又到了采购鹅们一年两度or四度做供应商管理的时候啦!大家是不是又「秃头搔更少」啦?

为了帮助大家捋顺供应商管理工作,今天算头就将供应商管理工作细化,从资质管理、分类管理、策略管理、培养管理和日常管理五个维度给大家剖析一下,一起来看——


1

资质管理「三步走」


核实供应商是否满足业务要求和标准,是否能提供稳定优质的服务,是保证未来业务能持续稳定进行的重要一环。


01

准备需要审核的供应商各种资质材料


需要从以下几个方面进行资质审核:


 ◎ 供应商提交的企业基本资质材料 


基本材料一般有以下几种:


  • 3证合一或5证合一(复印件加盖公章)

  • 银行开户许可证(复印件加盖公章)

  • 一般纳税人证书(个体工商户除外,复印件加盖公章)


需要审核以下几点:

▶ 资质信息是否一致有效、是否在有效期内

▶ 营业执照中的营业范围/设立时间/注册资金/地址信息是否真实

▶ 开户许可证:是否进行收款开票

▶ 一般纳税人证书:判断发票税率

▶ 是否被列为严重失信单位或较多相关强制执行案例


【注】可在国家企业信用信息公示系统、信用中国等网站查询


 ◎ 特定行业相关资质和证书 


不同业务类型、类目所必需的资质材料也不同。


如:

房屋租赁类需要房产证复印件等资料,车辆租赁类需要驾驶员驾驶证、道路运输经营许可证,员工餐厅需要食品经营许可证、人员健康证等。


 ◎ 产品或服务的证明文件 


如:

电子产品等的3C认证、自产食品的产品质检证明、信息安全或职业健康等各管理体系认证证书。


 ◎ 供应商企业财务报表 


包含资产负债表、利润表、现金流量表等。


02

不同规模的项目,资质审核方式不同


可进行自行核查或合作形式核查。


若业务为小金额采购,则可以选择电子资质文件核查和线上核查,通过核查资料及在相关网站查询并生成供应商自查表。


* 供应商自查表


或对供应商进行现场考察具体考察如供应商生产规模及能力、质量保障、技术力量、交付周期、服务态度等方面,更直观更全面。


若是大金额采买或招标项目,建议由公司法务部门或外请专家介入核查。


03

新老供应商的资质审核频率视情况而定


新供应商:分三种情况--①比价前审核;②审核后未合作成功的,半年内客不重复审核;③审核后合作成功的,一年内可不重复审核。


老供应商:分两种情况--①年终供应商考核时,可进行复核资质;②服务到期续签前,可进行复核资质。


招标供应商:建议每次招标都进行审核,无论新老供应商。



2

分类做得好,管理更高效


供应商分类是供应商入库后管理的首要环节,只有在供应商细分的基础上,才能对其进行适当的管理策略实施。

我们可以依据采购物品的金额、采购商品的重要性风险性,以及供应商的可信赖度等多重因素,将供应商划分为若干个不同的板块群体。下面介绍几种比较常见的供应商分类方法。

 ◎ ABC分类法/风险分类法 


是将公司采购物资进行分类,这样自然就可以将提供物资的供应商区别开来。相应地,可以直接看出哪些物资采购更有风险或价值更高,哪些物资属于一般物资,风险或价值相对更小。


所以采购精力分配也要有所侧重,针对不同重要程度的供应商采取不同的策略,对于重点供应商,要投入更大比例的时间精力做管理与改进。

 ◎ 二向分类法 

是将供应商分为产品型供应商服务型供应商


产品型供应商在产品设计、生产及价格等方面具有更突出的优势,而服务型供应商产品质量、售后服务、交货及信息沟通上具有突出优势的供应商。



 ◎ 深浅关系分类法 


按照双方的合作关系由浅到深,可将供应商分为短期目标型、长期目标型、渗透型、联盟型和纵向集成型5类。    


短期目标型,与供应商之间为普通买卖关系,双方的交易停留在短期的交易合同上,交易完成之后,双方的关系也就此终止。    


长期目标型建立了一种合作伙伴关系,超过了买卖关系,双方能从长远利益出发,相互配合,共同降低成本,提高竞争力


渗透型较合作伙伴关系更进一步,把对方公司看成自己公司的一部分,「亲如一家」,从而更好地了解对方的情况,改进产品服务的方向或提出可行的改进意见。


联盟型和纵向集成型要求最高,它将关系扩宽整个供应链,协调供应链各成员之间的关系,并能够做出利于供应链整体利益而不是单个企业利益的决策。


需要注意的是:


要及时对供应商库的资料进行更新,移除不合格或无意愿合作的供应商,开发新的供应商,确保供应商库里的每一个个体在某种程度上适合公司选择。



3

策略管理,给优质供应商一个机会


做好资质管理和分类管理,你还需要对供应商管理进行深耕,从而对优质供应商有一个更清晰的认识。


下面这三大维度策略管理,让你的供应商管理更有预判、更有深度,更有价值。


01

能力评估


以往我们在评估供应商时,更看重最终交付的产品和服务,也就是「结果导向」,对过程中的供应能力会有一些忽略;然而,这些能力有时更能体现出供应商的真正实力。


了解对方供应实力,提前吃下一颗定心丸,规避风险,可以从以下3点进行考察:


考察供应商企业的自身能力,如管理能力、设备能力、员工技术能力;

考察供应商企业对合同的理解能力,每一个规格要求、每一种单据要求都要进行研究,并落实到书面上,从而保证双方都能对合同有正确得当的理解;

考察供应商企业的过程能力,可根据已制定的过程规则进行考察,如是否有流程文件管理、关键节点记录、分析过程损失等。


02

发展策略


当企业有战略性发展目标时,对采购也会有战略性要求。需要对采购市场深入了解和分析之后,制定采购策略、落地采购动作。


这就要求采购在对供应商分类管理上,不能局限于采购物品的属性维度,更要立足于采购市场分析和供应商发展的层面上,建立供应商发展维度的分类。


发展目标明确、发展前景良好的供应商,是有战略性发展目标的企业的优质伙伴,跟得上彼此成长的速度,合作才能更有深度,更能长久。


03

协同模式


我们与供应商的各方面需求都需要有最适合的协同模式来匹配。如:

▶ 对产品服务质量的要求须与供应商可提供的质量方案相匹配;

▶ 供应商的流程信息、关键节点信息须及时同步;

▶ 对产品服务的改正改进意见须及时同步给供应商;

▶ 供应商的结算需求须和企业的结算支付方案相匹配等等。


而协同下来的结果,就是降低了不必要的沟通成本、物料成本、改正成本,减少了「交白卷」,让交付更有价值。



4

做好培养管理,实现双赢


千万不要把与供应商的关系简单地总结为「甲乙方关系」,至少要发展为前文中提到的「长期目标型合作关系」或「渗透型合作关系」;从小的出发点讲,我们最终可以获得优质的产品或服务,从更高战略型发展层面来说,最终可以达到互利互惠、实现双赢的目标。


这就需要双方在项目过程中或供应商管理过程中,对合作流程、产品服务等做及时的优化改进,从而激励供应商同步成长。


 标准化流程引导 :提前沟通,将自有标准化流程输出给供应商,一些非重要环节可做灵活处理;

 合作内容辅导 :要将需求各细节完整同步给供应商,同时也需要供应商将产品服务的制作工艺流程等「知识点」传输给采购,双方对合作内容要做到应知应懂,尽量避免后期因方案多次修改二导致项目延期的麻烦;

 改正改善辅导 :对流程中(如设计、生产、运输等)产生的错误及时指出改正,优化改进合作流程或制作「工艺」,不论是对采购还是供应商来说,都会有一个管理、生产层面上的质的迭代。


5

日常管理运营不容忽视


采购日常管理运营中经常做的就是QCP管理(质量管理)


 ①  通常从价格、品质、货期和配合度(服务)4个方面来考核供应商,并按百分制的形式来计算得分,至于如何配分,各公司可视具体情况自行决定:

* 质量管理-评估量表


 ②  类似办公⽤品、饮⽤⽔、下午茶等常规质量管理,可以做固定周期的绩效考核,如季度、半年度、年度考核;当针对某一大型项目如搬家、装修时,一般不会采用年度框架协议的形式,可做专项考核

 ③  在质量管理的过程中,需要建立激励供应商机制,具体措施如调整订单激励、缩短付款周期激励、竞争激励、处罚激励等,以确保产品或服务能够保质保量如期甚至提前完成。



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企业与供应商不再是纯粹的甲乙方关系,而是共同合作,实现组合优势,达到双赢。


因此,对于战略型关系的供应商,不仅仅是完成简单的「生产-交易」过程,还需要双方在技术上、资源上、合作上相互配合,双向促进,最终实现企业与供应商共同成长。


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