从互联网+到智能+,各行各业反反复复在聊智能化。


企业行政也一样,智能化相关的措施就像拯救企业内部人效与坪效的一把万能钥匙,仿佛拿到手一开,问题全都能被解决。


但是大多数企业行政在聊智能化降本增效,打造智慧办公场所体验等的时候,往往都还没能够梳理清楚自己企业的实际情况。

“我”是什么企业与行业?

“我”是否必须跟上互联网+趋势?

“我”实践智能化是否赋能核心业务?

“我”进行数字化与智能化实践的目的到底是为了什么?

“我”是否有足够的资金费用进行企业数字化与智能化改造?

“我”决策引进的企业数字化实践模式与服务,在企业中是否可持续运营?以及能否保持迭代升级?



最最重要的问题是,如果以此降本增效的前提是先投入一大笔费用,企业是否会因为数字化与智能化改造而最终获益?谁也不敢保证。


因此,我们需要重新从行政角度了解这个「熟悉的陌生人」——数字化&智能化。



01

无数据,不智能



缺少数据支持运转的企业行政智能最多只能算是人机交互的自动化而已。


虽然也能节约一定的人力物力,但这并不是行政智能体系的最好状态,因为行政智能体系通常都是为企业行政需求与服务体验的决策所服务的。


行政做决策都需要怎样的依据?



①. 正确、客观、充分、未重复的信息与数据分析,才是我们行政做出正确决策的依据。


当我们掌握的数据里,有严重的信息缺失,甚至信息错误传递,是很难做出正确决策的。


比如:我们行政常使用人工搜集整理来源数据,其中日常费用表单的数据分析错误,会导致下一阶段的费用计划产生连带错误,就是严重的信息错误传递。


②. 通过构建行政数据分析模型,可以发散出更多决策选项的可能。


将大量的沟通获取信息数据这个环节,换成数字化自动获取数据积累,是避免人工错误的有效方法。


比如:在行政工作中,无论是制度、流程、员工、服务、服务商以及老板的需求都存在大量的不确定性,但当企业行政对企业内部管理问题中确定性问题的认识与控制日渐成熟,就能够得出靠谱的日常行政数据分析模型。


因为行政数字化&智能化的本质就是依赖精准的数据分析,控制这种不确定性,解决企业内耗问题。




02

如何做行政数字化可行性评估?



大部分企业行政数字化都有一些共同的目的,就是进行自动化工作流程改造(实现流程标准化)、实现高质量决策支持(利用分析技术,提供可供决策的可靠预测信息),通过数字化运行帮助内部人员更快更有效的获得知识和经验(建立内部知识经验库,减少信息孤岛),随时随地都能根据需要安全的获取企业内部信息与专家支持(移动办公),从而最终变革企业内部管理运营状态。


因此,在开始行政数字化改造前,我们可以从三大维度,利用十个指标对行政数字化进行可行性评估👇

  

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仔细评估企业行政端到端的业务和点对点的管理流程、人员和系统的数字化程度,可以保障数字转型推进效果的最大化和长效性;


反之,缺乏对行政数字化的认识,不了解建设路径,数字化的投入反而会吞噬企业资源与创新机会,无法为企业带来应有的价值与贡献。




03

看看TA们的数字化与智能实践?



传统的企业业务是围绕人建立的,而不是围绕信息流转而建立的,因此很多企业会有非常多的困惑,这不仅仅是预算投入的问题,更大的问题是投入后激起的水花有多大。


在评估完自身情况后,相信大家都对自己的企业是否需要,以及是否能做数字化转型有了清晰的认知。


我们再一起看看那些传统企业与互联网科技「大厂」的数字化实践吧!


a.长虹集团


长虹集团的智能化转型将行政流程提到了首位,并且将数字化贯穿行政、业务、生产与财务全流程精细化运营管控。


     

b.小米


小米的行政数字化板块将大部分的行政工作都进行了在线流转,从会议室预定、访客、办公用品申领、工卡申请到权限管理、合同审批甚至廉政建设都实现了集中后台管理。

     

c.文思海辉


文思海辉的SSOC(Shared Service &Operation Center)架构与行政数字化实践,一直都可以作为大型企业行政教科书级数字化案例对标,几乎覆盖了行政的每一项工作。


通过将方法论、人、流程和技术结合,简化、标准化、人本化、数字化,提升整体效能与满意度是文思海辉SSOC在企业内部管理中确立的新共享与心服务理念。


     

d.滴滴中国工作中心


桔子堆 Oranges app是滴滴为其旗下员工效能工作而开发的一款工作生活管理应用。滴滴人可以使用它处理日常工作、打卡、发文章、点餐等,其中行政服务的很多内容也都实现了数字化。





e.公牛集团


公牛集团通过协同运营管理平台,建立起以财务费控、资产管理、合同管理、信息发布为核心的内控体系。



f.阿里巴巴


阿里巴巴的行政数字化实践,在这次疫情应对 10W 员工复工时,起到了完美的落地衔接。


1.进入园区办公,需要出示“阿里园区通行码”。


不同于政府的健康码,阿里园区通行码是由阿里巴巴企业智能联合行政、HR等团队自主研发的入园管控系统。


不仅仅是显示一个二维码这么简单,背后是一整套员工的健康管控系统,它与员工的健康打卡数据、门禁系统、通知系统、员工主数据等十几个系统紧密联系,为入园管控提供了强有力的保障。


             


2.内外小蜜智能机器人,通知购餐的时间和地点。大家根据消息提示,分时段分区间分批就餐。


基于员工入园时间、工位分布等多维度的数据,结合就近就餐的原则,系统后台将自动计算出员工的就餐时间和就餐地点,并通过智能机器人进行分批通知,最大限度地将分流前置。


目前已支持16个园区的员工分批就餐提醒。

            


3.大数据计算空余车位


通过数字化手段,各园区的车位利用率都有不同程度的提升,最大限度地利用已有资源帮员工解决停车问题。


除此之外,还有进行未戴口罩识别,准确率达到95%以上,能有效地帮助行政安全管控团队进行人员异常行为识别,同时也能输出数据看板给到业务团队,实时了解园区的安全情况。


4.园区环境智控系统


阿里企业智能为集团行政研发的园区环境智控系统,可对新风、空调等系统进行实时调控,维持办公区域温度在20-22度之间,同时提供新风负压调控方案,以及时应对突发情况。


另外,该系统还能通过部署在办公园区的多合一环境传感器来反馈实际的环境数据,方便及时进行调控。

        


5.无接触式服务


除了一系列的数字化行政管控措施,当员工遇到问题或需要帮助时,企业智能还联合集团行政为员工提供线上化的自助服务通道。


通过内外小蜜智能机器人、码上行政等通道,员工可以查询疫情期间的园区安排信息,并可提交防疫消毒等服务需求,通过线上形式即可享受无接触的服务。


             


阿里巴巴在数字行政领域如今依然在持续不断地投入建设。此次疫情期间,无论是入园管控、就餐管控、车位管控,还是园区环境管控等方面,数字化升级为企业行政管理打开了全新的模式,提供了最强有力的决策依据。


   

企业的“智能+”已经开始接棒“互联网+”,数字化无疑将是新一轮探寻边界的核心驱动力,虽然数字化转型的最大挑战是管理方式调整,但成为智慧企业、善于利用技术的企业与企业行政都将更具「智造」能力。


未来最重要的问题其实已经不是办公场所数字化要不要做,而是行政到底数字化应该怎么做。



-END-


*本文部分图片来自于各大公司公众号、网络公开信息汇总



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