在选择场地的时，根据不同的会议需求我们要重视的条件也会有区别。

一般来说要先看活动的规模和主题设计等来选择合适大小和风格的场地，且符合我们的场地预算范围；其次考虑位置（是否方便停车或离地铁口步行较近）、配套设施（如音响&视频设备、LED、可增容电量等）、配套服务（是否可以供餐，是否能够提供桌椅、是否有专用车位等）  

当我们对场地的条件要求比较明确时，除了自行寻址以外，还可以找专业的会议场地服务公司来帮我们做定向推荐，比如“会小二”。

比较关注三个方面：

首先看活动公司的专业度和行业经验，具备丰富经验的专业团队往往能快速理解用户需求，并且在执行过程中如遇突发问题也能较好化解。

其次看活动的创新策划能力，如果这项能力不足，大都交付的方案都是模板套用，毫无亮点。

另外会关注供应商的执行能力和配合度，比如对活动进度是否能够合理规划，对项目涉及各方供应商的把控能力，活动现场的统筹能力等。

最大的风险来自于对执行成本的不可控。当他们经验不足且责任心不够的时候，对活动效果和细节的把控是薄弱的，过程中就会出现各式各样的突发情况，要快速解决就避免不了骑虎难下的成本支出。 

执行过程环环相扣，一个看似不起眼的小坑都有可能对整体引发大的影响，在这里分享几个避坑经验：

①、物料：所有的设计物料，在出大货之前一定一定要打样且要看到实物（照片或视频看样误差较大），确认无误再批量制作。预留充分的制作周期（打样制作周期，样品多次往返物流时间，修改制作周期，大货制作周期），不要卡着项目进度倒推。 

②、在与服务商确定物料制作或搭建内容时，对于材质，尺寸，工艺，用量一定要标注清晰，避免现场出现物料与预期不符、临时调整导致成本增加的情况，这也会使整个进度受到影响。

③、要有详细的工作进度安排，明确责任人，交付时间，交付质量：一般情况下我们组织大规模的活动筹备时间跨度比较大，内容也比较琐碎，同时还涉及内外部多部门统筹协调。日程规划不清晰，责任人不明确，执行起来就找不到节奏。那么越到后期就会越赶，赶时间的状态下很多细节考虑就会缺失。

④、关于服务商的筛选避坑：不要被做的天花乱坠的方案PPT迷惑，有些服务商只是为拿下项目，把方案做的很好，但不对效果负责，实用性很差。所以在挑选服务商时，要看准项目负责人的专业度和责任心。要考虑落地执行的可行性及性价比。千万记住，执行能力大于策划能力。

首先人员分工要明确，建立有效的沟通机制，各流程节点指定责任人，避免现场局面混乱；

其次要尽可能详尽地进行风险预估和准备解决方案；

另外，在对接服务商的时候只需对项目负责人统一出口，不要试图一对多去指挥执行，导致服务团队内部信息不对称。

我认为策划服务商的知名企业经验只能作为参考。知名企业的大型会议，往往会投入很高的成本，且有庞大的项目团队做支持，服务商是整体统筹还是参与其中一个小模块的服务有待考证。

另外有些比较知名的活动公司，他们的主要收入来源还是在大项目上，那么人力和精力也必然会投入得更多。如果我们的会议活动不能在一个体量上，其实参考价值不高，且服务商对我们的重视度也会较低。

所以，有知名企业大型会议经验可以从某种角度上证明此服务商的资质和某方面能力应该是过关的，但是否匹配公司需求还需要多方面考虑。

活动付款一般我们会分三个节点来支付：4/3/3或4/2/4。

首款一般用于项目启动预付款（如场地费，方案深化和部分物料制作），这部分费用建议在满足场地费前提下尽量控制好比例（最高也不能超过50%），因为从签订合同到活动举办还有较长的调整周期，这期间会有很多的不确定性。

在活动举办前一切准备顺利的前提下，可支付剩余款项的40%左右，确保活动顺利开展。

尾款预留比例较高，活动公司的服务费一般是整个项目成本的10-20%，尾款费用中要包含这部分。在活动执行过程中需要确认人工及物料的实际投入情况，如有缺失需在尾款中扣除。

服务商选得好，活动有创意、流程顺畅、现场展现也会比较直观，员工在参与整个活动的过程中从视觉到心理都会有非常好的感知。

选得不好，投诉较多的情况可能有：物料或搭建太粗糙、现场服务人员不专业一问三不知或态度不热情、突发状况处理效率低导致现场冷场等。

有四个关键词可以分享：

①主题形式：了解会议活动的目的，将这个核心目标与企业文化进行融合。如战略目标，阶段难点突破等。

②视觉融合：将企业形象、LOGO、文化口号或主题色充分渗透，在主视觉的基础上贯穿活动始终。

③细节融合：用细节贯穿整个活动，比如统一的着装，奖品伴手礼的包装，预热内容等，都可以去做文化的融合。 

④流程亮点：重视“讲述“的力量，让员工、老板走心分享。

当然遇到过。

比如有一年组织年会，我们要定制员工纪念品--一个公司吉祥物的摆件。制作周期按照原计划其实已预留了充分时间，但没想到公司吉祥物造型和颜色的一个特殊设计在开模时遇到了制作难题，颜色怎么刷都不均匀且偏色严重。

制作工厂又不在北京，沟通成本极高，反复调整看样的物流时间也随之增加。年会即将召开，眼看就要来不及了，临时采购大众礼品又失去了意义。后来我们快速调整方向，吉祥物只做简单素模，配套紧急采购DIY画笔和七彩颜料。重新包装并赋予纪念品新的意义：我们骨子里有同样的基因（素模代表文化内核），为共同的目标在一起不断的奋斗，但也因你们的不同才创造出那么多的精彩（让大家自己去设计我们的吉祥物外形颜色）。年会结束后延展进行了一作品展。完美解决突发状况。