没有规矩，不成方圆。
管理制度不仅是企业日常运营的行为规范，也是出现问题后明确职责范围、寻找解决方法的依据。
那么，该如何制定切实可行的行政管理制度呢？
其实找对了方法，制定行政管理制度就不难。下面就一起来看看，如何通过“准备工作→文本起草→评估推演→审核下发”这四个步骤来完成管理制度的编制！
*本文内容来自知行公开课，16年经验的资深行政人Jeff《行政管理制度建设全流程详解》
第一步：准备工作
准备工作是制定管理制度的基础，只有夯实基础，才能让制度更可行更落地。
01
调研考察
无论现在是否已经有了成型的管理制度，日常管理工作都会有这样或那样的问题存在，调研考察其实就是“找问题”，带着这些问题再去进行后续的步骤。
我们在“找问题”时，要明确三点：
找什么样的问题？
合规问题：是不是存在管理漏洞、是不是有哪些制度的冲突、有没有管理真空等。
效率问题：流程上有没有繁琐冗杂的部分、是不是有些工作没有意义的无用功等。
执行问题：管理规定与实际执行是否存在偏差、是否有一些条款完全成了摆设等。
要找谁来调研？
执行部门：一线执行部门更了解目前制度的执行情况，以及他们的工作过程、工作习惯等。
协同部门：需要多部门合作的部分，要各了解各部门的分工情况。
内控部门：了解完上面两个部门后，再到从内控的角度看来是否有还需要规范的地方。
如何进行调研？
首先，要跟接受调研的团队或负责人打好招呼，说清楚调研目的，我们是来发现问题解决问题的。
其次，在形式上最好选择“面对面”交流的形式，多听多问，不要太严肃，这样才能得到最真实可靠的第一手资料。
然后，要观察实际的工作情况，查看查看报表台账等书面材料，做到眼见为实。
最后，请调研对象进行书面确认，以保证他反馈的意见和建议被正确记录。如果调研对象提出好的方向和思路，也可以以此为据对他进行表彰和奖励。
02
分析原因
将我们收集来的一大堆问题统一整理分析，原则就是“根据现象，判定原因”。
要筛选出这些问题中，哪些是因为职责不清晰、分工不明确造成的；哪些是应为工作标准不清晰、工作流程不规范造成的、哪些是协同方式不明确造成的；还有哪些是因为执行人员能力与责任心不足造成的。
这里就要求我们熟悉管理的逻辑和原则，确保原因分析不出现偏差。
03
平衡解决
分析完原因之后，我们就要来找到解决方法，但这个解决方法一定是要在衡量过“成本”、“效率”和“合规”这三个方面之后，再下结论。
当然，也要根据公司的实际情况，合理安排这三点的优先级。例如，初创企业，可以将“效率”作为首要考虑因素，“成本”和“合规”的优先级可以适当靠后；如果企业已经进入发展稳定期，或准备上市，那就要优先考虑“合规”的问题了。
04
产出成果
这一步就是将上面我们所做的工作，整理成为报告，内容包含：
1）目前阶段管理制度存在什么问题？
2）造成上述问题的原因主要有哪些？
3）针对已存在的问题，拟定了怎样的解决方案？
清晰准确地总结好我们这一阶段的所有工作，为后续的文本起草做好准备。
第二步：文本起草
下面我们就可以着手开始写管理制度了，两个部分需要特别注意，一个是结构，一个是行文。
01
结构：六大模块
完整的规章制度通常包括六个部分：
具体各部分内容包括：
1）综述
其实就是管理制度的引言部分，简单介绍本制度包含的内容即可。
*综述示例（来自知行晓政资料库《办公园区管理规定》）
2）定义与范围
“定义”主要是对制度中所出现的专有名词进行准确的描述，以防产生歧义。
“范围”用以规定本制度的适用范围，是针对整个集团，还是某分公司，或是某事业部等。
*定义示例（来自知行晓政资料库《资产管理规定》）
*范围示例（来自知行晓政资料库《接待工作管理规定》）
3）职责与授权
“职责”是指划清各部门的分工，谁是主导部门，谁是配合部门要规定清楚。
“授权”就是明确各管理权限，特别是涉及费用支出、资产处置、人员调整等重要行为。
*职责示例（来自知行晓政资料库《档案管理规定》）
4）内容与要求
这部分是管理制度中最主要的内容，就是将我们在上一步骤中的“产出结果”进行展开，将解决方案整理成为规范化要求。
5）考核与奖惩
可以与责任人的绩效挂钩，也可以直接体现在实际收入中，但是注意考核标准一定要清晰公允、易于判断。
6）附件与表单
这部分就是对管理制度中所出现的信息进行汇总，或对某细则进行补充说明，可以是制度中所提到的表单模板、详细的SOP手册等。
*示例（来自知行晓政资料库《行政费用预算管理规定》）
02
行文：四大原则
作为具有权威性的工作指导材料，要特别注意表述方式和文件格式，主要有四条原则：
1）逻辑条理清晰
按照上面的六大模块进行梳理，不要出现逻辑漏洞。
2）执行细则明确
执行步骤的描述要细致落地，看到就知道要怎么做。
3）文字准确简洁
文字表述要准确，不要出现歧义；精简用词，用更少的字数描述更多的内容。
4）格式整洁大方
格式要统一，这部分可以参考我们之前写过的《行政必须掌握的公文规范》。
第三步：评估推演
评估推演其实就是“纸面演习”的过程，这就需要多个部门来共同参与。
一般情况下，可先由执行部门按照新编的管理制度进行演习，评估可行性和落地性。然后，协同部门参与评估，并着重针对制度中关于分工合作的部分是否合理，是否可以正确执行。接着由内控部门来核查新制度的合规性，其中是否有管理漏洞。
最后汇总三个部门的意见，制度编写团队进行修订，再通过书面形式交由上述三个部门确认，完成评估推演闭环。
第四步：审核下发
经过上述三个步骤后，我们的行政管理制度文件就已经成型了，接下来就是按照公司的文件下发流程进行审核下发。
作为编制团队，可以在发起审批流程时，备注一些必要的信息说明，便于后续领导审核能快速了解本制度的目的及内容，便于流程的快速通过。
具体可以参考以下四个方向：
1）本管理制度管理是针对哪项工作进行的规范？明确了哪些工作和要求？
2）本管理制度已通过考察调研、内部评估推演、各管理部门已达成一致。
3）本管理制度为试行稿，在某时间段内、某试点单位进行试行。
4）后续将根据执行情况进行修订。
到这里，我们的管理制度的编制就完成了，
接下来就要真正开始下发执行。
那么，执行过程又该注意些什么呢？
执行过程
任何一个制度都不可能一经制定就完美执行，所以需要有“试点试行”的过程。
可规定6-9个月的试行期，试行期内不将管理制度的执行纳入考核，给予大家一个缓冲，在试行结束前3-4周统计目前制度的执行情况和问题，进行新一轮的修订再正式实施。
正式实施后，也要根据企业的发展情况进行定期修订。如果企业稳定运行变化不大，修订周期可以在2-3年，如果企业正在快速发展阶段，修订周期可以控制在1.5-2年。
以下是某集团性企业（全国22个城市有49家分支机构）的采购管理制度执行实施的时间线，可以给大家作为参考。
行政管理制度确实对专业性有一定的要求，但掌握了方法再一步步实践，就会发现其实也没有那么难，甚至还能为简历增加含金量。
在知行晓政官网（izxxz.com）的资料库里，也有一些管理制度的模板，大家可以作为参考。不过想要写好管理制度，还是要靠一朝一夕的积累哦~
大家如果还有疑问的话，也可以去回看Jeff老师课程《行政管理制度建设全流程详解》。
如果有自己编写制度时的一些心得体会可以在评论区分享出来，大家共同探讨，小知也会揪出优质留言赠送官网积分哦~
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