
每天忙的分身乏术,别人却总觉得你很闲;
明明做的很多,老板却觉得你什么都没干;
一件事还没干完,就有接二连三的人找你;
……
相信每一位行政人,都有这样的困扰,为什么总有人觉得这个苦逼的岗位很闲?!领导不加薪,员工不理解,家人更不懂,有什么办法可以解决这一现象吗?
其实,这是很多行政人的苦恼,其他人不清楚你在做什么?哪些工作是你做的?你的价值体现在什么上?你又对自己的工作做出了哪些改进和努力?
小知觉得,把行政工作量化、数据化,有效的将行政工作价值展现出来,才能让其他人看到你的付出和所取得的成绩。
一起来学习如何将行政工作量化、数据化,让行政人的付出被更多人看到吧~
01
建立工作框架体系
首先,要让其他人明确的看到你做了什么,你为公司的的内部运营做了哪些努力,一个严谨的行政工作框架体系或许能够帮助到你。
通常说起来,行政工作都是杂乱无章的点点滴滴,现在要做的工作就是将这些小「点」,织成一张「网」,让其他人能够更清晰的看到你的工作内容。
一起来看看如何建立一个清晰明了的工作框架体系吧。
由点及网,将建立工作体系
建立工作体系,你可以按照以下步骤:
1、列出你能想到的日常工作内容——「点」
比如场地租赁、活动策划、保洁管理、班车管理、节日福利、装修、买家具等,这些就是「点」。
这样看来非常的乱,没有条理性,很容易让其他人看不懂你每天在做什么,像是一堆「杂事」。
2、把这些「点」按照业务场景、性质进行分类——「线」
比如不动产相关的(场地租赁、装修、家具…);能划分到空间服务类的(前台接待、安全、保洁、办公用品...);与办公生活相关的(关于吃:餐饮;关于住:宿舍;关于行:差旅、车辆...);还有员工福利关怀(体检、福利、节庆活动...)等。
根据业务场景、性质分类后,就把这些原本杂乱的点连成了线,更清晰的了解你的工作脉络。

3、加上业务关键点,理清轻重主次——「网」
加上行政业务的关键点,包括员工感知、费用、采购、运营管理等,能让你找到自己的工作重点。
但只结合行政工作的关键点还不够,在此基础上再加上与各种业务之间的关系和关联,分清工作内容的上下、主次、轻重、大小,才是一份完整的工作重点表。

那么,哪些业务是最重要的呢?对你所在企业帮助最大的,也就是最有价值的,老板最关注的,最能代表行政业务整体情况的,以及对行政全盘业务推动最关键最重要的举措。
这样将行政工作从点到线到面梳理,就形成了一个属于你的工作框架体系,站在全局的角度安排行政日常工作,让你的工作计划更清晰,也可以让其他人看到你的工作内容。
02
细化量化工作标准
其次,在有了一个完整的行政工作框架体系后,想要更清晰的看到你工作的成果,所以这时候就需要结合你的业务目标,根据行政框架体系把行政工作量化,有标准进行评估考核。
一起来看看下面的例子是如何用定量指标来计算行政工作成果的吧!
1、即使是最简单的前台接待、访客接待等,也可以细化量化标准。
a.访客接待及时率 | b.内部客户满意度 |
c.外部客户满意度 | d.接待费用控制率 |
e.信息传递及时率 |
2、资产管理者通常可以列出下列这些量化指标
a.资产盘点偏差率 | b.资产发放及时率 |
c.物资质量合格率 | d.资产完好率 |
e.维修保养及时率 |
3、车辆管理常用的量化标准
a.调度及时率 | b.调度正常率 |
c.客户满意度 | d.车辆完好率 |
e.行车安全率 |
4、差旅管理的常用量化标准
a.差旅成本降低率 | b.差旅费用超出率 |
c.机票酒店预定及时率 | d.客户满意度 |
5、安全管理常用的量化标准
a.火灾发生次数 | b.消防设备完好率 |
c.治安事件发生次数 | d.突发事件处理及时率 |
其他更详细的行政工作成功衡量标准可参考下表:

指标计算公式图例
(点击查看大图)
03
利用数据进行工作改进
想要让自己的行政工作更进一步,少不了根据行政工作细化量化标准,用数据进一步做对比,利用有效数据找到适合自己工作的改进路线。
1、数据来源
根据设定的工作目标及期望达成的量化结果反推业务各环节数据源。
比如58同城利用数据平衡公司会议室资源时,将会议室分为线上、线下两部分,线上分为部门专用会议室、特殊会议室、封闭会议室,根据日常需求与数据分析将线上会议室占比均控制在60%以上,满足员工日常使用量。
2、数据剖析
在业务板块横向上记录数据,用同比、环比等维度呈现数据变化,了解业务的现状和发展趋势。
还是58同城的会议室问题,通过会议室预定频次、每次占用小时数,发现哪些会议室是最受欢迎的,并对其加强日常管理。
在排名靠前的会议室中发现,均是属于可以容纳100人的大会议室,通过数据发现这些大会议室每周的使用频次为3-5次,由此可见大会议室的资源非常浪费。于是,行政为改善这一情况,用隔板将大会议室隔成多个会议室,使用起来更灵活。
3、数据价值
用有价值的数据引导创新,结合现有资源达成服务进阶,把业务做透、做极致。
最后,根据会议室预定频次的数据,经整理、分析部门实际需求得出结论:
(1)不再将高频次使用的会议室安排为非常规会议室;
(2)将此数据作为调整员工工位的重要基础依据;
(3)根据使用频次,适当做出一些变化,比如30分钟高效会议室。
重点数据
最后,在衡量行政工作的数据指标中,还有这样几个重点数据需要关注:
(1)行政成本投入产出比指标:反映企业在行政成本上的投入与产出效率,比如大型企业工程项目投建、内部OA平台开发等等行政类项目在投入产出价值上的评估。
(2)空间利用率:关注办公室的空间利用率,可以合理的运营办公室空闲面积,使闲置空间能够容纳更多的员工或得到其他方式的有效利用。
(3)工位空置率:空置率是空置数值与空间容量的比值百分数,合理的空置率能在满足办公舒适性的同时,减少空间浪费。根据HeadCount设置工位空置率预警值,从容解决员工激增骤减的问题。
(4)固定资产折旧率:折旧作为企业的一项经营费用或管理费用,其大小直接影响到企业的当期损益,进而影响到企业的当期应纳税所得额,与企业财务税收筹划息息相关,所以行政伙伴需要额外留心。
(5)能源数据异常:比如水费的异常峰值,一般会有对应的设施设备故障,比如水管爆裂、卫生间漏水等等突发事件。
最后
行政工作确实繁杂,还经常让别人看不到自己的价值所在,只有将工作量化、数据化,行政才能真正告别「行政很闲」这个固有现象,提升思考行政工作问题的维度。
希望每一个行政人都能在自己的岗位上发光发热,让自己的付出被看到被珍惜~❤
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