中的概念,而不管是《会计准则》还是《小企业会计准则》,都没有具体说明固定资产金额的标准。所以,在制定固定资产管理制度时候,只要符合企业本身经营规模、能较为真实反应企业经营,都是可以的。



比如:有的公司将使用在1年以上,价格超过1000元以上列为固定资产来盘点,然后再做台账;有的公司是5000以上做固定资产标准;而有的公司标准是2000元以上就可以列为固定资产,100元以上2000元以下就是低值易耗品。




 2、一横一纵,掌握固定资产管理的底层逻辑 



固资管理,并非把物品贴上标签、核对有没有减少丢失就可以的。想要做好固资管理,首先我们要明白这项工作的底层逻辑。


”一横“, 是指固定资产管理的范围和广度,而”一纵“是指固定资产管理的生命周期,也就是固定资产管理的深度,跨越固定资产从生成到清理的整个周期。


a. 横向管理 


具体来说,常见的横向管理范畴包含:


电子设备:包括最常见的员工办公使用的主机、显示器、笔记本;机房使用的安全设备,如防火墙、门禁、闸机等;办公设备如扫描仪。


通讯设备:比如手机等移动通讯类;交换机、路由器等网络通讯类;会议电话等语音通讯类。


软件:比如自有房屋建筑物、办公家具、厨房设备、自有车辆、房屋及建筑物附属,如电梯。



不同的公司,固定资产横向管理的范畴不一,需要大家结合自己公司的实际情况,列清属于你公司的管理范畴。



b. 纵向管理 


在明确了管理范围后,我们再来看看固定资产的纵向管理。


固定资产的纵向管理,是对固定资产整个生命周期的管理,即:从采购需求、采购、验收、登记、领用、使用、维护、清理报废等全过程的管理。


此外,还包括有:库房管理、年度盘点等关键的节点管理。


资产的生命周期,由财务付款开始,由财务销账结束。在开始和结束环节,除了要有财务和采购人员的参与,最好还能有第三方来进行监督。(关于各部门在资产管理中的工作分配,在下文中会有详细阐述)




二、制定固定物资使用情况的相关标准



 1、固资验收,为固资管理与盘点奠定基础 



固定资产验收的整个过程分为四步:发起固定资产验收、校验、贴标签、实物入库和信息登记。需要注意的是,固定资产的验收不是由单一部门完成的,而是由采购、资产、IT以及财务各个部门共同完成的。 


固资验收各部门职责


采购部:固定资产到货后,要由采购部发起验收。

校验部:通常是IT,需要对所有固定资产的参数、外观、以及性能进行验收。这部分要求IT部根据公司的业务需求制定一套完整的校验标准。

财务部:同样要去制定审核标准。比如,固定资产的采购价格、税率等等。

资产部:固定资产标签的制定粘贴、入库与信息登记


这里要特别提醒大家注意的是,无论公司大小,采购人、校验人和资产管理人绝对不能是同一个人。如果过程中间缺少了多部门的监督,则固定资产的管理风险会大大增加。公司规模越大风险越高。




 2、明确物资领用流程,坚守底线 



一般来说,标准的固定资产领用流程应该包括以下四步:

a.确认员工的固定资产申请提交并通过审批

b.由固定资产管理人员找到员工申请的资产 

c.与员工完成实物交接,签字领用

d.及时更新固定资产系统和台账数据


领用流程里的每一个环节都不可省略,也是行政必须坚守的底线。


如遇员工着急领走,没有走流程的情况,资产管理者可以帮助员工推进流程,尽快审批完成。但不要一味满足员工而枉顾资产管理的相关标准和规则。罔顾规则,只会让资产的管理越来越混乱。




 3、针对变更、带出、归还等情况,制定规则 



给行政人固资盘点造成麻烦的,通常就是物资的变更、带出、归还以及丢失行为。因此,制定相应的规则并严格遵守很重要。


a.固定资产的变更 


 固定资产管理中,资产信息变更通常包括以下三步:


第一,作为转出人,首先发起变更申请,并跟进这个流程的结束。

第二,作为接收人,确认接收实物,检查固资核对无误后再做接收。

第三,由资产管理人员更新信息。


整个固定资产变更过程,看似是发生在员工与员工之间的行为,但固定资产管理人员的工作,也很重要。


制定整体流程、通过各种渠道告知员工,不仅体现了大家的专业能力,同时也是对员工切身利益的保障,让员工感受到关怀。




b.固定资产的带出 


资产管理人要完善固定资产带出大楼的标准以及流程。 明确带出目的地、申请带出的资产编号、实际带出的资产编号等。


资产带出申请,不仅有助于明确办公楼内存在的固定资产数量。同时,对于外场的固定资产的统计和盘点,也能提供一定的数据支持。




c.固定资产的归还入库 


归还入库以员工发起归还入库的申请作为启动点。在这个流程中,有以下注意点:


◎ 归还入库一定是归还到资产人员手中,还给同部门的同事并不能算做归还。

◎ 在归还过程中,资产人要验收质量,以确保资产再次出库的状态。

◎ 发起申请后,等到整个归还入库的流程结束,该固资才能从员工名下清除




d.固定资产的清理


固定资产清理包含:报废、拍卖,有些公司还会捐赠我们主要说其中的一种途径——固定资产报废


固定资产报废是固定资产由于参加生产或某种特殊原因,丧失其使用价值而发生的废弃。流程如下:


首先,应先由固定资产管理部门提出申请,按报废清理对象填制“固定资产报废单”,详细说明固定资产的技术状况和报废原因。员工只能发起资产归还,不能发起报废。


* 需要注意的是:如果你管理的是多家子公司的固定资产,每家公司的报废资产需要单独提,因为固定资产是有公司属性的,报废款项需要对应进入公司的账户。


然后,由IT部门出具完整的检测评估单据并给出专业的处理意见,经领导或上级部门批准后作为固定资产清理业务的凭证,据以进行清理。


接着,由资产人员联系回收商,进行报废资产的报价,报价单必须加盖回收商的印章。资产被回收时,为确保公司的信息安全,硬盘要全部拆卸,并进行物理损坏。


最后,及时交给财务人员一份回收商打款的记录、审查批准后的“固定资产报废单”,作为核算依据


财务部门核算入账后,报废流程结束。



△ 固资报废流程示意图



e.固定资产的丢失赔偿 


固资管理,制度先行。为应对丢失情况的发生,资产管理者要提前制定相关制度,事先明确责任。若出现固资丢失的情况,能够及时明确责任人。如果是员工个人行为导致的丢失,则需要发起赔偿,让员工赔付。


这里涉及2个关键步骤,建立责任意识和赔偿通道。


建立责任意识,是让员工清楚个人行为导致的丢失,需要员工自行赔偿;而建立员工赔偿通道,是保证员工的有效赔偿,具体需要明确赔偿方式和金额以及转入的银行账户信息等等。



f.固定资产的维修保养 


固定资产需要定期维修保养,在资产归还环节管理人员验收资产状况后,如果有损坏,则需判断原因,确定维修方式和费用。涉及办公设备、电子仪器的资产,则需要IT部门协助判断。


保修期内的产品,由资产管理部提供保修凭证;非保修期则按照公司的《财务结算制度》进行结算。但无论在不在保修期,如果是人为损坏需资产保管/使用人照价赔偿。





三、制作台账,盘点库房



 1、制定每日台账,掌握资产进出状况 



台账,就是把设备的整个寿命周期综合起来进行记录管理,以便确定设备的经济寿命、最佳的更新时机,也是库房管理的参考依据。


公司每天有多少固定资产要被领用出库?有多少固定资产要入库?资产管理者每天的工作量是多少?这些只有记录了台账才能了解。分析台账,能够明确每天的总工作量,合理地安排每天的工作时间,也能精准地把握固定资产出入库情况。


另外,需要注意的是:除了每日管理台账,还需建立一个固定资产保养台账,对需定期保养的固定资产实行保养跟踪制度,辅助使用部门进行保养工作。




 2、定期盘点库房,账实相符 



库房固定资产流动顺畅与否,直接关系到固定资产管理的指标、整个固定资产数据的准确性员工的体验度


库房盘点是独立于每年大型固资盘点工作之外的一个日常项目。


◎盘点频率:通常为每月一次,具体要根据公司情况制定。但不能一年一次,这样如果出现问题无法及时发现。


◎盘点周期定义好盘点周期,在盘点周期内集中完成盘点工作。在不中断员工的日常服务的情况下,经验丰富的管理者3个工作日就可以完成500台左右的库存盘点。(盘点期间新入库的资产,需要单独存放,无需盘点。)


◎盘点方法:通常有逐台核对签字、扫码盘点等


◎盘点报告:在盘点报告中,需要体现盘点范围、盘点、盘点周期、盘点方法以及盘点符合度。如果你所盘点的实际资产和财务的账上一致,则标志着这次盘点结束;如果不一致,负责人需要找到不一致的原因,并且最终和财务一起根据实际盘点结果,调整账面资产,做到账实相符。






四、年度盘点,全面理清资产情况



 1、制定盘点计划,列出详细方案 


年度固定资产盘点的第一步,我们要制定完善的“年度固定资产盘点方案”, 具体包含以下几步:


a.明确年度固定资产盘点的目的


年度固定资产盘点的目的通常都是统一的:通过盘点,了解公司固定资产的账物相符程度。

 

b.确定年度固定资产盘点日期


这项工作需要盘点人规定好年度固定资产盘点开始、结束的具体日期,推动项目各方把握时间。通常情况下,你可以将盘点周期避开12月这样的工作高峰期。


c.分配年度固定资产盘点相关方的职责


一般来说,参与固定资产盘点的部门有固定资产管理部、财务部、IT部


年度固资盘点的各部门职责


财务部:提供固定资产清单

资产管理部:计划、推动并完成整个盘点,出具盘点报告、完成最后的资产处置

IT部门:协助盘点固定资产中涉及机房资产或是软件资产的部分




d.制定、明确沟通机制


固定资产盘点是一个完整的项目,在项目推进的过程中,必须要明确工作沟通频率、沟通方式、沟通内容分别是什么。


假如你司盘点工作需要一次项目启动会和每周一次的例会。那么,启动会需要所有相关方参加,内容涉及整个项目的讲解和职责分工;周例会主要沟通的是盘点的进度以及在盘点过程中遇到问题,参与方一般只包括资产部门的内部人员。


e.制作年度固定资产盘点清单


当我们做固定资产盘点的时候,需要一个完整的固定资产清单。这份清单通常由财务部门提供。


为了防止盘点过程中不断有近期购入的新资产增加进来,给盘点造成麻烦,资产盘点人员还需要确认一个「盘点基准日」:以一个明确的日期作为一分界,日期之前购入的进行年度固定资产盘点,日期之后购入的固定资产资产将不在盘点范围之内。


不然就会感觉固定资产一直在增加,永远都不完。


另外,很多公司会在年终盘点清单中,单独列出「无形资产」一项,包括经营权、特许权、商标权... 主要目的是核实其有效期、主体、业务范围等。



f.根据己司情况,选择合适的盘点方法


每个公司情况不同,适用的方法也不一样。这里小知给大家推荐两种,以作参考:



◎ 定期盘点法



定义:在每年的固定时间阶段将所有物品一次点完。


具体操作:将整个固定资产盘点区域划分成小块责任人分区,不同区由专门的小组负责点数、复核和监督。一个小组通常至少需要三人分别负责清点数量并填写盘存表,复查数量并登记复查结果,第三人核对前二次盘点数量是否一致,对不一致的结果进行检查。等所有盘点结束后,再与电脑或账册上反映的账面数核对。


优缺点:工作量大、要求严格;盘点责任人明确,能有效防止重复盘点和漏盘,一定程度上提高效率。




◎ 循环盘点法



定义:是指在每天、每周清点一小部分物品,在一个循环周期将每种物品至少清点一次的方法。


具体操作:对价值高或重要的物品可进行相对多次的检查,而对价值低或不太重要的物品,盘点的次数可以尽量少。盘点时,保管人员自行对照库存资料进行点数检查,发现问题按盘点程序进行复核,并查明原因,然后调整。也可采用专门的循环盘点单登记盘点情况。


优缺点:实时跟进重要物品情况,监督严密;每天进行,能避开工作高峰期;遇到保管人员不了解的物品,无法判定状态和磨损情况。




 2、制定编号规则,执行盘点计划 



a.制定资产编号,统一粘粘位置


如果公司之前没有编号系统,盘点人就要给公司固定资产制定明确的编号规则,通过编号即可识别出资产分类,这能让之后的管理与盘点工作事半功倍。


具体编号规则可以根据自己公司的情况来。比如,软通动力的固定资产编号规则里,前4位代表分公司、第5、6位代表固定资产品类、后续几位为自然序列号。


△ 不同公司的资产编码方式,图片来自社群



对于固定资产编号的粘贴位置,有2个原则:


第一,同一品牌,同一类型的固定资产,标签要粘贴在同一位置,便于后面的查找、盘点等工作。比如电脑主机编码统一粘贴在主机正上方。


第二,粘贴在不易拆卸的位置。比如,笔记本的硬盘、电池是比较容易拆卸的,在粘贴时就要避开这些位置。




b.在执行盘点计划时,可以通过线上或线下的方式给员工确认


线下方式,即将整理好的纸质清单出示给员工,员工一一核对名下资产后,在盘点单上签字确认。这种方式适用于资产体量小且无盘点系统的中小型公司。 


线上方式是由员工在线上完成确认。这种方式适用资产体量大、分公司多、有盘点系统的公司,盘点效率和自动化程度都更高。但由于整个过程在线上完成,更可能出现资产虚增的情况。为减少这种情况发生,我们可以要求员工上传资产照片,或对结果进行抽查。


在年度固资盘点中,负责人一定要实时掌握盘点进度,落实沟通机制。沟通机制可以简单,但不能忽略。及时同步信息,让各方保持在同一个沟通频道上,是身为管理者的职责。




 3、与财务对账,出具盘点报告 



a.对账


年度盘点的对账,跟库房盘点对账相似。


在盘点出资产的实际情况后,资产管理部门要与财务对账。如果账实相符,那么就可以出具盘点报告;如果不一致,负责人需要找到不一致的原因,并且最终和财务一起根据实际盘点结果,调整账面资产,直到相符。


b.出具盘点报告


在整个盘点执行完成之后,最后一步就是出具盘点报告。报告需要包含以下几个方面:


* 盘点符合度


盘点符合度就是盘点结束后,实际盘点的资产数量占总盘点数量的百分比。如果盘点符合度不是100%,那么一定是出现了盘亏。在很多公司,盘点符合度必须是100%,但也有一些公司能够接受一定比例的盘亏,达到99%或者99.9%都是达标的。每个公司具体情况不同,可以根据实际情况来进行制定。


* 数据汇总与原因分析


计算符合度之后,盘点人还需要将盘亏的类型及账面净值进行汇总。最后用数据呈现出具体结果,哪类固定资产盘亏了多少件、盘亏了多少钱。然后分析出现亏损的原因比如员工将资产弄丢等等



* 给出应对建议


首先是对于已经发生的亏损情况,可以明确责任人,进行赔偿。

其次,给出建设性意见,比如通过什么样的方式,可以减少以后亏损现象的发生等。


* 根据签批意见处置资产

 

盘点报告完成后,接下来就是盘点报告签批的阶段。固定资产盘点报告签批完成后,资产管理人还要进行年度盘点的处置:根据签批结果给出的明确处置意见,将资产处置完成。


最后,整个年度固定资产盘点结束!




固资管理是每个行政人必备的工作。年度盘点,考验的不仅是行政能力,更是日常管理工作成果的呈现。所以,可不能忽略了平时的工作积累哦~


另外,随着办公智能化的发展,很多公司已经使用了固定资产管理系统,方便快捷事半功倍。在外采购、自己开发都是可以的。


希望以上内容能帮到你,让固资管理之路更加顺畅!


* 感谢知行大咖付红超对本文内容的支持,点击蓝字查看行政必修·固资管理专题课


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