近期，随着新冠疫情防控取得阶段性成效，很多企业在政府正确的政策方针指引下正式复工复产，企业的各种跨区域活动也陆续开展。
随之而来的商务接待工作逐步增长，那么各位行政人如何在严格落实具体防控要求的同时，又保持接待水平不降低，更好发挥行政人的作用呢？
今天，小知将按照接待时间线来为大家分享规范化商务接待流程标准！
一、接待前：充分准备阶段
接待信息可分为来访者个人详细信息和来访目的两方面。
⭕️访客的详细信息
在接收到接待任务时，首先要了解清楚访客的基本情况，可以从下面几个角度进行了解：
·确定访客来访时间、行程
·确定来访人员数量、具体职位信息和名字
·手机来访人员信息：咨询是否有比如民族、习惯、家人安排等特殊需求（地位、喜好、禁忌）等等，尽可能全面细致
🌟还有一点很重要，就是要明确知道访客是否有健康码绿码、行程码不带星，体温正常等等（根据当地/企业要求进行确认）。
提前与访客沟通访问标准及要求，可参考下面企业的访客来访要求：
*科大讯飞来访要求
*OPPO来访人员管控
*360
⭕️访客来访目的
还有很重要的一点就是你要清楚本次接待的目的。
一般商务接待的形式有：商务会谈、宴请、考察等。
接待目的一般为：合作前企业参观考察、谈判以达成与其合作、通过接待加深信任、通过行程掌握信息、行业/部门交流座谈、陪同学习等。
形式和目的，可能单独出现，也可能是一系列的活动组合，要根据具体情况进行规划。
收到接待通知确定各项信息后，立即制定接待规格、接待计划！
⭕️接待规格
首先要根据上述来访目的，确定本次接待规格，并拟定相应的接待计划。
一般可分为4个接待等级：
特级：省部级领导；央企及其他大型企业、团体负责人；对公司发展影响十分重大人员等其他同级别人员
一级：司局级和地市级领导；大型企事业单位对口部门主要负责人等其他同级别人员
二级：区级领导；与公司及子公司有业务关系的重要客户、潜在的投资人等其他同级别人员
三级：名单位来访客户；一般潜在客户等其他同级别人员
⭕️成立接待小组
在接待人员方面，需要成立接待小组，根据每次接待情况的不同，组建有针对性的接待小组。
组内成员可以细分为：
接待接口人：统一受理来访需求，并协调确定接待负责人，接待结束后负责接待信息归档、传递。
接待助理：制定接待计划、进行接待准备工作，协助填写客人来访记录，可参与实施接待。
接待负责人：对此次接待效果负责；需积极配合文件投入处的协调安排，承担接待工作。
各环节具体负责人：例如宾客车辆接送、酒店住宿、会场布置、展厅讲解人员、会场网络技术支持等等。
信息新闻联络人：负责对重要接待的新闻信息报道。
⭕️确定接待时间
做好多条时间动线规划，明确「出发日期、时间，逗留时间」以及「返程日期、时间」。
中间各个环节的时间线都要列清楚，确保领导、接待组和访客对行程规划。（时间节点例如：参观、拜访、会议、用餐、住宿等）
其中，需要注意一些小细节，如工作日可能出现的交通拥堵、车辆限号等等。
确定了接待的各项信息及接待方案后，接下来就是将接待环节中一些细节进行安排布置。
⭕️根据身份及实际情况安排
根据访客的身份和其他实际情况，安排具体接待人员、住宿、车辆、用餐等事项。
确定接待交通工具：
访客出行的不同交通工具有不同的注意事项。
比如乘坐飞机、高铁等公共交通工具，需要前往机场或车站接送、行李托运和跟踪、晚点的餐饮安排和行程重新计划等；
如果访客自行开商务车来访，需提前告知明确具体目的地（需发定位）、是否有限号限行、交通拥堵情况、车程时间、提前告知保安来访车牌、等级防疫信息、搬行李等服务工作。
确定住宿：
酒店提前预订，根据访客名单、接待规格及访客禁忌与喜好，安排对应房型和楼层（比如楼层、江景海景、与电梯距离等）。
另外：重要的访客房间可以摆放鲜花水果、公司欢迎词、宣传册等，对于部分特殊需求的访客需要提前更换一些酒店设施。
确定用餐：
安排接待用餐之前要注意了解访客的饮食习惯，是否有忌口食物等。
标准的用餐流程，首先要确定用餐形式，是桌餐还是自助餐；
然后确定陪同用餐人数和人员、及时通知提前到位；最重要的是要提前预订包厢、控制费用，结账时要核对账单。
小tips：行政人日常可收集不同标准和风格的协议餐厅，以备安排不同风格的访客用餐。
⭕️根据访客的工作内容安排
其次，根据访客的工作内容，分别做好以下安排：
1）如果访客要进行参观或学习交流，则应根据对方的要求，事先安排好参观行程；
2）通知相关交流人员，准备交流材料，筹备好相关情况介绍、现场演示等各项准备工作。
在准备阶段还要考虑一些其他情况，比如如遇突发情况如何处理、怎样避免垫资情况出现等等。
⭕️提前准备Plan B
为了避免出现意外情况，需要提前准备另一个计划。
这方面既要提前准备预设可能出现的突发状况，也非常考验临场发挥。
⭕️提前做好预算及备用金
接待过程中会有费用的产生，可以提前和公司申请备用金，避免过多垫付费用。
二、接待中：服务准备阶段
在访客到达当天，需在访客抵达之前再次确认好准备工作是否落实到位，并进行检查。
·会议检查
·会议室检查
·欢迎语检查
·会议周边环境检查
注意：对于疫情常态化下设置的「访客接待区」，也要检查是否消杀到位，确保一个安全的接待区域。
*上汽集团厂区里的一长排白色帐篷，用于访客接待；
在疫情防控期间，暂停访客进入公司；
如确有需要的，提交公司分管领导批准，并在门岗处填写健康登记表，接受体温测量
其次，在访客抵达时需要提前安排有关领导、接待人员到车站、机场、酒店、企业大厅等迎接。如有需要准备接送牌、鲜花等。
并且，如果访客中有重要身份，或活动具有重要意义，则事先应安排记录人员做好记录并安排宣传人员负责报道。
酒店跟进人员依据指引检查包厢环境，并与访客抵达前在酒店门口等候，协助酒店工作人员办理入住，并引导至客房。
陪餐领导先到达宴会地点，掌握宴请人数、规格、时间、标准；对接酒店经理配菜，准确把握上菜节奏，不宜过快或过慢。
⭕️宴请座次安排
宴请时的座次安排也非常重要，可分为三种情况进行安排：
*方式一：设主陪、副主陪式
*方式二：只设一个主陪
此种方式适合访客较少，如只有2-3位客人
*方式三：长条桌型宴请座次
确保会议室环境整洁、温度舒适、光线明暗。
准备好相关纸质资料、纸笔、茶水杯、水果、电脑、投影设备、PPT、摄影摄像设备并调试好等。
根据需要制作领导席签、横幅、欢迎牌等。
针对重要会见，行政还应安排合影，做到即拍即印，配上高档相框和合影也许会让客户收藏起来。
⭕️会议座位安排
通常在商务会见和座谈时会采用「长条桌」和「会谈桌」两种形式，具体座位安排见下图⬇️
*长条桌
注：A为上级领导或外宾席，B为主方席；当A为外宾时，A3与B3分别为客方与主方议员
*谈判会谈座位安排
参观主要有说那个板块组成：内容、动线、陪同人员。
根据参观内容安排参观动线，要注意动线的环境卫生、在动线放置饮品，重要的来宾还需要注意电梯控制、安排摄影翻译人员等。
陪同参观人员务必提前至下车处迎接，接待助理需及时同步来宾参观阶段信息给相关人员。如果有重要来宾，则梯控务必在客人到达前10分钟开始，以降低对其他人员的影响。
三、接待后：后期收尾阶段
一次专业的接待工作，需要善始善终，认真做好送客工作，方能为接待划上圆满的句号。
送别人员需事先了解来宾离开的准确时间，提前到达来宾入住的酒店，送来宾到达机场或车站，在来宾进站时，与来宾按一定顺序一一握手话别，待来宾乘坐的飞机/火车开动之后方能离开。
其中有两点可以着重思考；
⭕️周边调研与礼品赠送相配合
如果访客有周边调研的环节，行政可以把它跟礼品赠送相结合。礼品应以公司产品和土特产为主，适用性较广。
周边调研除了一些常规事项，行政还要注意：安排景点尽可能与公司业务相关，车辆要准备途中饮品药物，未经访客同意不要拍照。
👉此处有个传送门：《企业文化植入礼品的40+种方法！》
⭕️访客的送行安排要贴心
送行安排是接待的最后一个环节，周到的迎接和贴心的送行能为接待事项拉高不少分数。
对于送行人员的选择，一般为此次接待中的主接待人或次一级人员。
送行时间要充分考虑路况因素、关注航班/车次信息，有延误等情况时需及时调整。另外，行政还需要根据行程时间预备能量包。若有重要客户，记得尽量走机场VIP通道和高铁贵宾通道。
*访客离开后，还可以通过系统发送满意度调研回访
包括接待费用结算和资料归档汇总等。
⭕️费用结算
其中的接待费用结算，从住宿到用餐再到会议场地的租用费等，进行一一汇总、核算，然后再按照公司章程对接财务进行结算。
⭕️稿件
相应的稿件也需要及时跟上，比如会议的新闻稿、会议纪要等都要及时完成。
每次接待任务完成后，要认真、及时进行总结，肯定成绩，找出差距，不断提高接待水平，同时将接待工作的每一个流程标准化。
一方面有利于后期接待的开展，另一方面可以形成指导手册，有效减轻自身工作压力。
可以从「多观察、多思考、勤记录」三个角度进行：
「多观察」
指注意观察细节，比如访客喜欢喝什么茶、哪些菜更喜欢吃，喜欢高铁还是飞机等；
「多思考」
要求各位行政人做一步想三步，比如到公司后展厅接待有没有准备好？参观展厅时会议室准备好了吗等等；
「勤记录」
就是养成复盘的好习惯，接待结束后复盘本次接待出现的问题、做得好的地方，路线上的安排可优化地方等等。
写在最后
一次完整专业的接待，不仅会给访客留下对公司的好印象，还会让领导对你的能力刮目相看。
看似接待是一个不起眼的小事，但也要提前准备很多内容，并想要在整个接待流程中不出纰漏，真的要把每一个细节做到面面俱到，一起做一个细心的行政人吧！
*文中图片来源于各企业公众号及网络
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