在很多行政JD中，都有提到「公文写作」这一点，可见很多企业是很在乎这一点的。
但是很多行政人的文件都被打回过：公文不够规范，再修改修改……
「规范的公文」是什么样？怎么才能做到让「公文规范化」。
且不说公文的重要性，它的格式、内容是否确认无误都在一定程度上代表着一个企业的整体形象，也影响着在领导心中的印象。
所以，打下一个良好的基础，将公文规范化，非常重要。
接下来，小知带你一起科普如何将公文规范化，希望对你的工作有所帮助。
一、文档基础格式编排
1.页面边距设置（A4纸）
公文页边距应为：
上37mm±1mm，下35mm±1mm，
左28mm±1mm，右26mm±1mm。
注：易出现边距随意设置的现象。
例如：
（如上图所示，点击可见大图）
2.正文行距
正文大标题及正文行间距一般设为固定值28磅，且段前、段后应设置为0。
注：易出现行距不对，尤其是公文大标题行距过大的现象。
3.页码
页码一般用4号半角宋体阿拉伯数字，编排在公文版心下边缘之下，数字左右各放一条一字线；一字线上距版心下边缘7 mm。单页码居右空一字，双页码居左空一字。
公文的版记页前有空白页的，空白页和版记页均不编排页码。公文的附件与正文一起装订时，页码应当连续编排。
4.标题
一般用「二号小标宋体」字，分一行或多行居中排布，或用「二号方正小标宋简体」代替，不加粗；回行时，要做到词意完整，排列对称，长短适宜，间距恰当，标题排列应当使用梯形或菱形。
注：多出现公文大标题字体错误或加粗的现象。
5.正文字体
正文字体应均为「三号仿宋」（除文中标题外），不加粗，一般用「三号仿宋GB_2312」代替，不能用其他字体，每个自然段左空二字，回行顶格。
注：易出现全文为黑体、宋体等字体的现象。
6.附件
如有附件，在正文下空一行左空二字编排“附件”二字，后标全角冒号和附件名称。如有多个附件，使用阿拉伯数字标注附件顺序号（如“附件：1. XXXXX”）；附件名称后不加标点符号。附件名称较长需回行时，应当与上一行附件名称的首字对齐。
例如：
文章标题（2号小标宋体）
一、X X X(一级标题：3号黑体)
（一）X X X（二级标题：3号楷体）
1.X X X仿宋（三级标题：3号仿宋加黑）
（1）X X X仿宋（四级标题：3号仿宋）
X X X X X X X X XX X X（正文：3号仿宋）
(空1行再写附件)
附件：1.X X X
-------2.X X X（2与上一行的1对齐）
二、序号使用规范
一般情况下，第一层为“一、二、三”
第二层为“(一)(二)(三)”
第三层为“1.2.3.”
第四层为“(1)(2)(3)”。
如果层次还多，可根据文章的分量，或者在上述层次序号之前适当选用“第一编”“第一章”“第一节”“第一部分”等，或者在上述序号之后适当增设“A.”“a.”“(a)”。
例如：
规范的 | 不规范的 |
一、 | 一. |
（一） | （一）、 |
1. | 1、 |
（1） | （1）、 |
第一（首先 其一）， | 第一（首先 其一）、 |
A. | A、 |
a. | a、 |
(a) | （a）、 |
三、数字使用规范
汉语数字通常是指“一、二、三、四、五、六，七、八、九、十”及其大写“壹、贰、叁、肆、伍、陆、柒、捌、玖、拾” 等数字。
1.数字作为词素构成定型的词、词组、惯用语、缩略语或具有修辞色彩的语句。
例如：
“十二五”规划、二万五千里长征、三心二意、零点方案、第三季度、十六届四中全会等
2.邻近的多个数字（一、二……九）并列连用，表示概数(连用的多个数字之间不应用顿号隔开)。
例如：
七八十种、一千七八百元、五六万套、七八个、十五六岁等
3.星期几一律用汉字。
例如：
星期一 星期二 星期三 星期四 星期五 星期六
4.中国历史纪年、干支纪年、夏历月日、各民族非公历纪年等，均使用汉字。
例如：
万历十五年、八月十五中秋节、正月初五等。有时为了表达得更加明白，可以在它们的后边用阿拉伯数字括注公历
5.含有月日简称表示事件、节日或其他特定意义的词组，应用汉字数字。如果涉及一月、十一月、十二月，为避免歧义，要将表示月和日的数字用间隔号“·”隔开，并外加引号。
例如：
“一·二八”事变（１月28日）、“一二·九运动”（12月9月）等。
涉及其他月份时，不用间隔号，是否使用引号，视事件的知名度而定。
例如：
五四运动、五一国际劳动节、十一国庆节、“九一三”事件等。
6.用“几、多、余、左右、上下、约”等表示约数时，使用汉语数字。
例如：
几千年、百多次、十余年、八万左右、三十上下、约五十人等
如果文中出现一组具有统计意义和比较意义的数字，用“多、约”等表示约数时，为保持局部体例上的一致，其约数也可以使用阿拉伯数字。
例如：
该省从机动财政中拿出近2000万元，调拨钢材3000多吨、水泥3万多吨、柴油1400吨，用于农田水利基本建设
四、标点符号使用规范
标点符号使用原则：
（1）中文语句的标点符号，均应该采取全角符号，这样可以与全角文字保持视觉的一致。
（2）如果整句为英文，则该句使用英文/半角标点。
（3）句号、问号、叹号、逗号、顿号、分号和冒号不得出现在一行之首。
（4）点号（句号、逗号、顿号、分号、冒号）不得出现在标题的末尾，而标号（引号、括号、破折号、省略号、书名号、着重号、间隔号、叹号、问号）可以。
1.顿号的使用
a.标有引号的并列成分之间、标有书名号的并列成分之间通常不用顿号。
若有其他成分插在并列的引号之间或并列的书名号之间（如引语或书名号之后还有括注），宜用顿号。
注：易出现多个书名号或引号并列时使用顿号分隔的错误，标有书名号或引号的并列成分之间通常不用顿号。
例如：
规范的 | 不规范的 |
我小时候喜欢看《一千零一夜》《格林童话》《安徒生童话》 | 我小时候喜欢看《一千零一夜》、《格林童话》、《安徒生童话》 |
办公室里订有《人民日报》（海外版）、《光明日报》和《时代周刊》等报刊。 | 办公室里订有《人民日报》（海外版）《光明日报》和《时代周刊》等报刊。 |
加强“警务室”“护学岗”“安全岗”建设 | 加强“警务室”、“护学岗”、“安全岗”建设 |
b.易出现书名号内用顿号表示停顿的错误，书名号内标示停顿时应用空格。
例如：
规范的 | 不规范的 |
《xx省物价局xx省财政厅关于xx市建制镇城市基础设施配套费征收标准的批复》 | 《xx省物价局、xx省财政厅关于xx市建制镇城市基础设施配套费征收标准的批复》 |
2.句号的使用
a.易出现在图、表说明文字末尾使用句号的错误，图或表的短语式说明文字，中间可用逗号，但末尾不用句号。即使有时说明文字较长，前面的语段已出现句号，最后结尾处仍不用句号。
例如：
规范的 | 不规范的 |
注：以上各项数据统计截至2012年12月31日；城市人口指常住户籍人口；规模工业企业个数统计为新口径 | 注：以上各项数据统计截至2012年12月31日；城市人口指常住户籍人口；规模工业企业个数统计为新口径。 |
b.易出现二级标题在换行分段情况下使用句号的错误，二级标题在换行分段时不使用句号，如使用句号则不需要换行分段。
例如：
规范的 | 不规范的 |
（一）整合监管职能和机构 为减少监管环节，保证上下协调联动…… | （一）整合监管职能和机构。 为减少监管环节，保证上下协调联动…… |
（一）整合监管职能和机构。为减少监管环节，保证上下协调联动…… |
3.分号的使用
易出现在并列分句中使用句号后再使用分号的错误，分项列举的各项或多项已包含句号时，各项的末尾不能再用分号。
例如：
规范的 | 不规范的 |
一是养老保险安置。对进入企业工作的失地农民要同企业员工一样纳入企业职工基本养老保险。 二是医疗保险安置。城镇居民医疗保险制度已建立，可参加城镇居民医疗保险。 | 一是养老保险安置。对进入企业工作的失地农民要同企业员工一样纳入企业职工基本养老保险;二是医疗保险安置。城镇居民医疗保险制度已建立，可参加城镇居民医疗保险。 |
4.连接号的使用
在标示数值和起止年限时使用连接号时，标示时间、地域的起止一般用一字线（占一个字符位置），标示数值范围起止一般用波纹线。
例如：
规范的 | 不规范的 |
2017—2018 | 2017-2018
|
3～5年内 | 3-5年内 |
5.括号的使用
易出现同一形式括号套用的错误，同一形式的括号应尽量避免套用，必须套用括号时，应采用不同的括号形式配合使用。
例如：
规范的 | 不规范的 |
围绕政府半年工作开展回头看，认真总结上半年工作，科学谋划下半年工作。[责任单位：各镇(街道)] | 围绕政府半年工作开展回头看，认真总结上半年工作，科学谋划下半年工作。(责任单位：各镇(街道)) |
6.附件名称后标点的使用
易出现附件名称后使用标点符号的错误，附件名称后不用任何标点符号。
例如：
规范的 | 不规范的 |
附件：1.XX领导小组成员名单 | 附件：1.XX领导小组成员名单； |
写在最后
将公文规范化，一方面会很大程度的减轻行政工作的工作量，另一方面很大程度上代表一家公司的形象。
这样一想，是不是觉得将公文规范化非常重要～
*大家在公文写作中可参考以上这几个部分进行制定，具体的数值和形式仅供参考
部分资料来源于网络
—END—
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