很多从事执行向工作的行政er,可能都遇到过这样一个辛酸场景:明明是老板提出的方案要行政去执行,但只要落地效果不好,行政就要全权承担后果!合理怀疑是不是领导甩锅...


比如这位小伙伴留言的故事,相信大家会深有感触:



同一个世界,同一个行政。对大家的遭遇深表同情的同时,小知觉得为大家提供一个可参考的解决方法才是正解!


各位处在执行层的行政人:与其纠结这到底是谁的锅,不如先让自己「做到对老板任务的有效执行」,把「锅」扼杀在摇篮里!


(毕竟你不能阻止老板发表意见让你执行,但可以尽力避免出现「只有自己对后果负责」的糟糕情况出现。)



「有效执行」并非老板怎么说行政就怎么做,而是要行政er从执行层的角度出发给出专业意见,辨别老板的方案是否可操作,以及具体用什么方式执行。



具体如何做?可以参考以下几点:



一:思考、明确老板的核心目的


不管上级吩咐了什么样的任务,作为执行者,你的第一步不应是回答“好的”然后立刻开始行动,而是应该是思考:老板这样做的目的是什么?


比如在开头的案例里,老板想要在餐厅组织大家吃火锅。他为什么要这么做?


是因为最近工作太累,想要犒劳大家?

还是觉得公司规模壮大了,需要用活动促进大家彼此认识,打造团队感?

或者是觉得最近公司氛围太紧张,想要搞搞活动活跃一下气氛?


明白老板的目的,才能有针对性地执行,明确执行任务的重点在哪里,任务执行后的最终结果才有基本保障。


比如老板想犒劳大家,就要在餐品内容上多下功夫;

如果是为了打造团队感,行政就要在筹办火锅宴之余,准备几个适合团队的互动小游戏;

如果老板是为了活跃氛围,那是不是要准备些能拉动氛围的宴饮玩法?

.... ...


有了初步思考后,你甚至可以直接咨询老板:您是想通过这个活动达到什么目的呢?我好针对性去准备。


这样不仅有利于你明确老板的意见,也有利于老板自己进行反思:如果他只是心血来潮提出想法,经过你的询问,老板也会仔细想想自己的目的,甚至会重新判断这个活动是否有必要举办。


当执行层带着思考去工作时,你已经成功了80%。




二:分析可执行性


老板并不是执行层,在他的角度上看,自己只是根据自己的理解给出了一个执行想法或建议,具体如何做,身为执行层的你才是专业人士,才应该为此负责。这也是当结果糟糕时执行者会被批评的原因。


很多时候老板并非甩锅,而是站在他的角度看根本不认为这是自己的原因。“我只是给了你一个执行提议,具体能不能做,作为专业人士的你难道心里没数吗?”


工作需要上下级相互配合,而不是一个口令一个动作。当老板提出他的执行建议,你需要做的是分析方案的可执行性:



·这个方案需要用到哪些东西;

·内外部有什么影响因素;

·方案细化后,具体包含了哪些环节;

·各个环节有何潜在风险;

·面对可能出现的风险,有没有可行的解决方案。



同样是开头案例里的火锅事件,如果进行了可执行性分析,你就会注意到这其中涉及了:电力供应问题、多个电器同时开启带来的用电安全问题、还有“自行煮火锅万一员工被烫伤”等的人员安全问题....等。


分析的过程,就是检验的过程。


如果老板的方案经检验过后无法实行,就要及时向上汇报,给出自己的建议。




三:给出专业建议和可替代方案


经过分析和判断后,行政的反馈不能是:老板,你的方案不行,我做不了。连理由都没有就说老板方案不行,老板肯定会觉得不是你的能力问题,就是你在反抗他的领导!


向上汇报要讲究方法和逻辑,可以用「结果+原因+我的建议」这个模式。



·结果:在分析可执行性后得到的结果,能/不能做。

·原因:阻碍你执行的问题+阻碍你执行且无法解决的根本问题

·我的建议:结合老板的目的,建议保持形式,换个方式如期执行/换个形式,如期执行/之后还有更合适的时机,延期执行...



比如上文的火锅案例,向上汇报时就可以说:


1、老板,我回去想了一下,在食堂吃火锅的方案可能实现不了


2、原因是我发现在食堂吃火锅,需要30多个电磁炉,同时使用的话只能用插线板,用电安全风险太高;而且人多,万一有员工被烫伤就不好了;最重要的是,30多个电器同时开启大楼的电力供应不上,一旦跳闸不仅火锅吃不上,也有很大可能会影响后续正常办公


3、所以我觉得在食堂吃火锅,不如点些快餐小食在食堂吃下午茶吧。分享小食的过程也能有效增加团队互动我还可以设计一些简单游戏大家一起玩。


如此有理有据的专业建议,老板怎么会不参考一下呢?



四:执行过程中及时反馈结果,必要时寻求帮助


职场中最忌闷头干活不主动沟通,尤其是行政作为执行人,你不主动向上反馈的结果就是:老板会以为你是执行得很顺利,才不用反馈。这无异于间接拉高了老板的预期,一旦出现什么意外,老板接受度可就不会高了哦!


“自己独立完成工作内容”当然是行政必备能力,但同时,主动、谦虚地多和领导交流也并不与此发生冲突。这不仅对提高工作效率大有帮助,还能给老板留下更深印象,博得赏识。


当你在执行过程中遇到了解决不了的问题,一定要及时向上沟通:



·首先是:任务已经进行到了那一步,你完成了哪些部分;


·然后讲清楚:你遇到了什么无法独自解决的问题,以及你为此做了哪些方向的努力;


·最后你还需要讲明:自己此次需要得到老板什么程度的帮助。



比如,我们回到案例里面火锅事情执行期,身为行政人的你买来了充足的食材、电器,最后发现食堂电力支持不了,这个时候虽然时间已经很紧张了,但也要立!刻!汇!报!


无论是变火锅为麻辣烫,还是取消活动把食材用作食堂制作工作餐,都能起到一定补救作用,总比电器拉闸公司全体人员干等着强!


及时沟通,寻求帮助并不是无能的表现,相反,这恰恰是一个靠谱行政人的素质:我有强大的内心,对事情有客观的认知,既不会把外部原因归咎己身,也不会因为自己一时的不足垂头丧气。



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大家常说,要把行政工作做到极致。


我想,做到极致,其实就是“带着思考去工作”的另一种表述。


行政虽是执行层,但做一个专业的执行者,还是做一个输入指令被动执行的机器人,由你选择。



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#今日互动#


行政作为执行层

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