每次岗位角色的转换,便是你在项目中身份的转变,从一个人到一个团队,从管理好自己到管理好团队。


行政一般情形的职业生涯规划如下:行政助理-行政专员-行政主管-行政经理-行政总监-行政部长-高级秘书-董秘等高级管理人(来自《知行投稿|行政如何累积跳槽资本?》),我们可以将它分为三个阶段:

1. 行政助理/专员,是一个人的战斗。

2. 行政主管/总监,是一个小组的配合。

3. 部长/高级秘书/董秘等高级管理人,是一个团队的合作。




岗位角色决定了思维模式,也导致了面试考察点的不一样。他们区别在哪呢?


我们可以先看这个场景:

我们刚毕业入职的工作模式一般由主管直接管理分配任务,在这一阶段接触到的工作量也是比较广泛的,大家常说的“打下手,做杂事”在对行政部大体事务有大框架的了解后,也会开始被安排负责专职较为擅长的工作(人事、党务、会议、宣传、采购、档案、工会)。


当工作量逐渐增大,就开启带领助理/专员完成工作任务的关卡了。当你成为一个管理者的时候,你要对团队中员工能力的长短板进行了解、剖析,有针对性的下发任务,让团队准时保量保质的完成任务。


大家可以思考一下,不同阶段的思维模式分别是什么?思维模式也就决定了你如何回答HR的面试问题。


了解相关岗位之后,我们具体谈谈行政面试重点考察的点。



01
基层岗位


对于基层岗位,领导着重了解面试者的基本信息、工作经历,看重面试者工作态度。


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问题1:回答具备什么工作经历,什么样的优势,有什么能力可以胜任工作?


回答:在公司做了两年的行政,期间本人将原本线下纸质审批流程优化为线上审批流程,全面提高办文效率和质量,审批环节有迹可循。兼职担任工会的委员,多次辅助举办员工团建活动,得到了员工的一致好评(你是怎么举办的,你是活动的主导者、指导者还是辅助者,有没有出现什么问题,有没有翻盘过,有没有什么心得体会,宣传力度怎么样,有什么样的社会影响)。


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问题2:回答你觉得行政工作是怎么样的呢(个人要对行政工作有一定的正确的认识)?


回答:我认为耐心细心,平时要微笑对人,这些都是行政人应该具备的一些素养。主要负责行政日常的采购工作,在做好本职工作的同时,也要做/思考这个过程中的优化及进度的推进,例如建立供应商资源库等等。(结合面试岗位,阐述一下基本的工作内容,领导更看重你做事情的工作态度,脚踏实地干事情外的优化思考能力)。

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问题3:你为什么选择我们这个公司?/为什么离职?


回答:1、从企业层面上来说,我对公司的文化价值观非常感兴趣(可以从员工关怀切入,通过公司公众号了解一些团建活动等)。如果是大企业,可以往其规范的企业制度切入,可以学到规范的制度与文化,学到很多东西。如果是小企业,能够激发人的潜能,不给自己设限,同公司一起成长。从地理位置上来说,公司所处的城市/地点,是让我觉得非常满意的。比如,如果是大城市北上广深,就说需要出来闯闯,看看机遇,如果是小城市,就说自己的亲戚在这个城市,如果是家乡,就说自己非常希望能够留在家里,是家里的顶梁柱之类。


2、我希望能获得一份更好的工作,如果机会来临,我会抓住;我觉得目前的工作,已经达到顶峰,即没有升迁机会(回答这个问题时对前公司有多少的怨言,不用表现出来,避免对前公司的批评)。



02
管理岗位


对于管理岗位,领导着重了解面试者的基本信息、工作经历等,特需对公司缺乏的能力进行补充,注重面试者在工作中的管理意识、管理方法、员工管理。


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问题1:问个人过往工作经历,一些基本的行政工作常识,重点在于过往与现岗位的匹配(考察行政工作的整体感觉,根据自己以往工作经验和现应聘工作岗位职责,结合二者去阐述)。


回答:一般行政工作包括日常事务工作(文字录入、复印、打印、整理会议纪要、人员接待、电话接待、采购、发放办公用品);人事人事档案合同工作、拟定相关公文;协助直属领导策划员工活动及组织会议、活动;协助领导企业文化建设,草拟、修改相关制度;公司办公场地绿化;办公场地清洁、环境维护。劳动纪律监督、行政费用统计及核算;后勤支持性服务(办公设备维修维护、名片印制、定餐等;有关政府政策及信息、行业信息的收集。


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问题2:你认为你所应聘的职位与你的部门或者公司的战略有什么关系?


回答:部门领导的主要工作是协调部门内和企业内的资源调配,主要职责是为部门的整体业绩负责。定位处于中间层级,对上需要向高层管理人员汇报,争取公司的资源和高管的支持,对下需要管理好部门团队,使团队按时按质完成部门的KPI,并且让员工能够有很好的发展。


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问题3:通常怎样制定和监控一项大型活动/计划?请您简单地谈谈您周围比较典型的管理案例。


回答:做好提前规划,科学地研究活动执行过程中的方方面面,包括控制财务预算,人员分工、调配,物力资源分配、流程执行、彩排,制定应急方案等,尽量减少突发事件对计划执行的影响,从而提高活动的质量。过程中,我会陪同团队一起复核方案,讨论修改,做好实时了解,及时反馈。


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问题4:你是否有过管理下属的经验?有直接下属吗?如何监督、支持下属员工开展工作?如果与一批新人共同工作,您将如何了解他们呢?如果作为一名部门管理人员,你将如何建设和团结成员?


回答:倾听是了解别人的关键。部门管理人员应当具备一定的培训能力,部署和分解工作任务,在指导下属工作时必须能够制定出量化的、可操作的工作指标和方法,并规定完成时限和标准,进行跟踪反馈。


期待你身份的转变。




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作者简介


阿哼

国企高级行政管理人员