主要有三大方面。

明确会议/活动的时间、地点、规模：这三点是一个会议/活动的基本组成要素。想要找到合适的场地，时间用来确认场地的档期，地点用来查找复核条件的会议场所，规模用来确认场地的尺寸、大小、层高等等细节。

明确几种常用的会议/活动摆台形式：最常见的会议/活动摆台形式有剧院式、课桌式、宴会式、董事会等等。不同的摆台形式对会场的面积及设备要求都不同，明确自己活动的摆台形式可以更好的明确活动所符合的场地需求。

场地交通与住宿条件：会议的基本信息确定，这时候可以锁定选择的地点与范围。当然，如今会议场地供应商如此之多，酒店、会展中心、创意特色会场哪一个是我们最佳的选择呢？在所确定的区域想必会有多家场所符合要求；优选地点交通便利、会场层高、无柱、内有所需设备并住宿有条件等全面提供服务的场所。

我比较看重这4个方面：

经验丰富：有经验和信誉的公司是选择会议策划公司的首要条件。

质量保证：选择会议服务公司，一定要认真审阅会议服务商给出的报价表、确认书及协议书，弄清楚所提供服务的全部内容和标准是否符合目前需求，质量是否有保障，再做判断。

网络强大：会议服务商可以够通过最新的网络讯息，并结合各种实际要求和变化做出最佳的调整，以确保会议/活动顺利完美完成。

能力超卓：例如，既能提供商务旅行服务，又能安排商务活动；既能提供商务邀请，又能协助办理签证；既能购买各种出行票务，又能协助出境通关；全能性服务不仅可以帮助我们减轻会议/活动工作中带来的难度，还可以加快会议/活动前期工作进程。

首先是安全问题，不管是室内场地还是室外场地，安全都是第一位的。

其次是细节问题。每一处细节都要落实到位，让参与活动和会议的人满意度感知。

沟通也很重要。是否沟通衔接到位，是否给关键的人传达清楚等，都是沟通过程中需要注意的。沟通不到位，很多事情就会发生困难和问题。

还有就是流程问题。流程设计是否合理，是否每一个流程都有具体专业的人来负责，都是很关键的。整个会务流程是工作的核心内容之一，是工作人员需要注意的。

最后是成本控制。做会务还需要注意成本控制，不管会议/活动规模大小，每一次的成本核算都需要做到认真和谨慎。严肃处理成本问题，认真控制好成本，会让整个的活动价值更大。

办会议/活动不是简单的活儿，能把会议做好的也不是简单的人。会议/活动中的大小细节，说起来千丝万缕，如果不是经验丰富的人很难做到面面俱到。

时间进度、有效沟通、现场执行力、突发事件应急预案等都是值得我们重点关注的。一个值得信赖的会议策划服务商不需要甲方过多的管理，双方是一种并肩战斗且默契合作的状态。

如何能在短暂的会议/活动上把握全局呢？前期策划做得好，会议当天的执行工作也就会轻松许多。因此，在撰写会议活动策划方案时，就要树立应变意识，完善会议活动方案。成功应对会议突发情况，靠的是策划人员对会议各环节的缜密考虑。

以大型会议策划方案为例，要考虑到交通安全、车辆停放、供水供电、卫生安全等方面，并与交警、城管、电力、卫生等有关部门协调顺畅。策划好方案还不够，还需要细化应急预案部分，多想几个“万一”，多设计几个“万一”，比如交通、天气、卫生等方面可能发生的问题，这里要考虑到最坏的情况，制定每个可能出现情况的应对预案。

对于会议策划商选择上，想必大家一定都会着重了解对方是否有过往大型知名企业服务的经验，这也算是评定有丰富经验策划商的一部分。

接下来分享一些会议策划小贴士给大家：

① 与领导沟通了解会议目的性确定整个会议/活动大方向，策划方案要贴合，否则完全是无用功。比如要沟通要会议的主题是什么？多大规模？请哪些领导？议程是什么？是否有特别事项？

② 草拟初步方案，与领导确认沟通之后应该将初步的方案与策划商及时沟通并拟写初稿，上交审核。因为在沟通中可能会出现理解偏差，把方案落到纸上，能及时纠正，避免走偏。

③ 细化方案初步方案确认后，细化每一个环节，这一步骤是最重要的一部分。可以按照会前、会中、会后的思路来安排。

④ 合理分配工作执行中很可能出现问题，要懂得与同事之前的分工合作，禁忌一个人把全部工作包揽。如果真的有特殊情况，到了紧要关头往往都会顾头来不及顾尾，因此分工合作是必需的，多一个人分担处理当然更靠谱。

⑤ 统筹负责人共享进度统筹全局会议策划方案落地，务必要以正式会议分享整体会议/活动完整方案并成立会务组公布分配工作结果。（有条件的可以提前成立会务组成员）说到这里，补充一下啊。如果由领导来公布工作分配效果可能更好呦！

杰克韦尔奇老先生说：采购和销售是公司唯一能挣钱的部门。此言不虚，一般而言采购成本每降低1%，企业利润很可能增加5%~10%。

所以，对企业来说，现金流比利润更重要。企业支付供应商款项的账期越长，留住现金的时间越久，企业的现金流就越充沛，抗风险能力就会越高。

从员工体验角度来说，影响员工满意度的触点就像关注客户体验一样，关注新生代员工的工作体验已经成为很多企业的共识。

同样，员工满意度这样一个抽象概念，它产生于员工与企业交互过程中，多为主观感受，对于选择一个靠谱的会议策划服务商来说，能想到更多针对员工便利的细节是很重要的。任何活动，都不可能让所有人都满意。我们追求的是大多数人能认可，小部分人用来争取和改变，真的最后无法达成共识的小部分人，就只能让他们以大局为重，服从、配合。

小伙伴们比较有争议的点大多为安排环节不到位、未考虑到个人利益等方面。所以在前期寻求各部门意见的过程建议是一种开明的表现，同时也是为了降低以后活动的阻力。

企业文化是驱使企业行为的一股隐藏力量，企业文化市一个组织由其价值观、信念、仪式、符号、处事方式等组成的其特有的文化形象。

简单而言，就是企业在日常运行中所表现的各种方面。包含了企业使命、愿景、价值观等，这些你可以写在墙上、活动里融合，更多的让公司里面的小伙伴都认可与宣导。

有个这些以后，员工的沟通方式、员工培养体系、职级体系和晋升通道，以及启动新项目的方式，庆祝活动、年会的方式都将慢慢形成某种特定的工作气氛。

以往我们讨论比较多的话题都是和活动策划相关的，那你可知活动执行可不像是活动策划方案那样有时间修改。活动执行就像是在实时直播，容不得有半点的错误，从邀请、接待、到现场的每一个环节，都必须环环相扣。要怎么才能百密而无一疏呢？

设备硬件故障：这是最常发生的事情，想想要是主讲人正兴致勃勃地发表演讲，突然话筒或者音响坏了，面对在座的那么多人，该怎么办？不用话筒大家听不见，等待维修时间拖延，乱了整个流程。所以在活动开始前，应检查所有设备，并且准备备用设备。

报批：大型户外活动需要报批消防城建公安等系统。作为执行者一定要知道哪些场所需要办理哪些许可证，需要做些什么工作，不能靠临时碰运气解决，尽量考虑到各种可能发生的意外事件。

现场工作人员不足：有时候活动为了节省开支，一场活动可能就招募几个兼职工作人员，有些时候是不够安排的。在这方面还是可以多安排1—2名的兼职工作人员充当机动位置。

活动的执行容不得岔子，一定要思考的尽量全面，三思而后行！