随着疫情平稳,各企业的差旅活动开始恢复了正常。在新一轮的差旅管理过程中,有许多问题困扰着行政人:


特殊时期,怎么管控差旅风险,保障出行员工安全?

如何降低差旅成本?

怎么平衡员工体验?


我们根据大家最关心的几个问题,采访了行业内的大咖们。来听听他们给出的差旅管理实用小建议!



1

疫情下,差旅风险管控怎么做?


虽然国内疫情已经大大平缓,但风险仍在;与此同时,国外还处在疫情的前期阶段,危险程度更高。在这样的环境下,如何保障出行员工安全成为大家最为关心的问题。


作为行政人员,我们要怎么做?知行大咖们给出了以下建议:


◉ 出差前:


①、设置疫情及非疫情两套事先审批规则,根据情况随时调整;

②、能远程不出差,必要性出差应提前向行政部报备

③、行政协助员工事先了解出差地,目的地的疫情防控政策、交通、住宿和所需提供检验证明等;

④、若经行地涉及疫区,需要将相关防疫政策通知到副总级以上高管(因相关条款中涉及四方责任,老板有知情和评估权)

⑤、如评估后不得不出行,行政应将防疫安全等告知员工,留下应急通知电话,并同步HR此出行(可能涉及隔离期等)。



◉ 出差中:


① 在出差过程中,行政人员督促员工登记整个出差过程的活动轨迹;

② 监督员工汇报每日健康情况

③ 疫情期间为减低风险,不鼓励出差员工合住



◉ 出差后:


① 若员工出差途径或去过疫区,返回后应尽量在家里远程办公7-14天,隔离观察。

② 核对员工行程轨迹检查体温等健康状况



2

如何通过制度,来控制差旅成本?


成本控制一直是差旅管理的核心问题,而合理的制度是控制成本的有效方式。


 首先是管理制度 


行政可以根据自己公司的实际情况,从差旅标准、购买时间、预算划分等多个方面建立一套完整的差旅管理制度。

① 严格差旅等级管控,不同级别的人员给出不同的差旅预算;

② 根据不同出差地点,制定预算标准。尤其是酒店标准,高了浪费、太低则无法满足需求,普通员工400-450元(按照热门城市和非热门城市来)是非常合适的;

③ 在预算上,差旅预算不要作为行政总预算,而是归于各部门自己的预算中单独考核。这样可以按人头限价,由部门内自行调控;

④ 购票时间是影响差旅成本的重要因素,因此行政可以制定购票时间要求。如:紧急情况下应购买4小时内最便宜的机票、非特殊情况则需要乘坐非上班期间的航班(9:30之前,18:30之后),同时需要预定2小时内最低价;

⑤ 企业不放开员工自行预定机票的通道,由专门的机票预定人员来对接预定服务,这样可以严格按照公司各项预定要求来。


 其次,是从审批制度上控制成本 


① 设立审批流程,员工出差前需发起审批

② 在审批预算环节设置超标驳回,其他所有导致费用额外增长的节点也都需事先审批,如行程、日期、人员变更等。

③ 所有因公差旅产生的费用,在实际出行后再进行报销或结算




3

怎么避免因员工退改签导致的额外支出?


出差行程中,退改签情况不可避免,但如果能降低发生比例,差旅成本就可以进一步得到控制。在这里,行政人可以:


①、通过数据与调研了解原因。


每月底整理统计数据,了解员工临时改签、取消行程的原因。是主观原因还是被动因素(比如航班取消、延误等);


②、按照分析结果制定一定的策略方案。


如果是被动因素,则要提醒员工提前预判,关注天气情况、航班准点率、提前确认出差行程、预约客户时间等;


如果是主观原因,一方面行政要制定一定的管理规则,另一方面可以通过激励机制来降低改签或取消率,比如评选季度差旅节约小标兵等。



4

企业怎么才能购买到更便宜的差旅机票?


购买更便宜的机票是每一个企业的差旅追求。行政人可以从以下角度入手:


① 选择低价时间段购入,善用第三方平台


a. 机票要提前3-7天预定,且避开上午查机票。每天下午预定的人数相对较少,价格较便宜。

b. 使用差旅平台,通过比选差旅平台进行系统管控。比如预定时间低价损失控制,系统自动比选同一时段低价票等。

c. 如果你司差旅需求量大,可借助平台直接与航司签署优惠价,可同时享受会员优惠。但这个方法有一定的门槛,不适用于需求量小的情况。



② 通过活动强化意识,激励员工


a. 在公司内部不断宣贯提前7天(这个根据己司情况来设置,有的公司是4天)预定机票的要求;

b. 在做数据分析时,把提前7天预定机票比例最高的5个部门名称列出来进行表扬,并给与一定福利奖励

c. 把没有提前4天预定机票比例最高的3个部门名称进行公示。其中,一些特殊部门,比如长期无法提前预判出差的,不作为评估对象。




5

在平衡差旅成本和员工体验感中,行政可以怎么做?


既要少花钱,还要让员工有相对好的体验,这需要格外「用心」。行政可以在流程等方面提升体验,让员工得到便利和关怀。


① 无须员工垫付,可以用集采方式供应商垫资或企业结账(包括机票,酒店,打车等);

精简报销审批流程,减少员工报销时间;

差旅优惠辐射员工亲属,增强员工归属感;

提升差旅温度:员工入驻公司协议酒店后,在入住房间内放置特色物件或问候信,让员工感受到企业的关怀;

增设员工差旅反馈通道,收集意见建议,尽量满足员工;

⑥ 非疫情时期,鼓励同性别员工合住,不发生住宿费时,员工可拿补贴




优秀的差旅管控,不仅要对成本比例进行高效控制,同时也要提升员工满意度。


对于行政来说,对工作流程的提升、平台供应商的甄选管理、数据化分析也在管理中变得越来越重要。


如何平衡成本和员工体验,优化差旅管理,或许会成为一个永恒的话题,需要行政人不断探索改进!


* 感谢知行大咖们对本文的大力支持!


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