如何攻克“选址”和“装修”两大行政难题 | 知行面对面分享
人见人爱的小知 · 3年前
选址装修你们都是怎么做的？
在企业发展过程中，由于企业规模不断变化，选址和装修的问题始终困扰着行政。选址和装修也正是行政办公过程中难度较大、复杂度较高的板块，更是对行政专业能力的考验。2021年4月28日北京，知行晓政与万科时代中心共同发起了以《从选址装修开始，行政如何打造办公升级》为主题的线下沙龙，本次活动邀请了58集团行政基建高级总监成小飞先生、第四范式高级行政经理潘婷婷女士，分享他们的独到经验。疫情已进入常态化阶段，针对日常防疫措施，58集团行政基建高级总监成小飞先生，总结了三点装修注意事项。让绿色随处可见，是表达绿色环保的办公理念最直接的方式，具体可以通过以下三个方面实现。一般有两种实现方法，一是空气净化系统连接显示屏，实时显示温度、湿度、二氧化碳含量、PM2.5指数等。二是利用手持的设备，人工监测并实时通报数据。可以设置在空间中的平面区域，或采光较好的区域铺设种植箱，例如楼顶、阳台等，如果条件较为局限，还可以利用自带模拟太阳光的种植箱。不管是疫情还是非疫情，健康因素都是重中之重，无论是关注员工身体健康，还是办公环境健康，都需要在装修阶段考虑在内。例如升降桌，可以缓解久坐的肌肉酸痛，站立有助于促进新陈代谢。除了提供新鲜空气外，还能驱逐室内的有害气体，除湿防霉等。疫情后，大家都开始注意接触所可能带来的细菌传播或是其他的隐患，所以可以将一些无接触办公设备，纳入到装修规划中来。可以应用在门禁、考勤等场景中，取代传统工卡或指纹等。利用共享工位的方式，解决不定时上班群体的工位问题，避免资源浪费。疫情后直播的需求大大增加，对直播间的需求更加迫切，根据业务类型可选择不同类型的直播间。1、供应商在装修期间，在已承诺工期的基础上又延长了工期，装修的成本也随之上升，请问怎么避开这个坑？前期，要谨慎选择供应商，能规避后期很多不必要的麻烦。施工期间，与楼宇物业团队、供应商沟通，明确作业量后，制定详细的进度计划表，按计划表监督施工进程，必要时可以请专业的团队介入。后期，如果供应商提出增项，也要了解增项的目的，前面有清单基础项的就执行原清单价，当没有选清单可参考的就看市场价，避免不必要的成本纠纷。2、前期将楼宇CAD图沟通清楚后，在实际落地时仍会遇到一些清单外的加项，该如何避免此类问题？清单尽量选用第三方团队制作，或自己的专业团队制作。所有的投标方基于一个清单做的投标，就避免了出现多和少的问题，这样才能让清单更可控。企业选址是企业发展过程中一定会遇到的问题，第四范式的高级行政经理潘婷婷，在选址方面有丰富的经验，整理出了选址的三个步骤。首先明确选址的目的，是场地不够用了，需要扩租，还是老板提出的新需求。其次考虑使用人群，场地面积和使用场景是否合适，有没有特殊需求，可以选择整体搬迁还是原地扩租。最后，再去实际选址。还需要注意预算成本，除了参考现有的楼宇的面积的费用以外，你还需要参考市场行情和年度总预算。综上，整理好需求表单，可以让自己更清晰地推进后面的进程，也方便随时给老板反馈结论。选址前需要准备周全，搜集楼宇信息，并分析对比，确定目标后拟定合同，最后做好房屋验收，才能将选址定下来。如果你有比较明确的目标楼宇，可以通过网络获取联系方式。但如果没有目标或时间比较紧，可以通过专业的服务商获取信息，有以下四个因素可以作为选择服务商的参考。关注同行业的成交案例，特别是与公司属性相近的案例。根据从业年限和行业经验，可以分析判定他的资质大概情况。专业的服务商流程会非常完善，也有明确的收费标准，一般来说单纯的选址是不收取中介费的。服务商一般会给出3到5个或更多的楼宇信息，拿到信息后，需要分析对比，以最终确实合适的楼宇。这里给出10个信息对比点，没有优先级区分，可根据实际情况调整。除了房租和物业的成本信息外，还需要注意其他增值类的信息，如车位、广告位等。要根据使用人数和人均面积来确定总面积，还要考虑未来可能出现的员工增长数字。根据人员属性和公司氛围，看周围区域是否符合条件，还需要考虑员工的衣食住行，周边用餐、交通是否便利。考虑公司现阶段发展是都需要，能否支持未来企业发展。根据公司属性来挑选大厦风格，商住两用楼、商业综合写字楼还是专业写字楼。考虑现有租户的公司类型，与自身公司类型是否相符，风格是否一致。询问之前租户退租原因，是否同样的因素会影响公司发展。租赁周期和价格是否挂钩，有没有车位、广告位、专属空间等更多自主权利的增值服务。从侧面影响了装修成本，确定是毛坯、现状或是否有遗留物品。筛选信息后，将符合条件的楼宇拿给老板做决定，确定好租赁事项后，就可以进入到合同洽谈的部分。要注意是否要求签约人级别、是否需要签订意向书在转向正式合同、是否有租赁周期可选，这些会影响后续的纠纷问题、工作周期时长、以及成本问题。界定清楚双方做事边界和内容，尽量保证合同条款是公平的。涉及违约的部分，多留出一些空间和时间。所有的费用和数字相关的内容都体现在合同中，包括水费、电费、电梯使用费等等。一般来说面积越大，能争取到的免租期越长，或者将免租期折合到租金成本中。前期仔细审查供应商资质，索要装修手册和管理条款，明确责任划分。装修一切险的受益人除了物业方，也要加上甲方；财产一切险，可以挑选在保内容，挑选缴纳金额等。不管是提前退租还是灵活续租，都要在退租条款上留有一些活口，并且注明押金退款方式和周期。合同确定后，基本上选址就定下来了，但还需要去做房屋验收。在房屋验收过程中，明确我们和物业方以及未来有可能要进场的装修方的权责部分，检查大厦的基础建设部分，确认大厦整体的外观以及质量，以及遗留物品的处理方式，核对无误后双方确认签字。这一环节，也可以依靠专业的验收机构，行政只负责统筹规划和管理相关的部分即可。选址和进场可参考以下时间表。注意，合同洽谈部分与装修供应商的招标，以及装修方案的确定可同时进行，这样后期验收就可以依靠专业团队进行了。1、装修和设计是选用同一家公司比较好？还是分开选择比较好？把装修和设计分开做，双方报价可能都会做得比较客观，但衔接上可能会出现问题，所以对于项目管理者来说，各个环节都必须要抓得特别紧。装修和设计一体的供应商，装修细节会比较好协调，但可能会出现报价不太客观的情况，所以在前期供应商的挑选上，要更加仔细和慎重。2、有些项目人员扩充非常快，如何能在装修层面适应这种成员空间快速变化的需求？在工位分配时，预估未来可能增加的人数，考虑2:1或3:1的分配方式。除了正式工位外，还设置有流动工位，类似吧台或沙发区，可供临时项目组使用。另外还可以灵活使用会议室，暂时解决工位不够的问题。在分享环节结束后，与会人员还参观了万科十里项目，这里也是万科“城市更新计划”中的的第一个项目。万科十里项目携手国外知名设计事务所SHL，将这个经营超过10年的商场，改造一新。大堂的冥想竹林、2700平米的屋顶花园、时间空间理念结合的北广场......为置身与此的人，带来了全新的办公体验。为了升级员工的办公体验，从选址到装修，处处都有行政人忙碌的身影。在打造极致的办公体验的道路上，行政人仍需不断探索。感谢本次分享的嘉宾，也希望本次沙龙分享能为你带来不一样的灵感和启发。 
