随着知识经济时代来临、信息技术的发展、全球化的发展，大部分企业行政管理体制脱离实际较远，行之有效的制度规范跟不上企业的快速发展步伐，经营管理中出现各种不协调、不配套等问题，导致企业人力、财力、物力产生浪费。
作为企业中一个承上启下的部门，当企业快速发展，行政团队如何跟上企业发展步伐呢？
本次论坛我们请到了万翼科技行政负责人于旻、联想集团高级行政管理张爱军、长园深瑞行政总监谭颖恩、金地物业管理集团行政总监林佳丽、和齐心集团品牌总监、中国人民大学商学院校企合作品牌实践课讲师主持人杨俊，来进行一场圆桌会议，共同探讨。
主持人-杨俊：在企业高速发展中，你们会面临哪些挑战？
于旻：刚进入万科时，我所在的万翼科技还只是公司的一个部门，不到两百人。一年时间后，人数增长到了八百。这过程中我遇到的困难和挑战，可以从3个维度来跟大家分享。
第一就是人不够用。我的应对方法是边干活边总结，把所有的东西都输出成文字版本，现在我的总结工作已经迭代到了9.0版本，我把它叫做《行政白皮书》，附件有几个G。当你把所有东西标准化以后，你的东西就可以让下属按照上面执行。
第二个挑战是招聘来的新人只能做他自己以前有经验的模块，而没有办法承担更大的责任。这就需要从员工个人能力出发，要去跟他聊、谈发展，告诉他做执行和做统筹的区别，这时候让他发挥更积极的作用。
第三个挑战是资源不够，去跟老板要资源要人手，他会列出一大堆要求，或者说成本。这个问题我是怎么解决的？——学会对上管理。我之前做行政工作之前是做秘书出身的，所以我对上管理还是有一些心得分享，首先你要管理老板的预期，比如当时遇到装修非常着急，要三个月弄好，我跟他说搞不好是没有效果的。而是随着时间变化，不断改善他的预期，告诉他中间遇到什么问题和困难，我现在需要什么帮助和支持。关于对上管理，我觉得是行政人非常有必要学习的。这是我的解决方案，谢谢。
主持人-杨俊：张先生是联想集团高级行政经理，有丰富的行政管理经验。我想问您的问题是，当行政团队面临挑战的各种情况时，我们要面对的目标或者把握的关键是什么？
张爱军：我们会感觉到，在企业的前行路上，行政起了非常重要的支撑作用。无论企业在什么阶段，变是永远不变的话题。那么，行政在工作目标的设定上要如何考虑？我跟大家分享三个点：
第一是要夯实当下，用心做好你该做的，这是行政的根本和核心。比如我们公司有很多的收购并购业务，员工在这时期是非常敏感的。因此行政一定要做好我们的服务，一定要用心让他们体会到你对他们的关心和关注。我们在兼并的时候，会做更多活动、传播文化，并在空间软装上下功夫，让新员工进快融入办公空间中。
另外，在这样的时期一些政策流程肯定有整合，这无疑会对员工产生非常大的冲击。这个过程中如何做好变革的沟通就非常重要，所以夯实当下，用心做好你该做的。
第二我想分享的是，变化是永远都发生的。行政在这过程中如何把握好这样的机会，利用好这样的机会来做我们行政的变革。比如在租金上涨、更多90、00后年轻血液注入公司的情况下，我们及时调整了办公形式。适时引入了灵动办公模式、在空间的功能上做了很多设计，在文化的展示上也做了非常好的设计，通过这样近四五年的推进，在办公面积上，基本上缩减了将近40%，但是员工对这种办公的感受是非常欢迎的。
另外对于IBM和联想的收并，我管的团队从三个变成一个，从人员、流程、政策整合上也是特别好的切入点，我们在14、15年就引入了整合设施管理，通过非常好的专业服务商来保证服务质量和水平、解放了我们人力投入，放在对客户的维护上。 这样，人力缩减了、员工的满意度提升了，对客户的关注度也提升了。
第三个是最重要的，就是行政竞争力的打造。人员压缩之后，配置、专业度都有非常大的不同。比如我们专门设立了COE团队，针对全国办公区物资、品牌的、每个月投入费用进行非常细的测算和监控。
主持人-杨俊：接下来想请金地物业集团的行政总监林女士，谈谈在她的行政管理工作方面，有哪些经验可以给大家分享。
林佳丽：我想通过345关键点模型跟大家分享行政团队设计和搭建。
在345关键点模型中：“3”是铁三角，分为战略、文化、人才。行政要根据公司战略确定行政团队的战略；然后是文化，把信任感、价值感和幸福感融入到行政的团队的设计中需；最后是人才，就像杨三角理论所说，你的员工匹不匹配、会不会、能不能，这是我们要去考虑的，到这里才会去想要什么样的模式。
“4”是步骤，制定行政管理策略、规化行政团队模式、进入流程规范、最后是人才匹配。走完第四步之后才会进入“5”。
这个“5”是金地物业提出的5 driver，我们把组织看成一辆车：
方向盘：行政的方向应该是怎么样的
发动机：行动一定要有结果
加速器：团队里要有专门的人来带团队
底盘：行政团队要高素质
四驱：和其他部门如何协调
主持人-杨俊：接下来我要有请谭总跟大家做沟通，长园深瑞是专门助力像南方电网、国家电网在自动化重要的合作伙伴，想请您分享一下如何在这样的企业中做行政工作？
谭颖恩：我们公司叫长园深瑞，在电力系统专业领域里的科技型公司，主要是在智能电网、新能源包括一些充电桩方面的工作。我们的客户主要是国家电网、南方电网。
我想分享关于行政团队人员配置这方面的心得体会。
随着社会和企业不断往前发展，对于行政工作和行政团队的价值，都在不断的提升，不断有更高的期望。对于行政团队人员的配置，我认为可以根据业务工作的不同分模块，用客户骨干加基层员工进行，还可以对内对外两个方向去进行。
行政团队对内可以通过降本增效来节省成本，对外可以通过开源创收来实现获得利润。不管是对内还是对外团队，我都觉得优秀的行政团队人员都是具备了统筹规划和平台思维、财务知识、数据分析、开放包容、好学创新的能力。
行政团队把制度、资产、办公、后勤、会务接待等等常规的工作做，再配置合适的人，把事务性的工作的行为转化为可以记录的数据和分析。通过分析这些数据，可以逐渐找出当中工作的事务型规律，加上一些可以提升的地方，通过沉淀形成适合企业当前的规章制度。如果你们还是集团企业，还要形成可以给各个分支机构参照执行的模板和标准。
除了自己在企业内部去摸索以外，我们还要往外走、去学习优秀企业的优秀管理经验，还要结合公司自己实际情况，还要沉淀下来形成信息化，然后把我们的行政事务性工作尽可能做到流程化、标准化、信息化和平台化。通过这样一些举措，就可以实现整体行政成本的降本增效，而且又不减少员工满意度体验。
所以我觉得整个行政团队人员的配置还是把合适的人去做合适的事情，可能很多人说，这要怎么找？我觉得我们现在可以做的事情就是把现有的部门的人力资源盘活起来，根据每个人的特长，把它放到合适的工作岗位，让他们先去做。
在做的过程中，管理者做好辅导、鼓励和控制，有些好的苗子就能被你发觉出来。然后要敢于放手，让他承担更多的业务工作。慢慢你就会发现，核心骨干就可以培养起来了，通过核心骨干，让他去带着基层员工，把整个团队的任务目标都完成。
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企业行政管理体系是企业内部上下沟通、 内在联系的纽带和桥梁，企业行政管理横向涉及到公司各个部门、机构，纵向深入到每项工作的细枝末节，正所谓“纵向到底，横向到边”，加强行政管理工作对企业的持续、健康、稳定发展具有深远意义。
行政人想要获得百倍的成功，不是付出百倍的努力，而是应该走出来，去看看行业，看看现在新的科学或者更新的逻辑底层。
如果我们最终想要收获一片鲜花林，与其等待下雨，不如自己浇花！
希望今天的嘉宾分享及圆桌会议能给大家带来新的思考与启发。
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