行政业务非常繁杂，大到买楼、小到衣食住行，都属于行政业务的范畴。随着企业的发展，行政被赋予越来越多的使命和价值。

曾在华为从事十年行政管理工作，同时具备多年企业行政数字化的实践工作的黄燕珊女士，在现场与大家分享了这些年工作上的经验。

在国外，早在1980年，国际设施管理协会对企业行政已经有了定义，是定义为设施管理。同样的，在2018年，中国也定义了设施管理的理念，就是在建筑环境内整合人员场所过程，便于改善人们生活质量，提升核心业务生产目的的组织职能。从事企业行政业务的行政人，都属于设施管理的大范畴。

基于IFMA多年的研究，企业行政可以给企业经营带来更多的社会和经济价值，JLL在2019年在全球企业不动产十大趋势里面提出：数字化转型是全球行政的一个重要趋势。而在2020年8月份，JLL的十大趋势里面再次强调了数字化和数字应用的重要发展前景跟未来。企业行政数字化，已经是势在必行。

一、数字化转型还有核心目的是什么？

数字化转型不仅只是把行政的业务从线下搬到线上的过程，更多的是要结合外部各种科技手段，去实现自动化、智能化。而行政任何一个业务变革和转型，都涉及到企业文化、经营模式、设施、战略，还有决策的转型。所以，数字化转型是一个对业务重新定义的复杂过程。

数字化转型的核心目的，是获取数据。对一个企业来讲，数据对于不同的层级使用人员，有不同的使用价值。只有对企业的决策还有绩效能产生价值的数据，才是有效数据，才能够驱动企业实现智慧化的管理。

二、企业行政数字化的实践分享

企业行政主要核心包含四大业务：资产管理，服务管理，外包管理和风险管理。随着企业不同的模式和规模大小，这四个业务的比重可能会略有不同，但每个企业都会涉及到此方面内容。所以，企业的数字化要从这四大方面去着眼、落地。

1、空间资产管理

空间成本已经成为了组织成本费用中第二大的开销。在相关行业调查中显示，大部分企业拥有40%的办公空间空置。显然这是一个矛盾的数据，但通过这个矛盾，就反映出了行政管理人员背后的痛苦。

如何能盘点出空间资源，看清楚业务部门所在的空间资源状况利用率是什么样，没有信息化工具的支撑，对于行政人员来说是很难的工作。

针对这点，企业可以结合信息化的工具重塑流程，将业务管理模式从原来空间管理的工作（可能是行政的工作），变成为大家的工作。通过发布一些行政命令，辅以激励政策，结合信息化的工具，让员工来参与工位的自动盘点。可以大致分以下几步：

①、资产管理员，在电脑端发起空间资产盘点的任务。

②、由员工在微信端，对「个人办公信息是否是我使用的」进行确认。

③、资产管理人员根据员工反馈的信息，进行二次盘点，把没有盘的、盘错的或者信息发生错误的进行调整。

④、最后一键导出就可以把整个空间资源报告获取，实现准确动态的跟踪。

当空间管理遇到智能化的物联网技术的时候，其实还可以走得更远，它加上智能传感器设备，可以实现空间资产的无人盘点。再加上我们手机APP端实现自助预约功能，还可以实现员工的自助预约、自助预定工位，真正实现空间的自动化管控。

而当它遇上可视化的技术，还有全自动的分析技术，那么：资源的有效利用率结合财务的报告数据等等相关的数据报表，就可以实现可视化自动的分析。

2、服务管理

怎样达成成本和满意度之间有效平衡，对于行政人来说是一大挑战。企业如何做服务商的监管？黄燕珊女士带来了这样分享：

①、外包管理的核心首先要基于合同，对合同进行履约的监管和验收。先要审视合同包括了几个要素，服务范围是否明确，服务水平是否完整，跟服务的标准还有成本强挂钩，最重要的如何度量SLA的指标，如何计算相应的指标量化，支持合同付款。

②、把绩效管理分成两块：一是把日常的业务监管、供应商的日常工作通过细化SLA的考核指标，实现自动化的测量，去计算峰值；二是通过人为打分的维度，综合进行评价，客观评价供应商。

其中，对于SLA的分解，服务流程从提交到需求受理到关闭到评价，有很多流程节点：

①、从需求的提交、受理、到场到整个工作的完成，进行量化，量化成KPI。

②、对于考核服务供应商，从接单到到场处理完成，又可以细化到更细的考核环节。

③、从服务到员工个体，层层进行分解，形成一个服务流程，通过不同节点的监控跟计量，实现对多个组织和个人的考核计算。

那么，供应商考核的信息化结果如何呈现？

第一，对于员工来说，可以在各种方便的微信、小程序提需求。在需求提供的过程中企业需要把服务标准让员工了解，这是有效管理员工期望值的有效手段。这个过程中可以让员工实时看到处理进展、让员工参与评价。对于服务不满意的情况，还可以产生相应的投诉处理单。

第二，对于供应商，从需求受理到整个的工作过程，都是无纸化的工作。每一个到场、受理工作、完成的节点...所有的工作通过手机APP去记录。同时也可以记录在工作过程中的质量管控内容，包括邀请他去拍照，包括他按照标准去执行等等，都可以实现线上化，确保数据真实有效。

第三，对于行政来说，可以获取所有供应商的SLA指标的数据量化，形成自动化报表。也可以按区域维度，最后可以形成KPI的数据看板，通过客观数据对供应商进行考核。

最后，结合多维度的评分、利用信息化的工具、还有内部的质量审计结果，形成对供应商有效的评价。这个就是我们这个企业在做供应商考核所用的数字化的工具平台。

3、数字卵生

对于行政来讲，当前物联网技术多元化的应用倒逼行政人走向数字化转型的道路。越来越多的智能化系统产生，怎么样去应用是一个新的课题。

在这个时候，就需要行政去挖掘数据，去探索数字卵生。

数字卵生：简单来讲就是把现实世界的实体对象通过科技的手段映射成一个模拟的数字模型，然后对它进行动态仿真、监测、分析和控制。

通过这样的平台，让行政人员可以更加客观直观的去获取对企业有用的数据，去支撑企业决策。

在分析一个园区时，会涉及到方方面面的智能化的应用跟场景，会产生大量的人、财、事、物的数据。这些数据就要借助大数据分析的技术，还有平台，来实现它的管理价值的呈现。

具体做法是：把数据进行主数据管理平台的拉通，进行不同业务之间的数据规则和跟数据仓库，最终形成对园区运营有用的企业画像数据。包括经营数据、风险、服务、资产，各种各样的数据，最终呈现出来的可以是报表的PC端分析报告，可以是手机端的报告，可以去实时地支撑管理的各种需要。还可以再结合3D技术，实现数字卵生园区的概念。

总结以上，我们认为企业行政数字化核心三个步骤：第一，首先业务全面IT化，包括信息化、自动化、智能化的转变；再者，重塑业务规则，完成数据的爬坡；最后，要健全数据管理体系，也就是系统上线之后，如何确保它的数据是干净的、是有效的，能够对于企业不是产生越来越多的垃圾数据。

只有这三点做到了，才能实现真正的走在数字化道路上。

————

企业行政数字化，是一个思变求新的道路，对于行政从业人员来说，任重道远。FMC设施之家一直聚焦在企业行政数字化的道路上，希望与行业里面的大家一起探索。

-END-