“ 降本增效 ”这个命题，行政从来都不陌生。
它是我们曾谈到过的行政核心价值目标之一，而在疫情的影响下，这一目标的紧迫性相信大部分行政都应该感受到了。
那么，究竟要如何帮企业降本增效？
我们集结过往累积的内容和调研所得到的各类支招，形成这篇文章，希望能给予你以参考。
01 战略性调整措施
行政工作所涉及的每一个板块，都存在可以优化调整的空间，降本增效这件事，首先可以站在全局性角度来进行审视，能否通过以下措施来进行调整。
1、费用分析：
降本第一步，从源头上节约成本。
可以通过建立行政费用成本数据分析，做好费用增长情况管控，对不合理和异常的支出部分及时作出调整和措施应对。
譬如通过数据统计，对比后发现本月的快递成本高于上一月，原因是因为业务产品紧急采购导致到付费用急剧增加，针对这种情况，可以通过洽谈费用较低的物流以及优化采购流程减少紧急采购来有效降低相应成本。
2、集中运维：
集中运维是指通过资源整合将分散的资源集合起来，并通过综合对比分析、考察并择优选择产业链端的各个供应商，保证采购服务的品质，提高服务质量。适合职场较多的企业。
它能够通过规模效应获得议价空间，譬如通过集团采购，实现统采价格优势，降低采购成本。
还能够通过打造并建立统一、专业的，且适用于企业职场管理的运营标准及制度，降低企业对于多职场管理的压力及难度，且可以最大程度地优化业务、财务以及管控的对接流程，最终全面提升运营管理效能。
3、采购策略：
集中运维降本很重要的一点其实是采购策略的调整，可见采购策略调整对降本的重要性。
采购是一项非常繁琐的工作，各项数据随市场波动比较大，可以通过建立采购成本数据库，更好地进行成本控制。
通过数据库，可以研究出采购品类、采购数量、采购需求预测、采购规格、定价因素、供应商地点、供应商的表现等采购管理类别之间的关系，分析不同因素对成本的影响。
例如，在数据分析中发现，某几个品类的采购数量占比仅20%，但成本却占到了80%，那么这几个品类就需要重点关注。
另外，采购成本并不单单是只在采购环节发生的费用，在储存时发生的费用也是采购成本的一部分，可以通过平衡采购量和存储量之间的关系，来减少整体的采购成本。
同时，对供应商进行绩效管理，季度或年度等固定周期的绩效管理是督促长期合作供应商提升服务的一种方式，通过绩效管理，淘汰或更换一定量的供应商，引导供应商实现更优质的服务。
4、空间运营：
办公空间往往是企业运营投入中占比较大的一部分，如果空间没有利用完全，本质上也是一种浪费。所以，提高空间利用率，也是节约成本的一种方式。
可以从以下几个方面入手：
工位占用率和使用率的差距，造成了很大的浪费。采用移动办公、灵活办公等工作方式，或将空间成本折算到各部门成本中，都可大大提高空间使用率。
使用智能照明系统与智能温控系统，采用实时亮度与温度的调节、感应设置关闭照明、温控的节能模式等，智能化设备可以大大减少能源的浪费。
食堂、停车场等公共空间很容易遇到拥堵、空间缺少等问题，解决此类问题可以利用我们前面提到的“数字化系统”解决。
例如，腾讯通过智能平台，追踪人员大量重复性行为，通过数据分析，为提高空间利用率而给出解决方案。
5、提高人效比：
提高管理与服务的质量，或用更少的人来服务更多的人，同样也是降本增效的一个思路。
市面上用来提效的企业智能化包括：
◎工位、会议室的智能管理：由于不同业务对空间使用的需求和时长都不同，给予不同的策略，可利用线上智能系统，进行灵活的空间管理。
◎园区服务：包括控灯、控温、报销、物品与资产领用等模块，并利用APP、智能终端大屏等多渠道提供支持，节约人工成本。
◎访客接待服务：阿里将访客服务无缝转化为线上模式，所有行为数据都直接录入系统，可将相应任务、所需信息和通知能自动化推送，大大节省了时效。
◎云前台：通过自主研发的智能机器，可实现线下各类服务，还可以根据不同办公场景进行定制化需求，高效提供服务。
数字化能带来的效率当然非常可观，但此类系统的前期需要投入大笔费用，为了保证数字化改造的投入回报比最大化，在行政数字化改造前，需要进行可行性评估。
通过对系统流程的梳理，优化整体组织架构、汇报流程，提高工作效率。
搭建完善的考评体系和人才培养通道，提高组织内部的专业度和工作动力，可达到人力成本的节约，和提升工作效果产出比的效果。
责任到人，分工明确，定向汇报，匹配评审验收，对超额部分给予鼓励，推动工作的高效完成；
6、资产投入方式更改：
譬如增加个人电脑返租政策，减少资产管理和库存费用；
轻资产运营，譬如电脑、打印机采用租赁服务，减少固定资产方面的资金投入，也减少设备运维的人力成本。
02 降本增效小妙招
当企业规模有限，系统上的降本增效已很难找到突破的方向，在一些工作细节上进行优化，同样也能达到降本增效的效果，我们通过征集收集到了不少的小妙招，一起分享给你。
改绿植租赁为拼多多采购绿植，发动同事们体验办公室园艺，不仅每年费用用数万降为数千，还让同事们觉得乐趣多
用提升参与感做员工福利的方法，提升满意度和降本。脑暴提升员工幸福感的方法后，用行政预算成立幸福基金，基金分别给到不同的执行小组，比如下午茶、员工生日会、团建赞助、兴趣小组、各种运动队、植物社、学习小组等，把个人爱好和公司团建结合在一起，费用根据项目不同来设置个人和公司的负担比例，把以前只是行政的工作分散到员工身上，在享受福利之外更多了一层协作关系，更好的促进团队融合。
*阿里把云前台接入菜鸟柜，访客可以通过驿台驿阁自助实现物品的寄存。
另一种方式的“降本”，是开源。印象里行政永远都是无收入、纯花钱的部门，但是在很多企业，行政部都已经转变模式，独立运作并盈利了。
下面这几种形式，供大家参考。
A、自有资产空间招商：通过有规划性的招商，为员工引入便利店、饮品店、健身房等，行政关注点集中在空间面积、租金水电配置及服务产品价位、员工消费习惯及需求等。
B、租赁办公室闲置空间：将自有楼宇内空闲工位租赁出去，最大限度的避免空间资源浪费，但要注意最好选择中小微企业整体租赁，这样可以避免后续的其他问题。
C、自有园区/楼宇广告位：园区各个位置的滚动屏、电梯广告、甚至卫生间广告都可以出租。
D、企业内部系统投放市场：很多行政都会与公司技术部门合作研发企业服务产品，例如OA系统、固资管理系统、考勤系统、差旅系统等。因为由行政牵头制作，经过内部使用后确实能解决工作痛点，外界市场对这样的系统需求很大。
E、开设企业IP周边店铺：很多互联网企业都有自己形象IP，并且大受欢迎。例如微信官方的WeStore，售卖黄脸表情T恤、抱枕等周边。
F、利用行政资源外售服务：当企业达到一定的规模体量，行政部独立成立公司，出售自身行政服务的做法在一定程度上可以激励整个行政管理体系及服务质量的提升，譬如58神办公。
充分利用资源，行政也可以为企业创造利润。
在接下来很长一段时间，关于企业降本增效的探索都不会停止。
我们相信会有更多的行政通过各种尝试，来帮助企业降本增效，而这正是新时代下被企业所需要的行政。
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