行政工作总与采购密不可分，不论是作为单独的两个部门独立工作还是由一个部门身兼多职，「如何让行政和采购工作做得更好，打造更高效的企业服务体验」是所有企业、行政人采购人...面临的共同话题。
在杭州办公体验节上，来自前腾讯采购部、行政部副总经理、供应链管理专家洪艳女士为我们带来了她的经验分享。
多年的行政和采购经验，让她对「如何提供更好的行政、采购服务，让行政与采购配合更好」有着自己独特的思考。
如何提供更好的行政服务？有这四个关键词：体验、效率、温度以及成本。
腾讯在与「员工电脑」相关的工作上，就体现了几个方面。
1、关注员工体验、合理控制成本：
腾讯台式机每三年到期，但因为搬运困难且退回过程麻烦，导致很多员工抵触操作退回旧机事宜。
为了改善体验，腾讯想出了让供应商到员工座位上退电脑的办法：建立一个专门的流程，签好单子之后供应商会把电脑交到IT部。
这样一来，员工省去了搬运退回的时间用来做自己的工作，能为企业创造更多价值；而运营成本并不会因此提高多少，员工体验感也得到了明显的提升。
2、提供高效率服务、做有温度的工作：
在日常工作场景中，腾讯为员工提供的服务也是效率和温度兼具。
比如：在腾讯，新员工到位时，电脑一定已经在座位上了；如需更换电脑，从员工提交需求到电脑送到座位上也只需（最多）4天的时间，而且不用员工本人去拿。
想员工所想，主动观察提高效率，做有温度的服务工作...“谁能给员工提供更好的体验，谁就能吸引、留住更多的人才。”这并不是一句空话。
行政提供更好的员工服务，离不开采购的大力支持。甚至不少行政身兼两职，同时担任行政和采购两个角色。
那么就采购而言，做好采购工作应该具备哪些能力？如何提高工作能力展现采购价值？
沟通能力、流程化工作、系统化思维和专业的执行... 做好采购工作离不开这些方面。
多沟通，明确采购需求
明确需求是一切的基础。采购什么东西？标准是什么？需求量是多少、什么时候要？...
“想要做好采购，首先一定要明确需求。大量的沟通和最后的确认环节都十分重要。”
建立工作流程，风险管理
◎首先要流程化工作，建立标准的工作流程，不能轻易破坏；
◎如果要简化流程，就需要制定明确的规则来提供保障，并且要重视审批；
◎注重风险管理，在项目前对企业的资质、人员的保险有严格的审核，在项目过程中要对操作流程有严格把控和监管。
系统思维、专业执行
◎有系统化思维，考虑系统全盘；
◎具备采购人的知识储备，包括市场分析、产品了解、供应商管理、风险意识...；
◎要有自己的专业素养，不可人云亦云。
行政办公、行政采购是支持企业政策落地、维系企业运转的强大底层支持。相互配合紧密联系才能提高效率，为彼此工作提供支持，体现更大的价值。
1、明确组织架构，实现行政与采购的连线
许多企业有这样的困惑：行政采购应该隶属于行政部还是集团采购？
其实这两种都可以。
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优点：
都是一个老板的情况下，沟通成本更低；
行政采购执行方和行政需求方在一起，效率更高。
缺点：
边界划分不清楚；
行政采购人员可能会执行采购之外的行政类工作，职业通道相对没有那么明确。
优点：
制度、流程、系统清晰，方便工作；
人员发展规划清晰，职业路径明显
缺点：
沟通成本高；
两个独立部门容易相互推卸责任。
所以，行政采购到底应该隶属于哪个部门，这需要根据各个公司的实际情况和需求来确定。
2、行政和采购连线，要如何做？
无论行政采购隶属于哪个部门、架构如何，行政和采购人员都在同时为企业运维提供支持，目标一致业务关联紧密。一旦有问题，责任也是双方的。所以，行政与采购连线很有必要。
实现行政与采购的紧密联手，可以这样做：
a、分工明确，划清负责事项。比如行政负责落地监管，商务事宜交由采购。
b、成立联合项目组，制定评标标准，一起评标。
c、如供应商考核、商务考核、业务考核还有实际落地的考核等工作，行政采购要结合身在服务一线的行政人员的反馈来进行。
d、联合KPI，考核结果共同承担，避免互相推诿的可能。
e、员工满意度共同扛。
3、从成本、需求和创新，展现专业价值
无论是行政还是采购，工作价值的展现都离不开控制成本、发现需求、思考创新这些关键词。
①、关注成本
关注成本，是要从专业的角度来看整个「成本」到底是什么，而非一味追求省钱。
比如腾讯有个特色云仓储——把东西存在服务商的仓库里。通常情况下，仓库容量会保持在85%~90之间，但每年一到夏天就会出现仓库爆满存储空间不够的问题。
爆仓带来极大管理风险，扩仓刻不容缓。但如何扩仓是个问题：结合实际情况他们发现，腾讯一年里只有夏季这几个月有扩仓需求，直接租赁新的仓库无疑是不合理的。
经过专业的衡量后，腾讯决定向供应商租赁浮动仓，规定每年只使用夏季这几个月。虽然浮动仓月租要贵一些，但整体成本是相对下降的。
运用专业能力，从专业角度合理控制成本，才是采购人、行政人的价值体现。
②、有高度地采购，走在需求前面
企业服务岗位要求人员具备前瞻性，预测企业和员工需求提前满足，才能提供超过预期的服务。价格是有限的，但价值是无限的。采购人行政人不能一味追求控制成本，要考虑到长远的价值，走在企业和员工需求前面。
以腾讯的员工椅为例，服务支持人员在其中发挥了这样的作用：
• 了解企业关怀员工、提供高质量工作椅体验的需求；
• 调研到员工“要舒适、可以躺平午睡、有颈枕、有腰撑”的具体需要；
• 发挥主观能动性，想到了增加脚踏可以躺平的需求点；
• 看到供应商扩大市场的双向需求，以低于市场价的合理价格采购，成功控制成本。
所以，最后有了腾讯独家定制带有颈枕和脚踏的飞机头等舱级别人体工学员工椅。
满足了企业和员工的需求、节约了成本、且人人称道，这不就是价值的展现吗？
③、服务工作的创新
做服务工作的行政和采购虽然难创新，但还是有一定空间的。比如：
比如结合环保、公益为员工提供服务和福利... 让工作内容“一箭双雕”。
腾讯2013年将圣诞节结合环保复用主题，采用积木做装饰。既实现了装饰功能，结束后还可以让员工领取回家给孩子玩，环保不浪费。最惊喜的是，连拆卸都不必再找服务商，员工自己就主动完成了。
领取回家的积木，被重新拼装晒出图片，又形成了新的互动话题。
服务工作可以拒绝平庸，只要找到那个「点」发掘更多可能，就能创造新的价值。
根据企业发展动向发挥行政人的巧思，能收获意想不到的效果。
比如有一年圣诞节装饰，腾讯行政在大厦门口做了一条船，上面有一只企鹅，大家都在说腾讯企鹅坐上了船。而刚巧是那一年，马化腾在一个发言当中说我们拿到了第一张互联网的船票。
站在老板的立场思考，结合企业发展关键词，做后勤服务也能站上前端。
创新并非时时会有，但把工作做到极致，也许会收获意想不到的效果。
以腾讯大厦为例，因为每天有很多访客来往，保安是影响企业形象和访客体验的门面，所以他们对保安对要求是：全员帅哥、记忆力好。
身姿挺拔长相帅气、还能记住很多员工名字的保安让人印象深刻，得到了员工和访客的一致夸赞。
所以，把工作做到极致，或许能收获跟「创新」一样好的效果！
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打造更高效的企业服务办公阵线，让员工和企业得到高满意度的舒适体验。
员工满意度是行政人和采购人的共同KPI，强强联手才能把整体服务做到更好。采购行政连线，发挥1+1>2的效果，被更多人看见后勤人员的力量！
以上，就是洪艳女士的现场分享啦，希望能够对你有所启发。
你司行政与采购是怎么划分的？有过哪些行政采购连线的经历？快来评论区说说吧！
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