又到了写行政年终总结的时候了。想必很多小伙伴在发愁:写年度工作总结,全年数据怎么有效使用?如何避免文字堆积,让内容更精炼、让老板更想看?


——用图表!


2022行政工作总结报告,小知从以下10个关键词为大家整理出一些思路。不仅包含工作亮点事项的举例,还为大家展示了如何使用相关数据图表,希望能对大家的工作总结写法提供一些参考~





1、行政费用支出情况



总结工作的逻辑,大家一般会采用总-分的形式,先展示整年工作概况。


因此在这里你可以把全年行政费用总支出相关数据制成图表,展示今年各行政项目费用占比,做行政运营成本概览。花费较多的项目,自然就是接下来工作展示的重点。


*虚拟数据,仅示意


在上图空心内加上今年与去年总支出的对比,能有效展示年度降本工作的效果,让领导们对你的工作成果建立直观印象~


*虚拟数据,仅示意


如果想让降本增效的效果更明显,这里还可以加入数据——人均运营成本。


对于人均运营成本的计算,大家可以根据自己公司性质和工作内容来制定。软通动力的计算方法是:将资产管理、场地管理、工位管理三大系统中所累积的数据全部转化为“一个工位”的数据信息,以其为指标体系。(仅供大家参考)




同比最近5年的人均运营成本数据,做阶段分析,可以展示近5年来整体的人均成本费用情况。而且根据人均成本趋势和来年公司人员增减情况预估,还可以为明年的预算预估提供参考。


*虚拟数据,仅示意





2、高投入项目成果分析



在年度行政费用中,占据较高投入的大项目需要单独分析,展示成果。比如选址、装修、引入会议管理设备等的智能化改造等。


根据项目投入、占年预算比例、员工体验反馈、对工作效率的提升等相关数据进行数据分析,可以将高投入项目的成果具象化。


比如你司今年进行了会议室的升级改造,那么就可以根据员工关于开会的投诉量、公司会议室单个工作日内可承接的会议量来反映改造效果。


*虚拟数据,仅示意


有数据图支撑的成果,是不是比一句“会议室相关投诉减少,员工体验得到了有效提高”更有说服力?





3、能源消耗



能源资源的节约一向是「降本增效」中的有力措施之一。全年节约用电、节约用水等相关工作效果要记得展示出来!


首先可以制作全年电、水双曲线图,重点分析能源数据异常位置,结合实际情况展示行政的工作内容和工作成果。


*虚拟数据,仅示意

*上图来自:知行行政伙伴分享


用电总量可与前两年同比,针对全年能源节约工作做出效果总结。


*虚拟数据,仅示意


把节省下来的能源量具像化,会让你的工作成果更加直观~






4、空间管理



空间管理成果可以从哪些方面体现?


可以是搬迁新办公室后整体费用、能源的降低;

也可以是空间重新规划后区域占比的变化和使用体验的提升;

还可以是进行工位管理后员工体验与费用节约的双重效果...


比如最常见的:办公空间规划。使用数据分析时可以针对办公空间内各功能区域的面积占比、利用率数据,结合改造/规划前后情况做对比。


*虚拟数据,仅示意


比如结合上图,你的具体阐述可以是:空间改造后增加了多功能区以及会议室的面积,行政部门经过调研将原空出的办公面积规划成了集就餐、开放会议区于一体的多功能空间,解决会议室不够的问题的同时,降低了工位空置率。


如果你司有企业规模快速变动的情况,可以将工位空置率单独提出来,结合行政实际的应对措施进行说明。






5、行政服务对员工效率的提升



想要体现行政服务对效率的提升,可以使用的主要数据有:会议室预约数、卫生间等位情况、餐厅就餐人数、餐厅等位人数等。


整理出工作不同时间段内,不同空间的使用人数、排队情况,然后针对峰值进行原因分析,阐述行政所做的应对工作。


*虚拟数据,仅示意


数据峰值,可以选择环比数据,也可使用同比。具体使用方法如下:


1、标注异常


以餐饮管理为例,针对用餐拥挤的痛点,收集食堂中午时段用餐人数数据。统计各时段滞留人数,发现相比于18年来说,19年在12:45后滞留人数再次达到一个小高峰。



△图片来源知行公开课朱媛媛《玩转数据》


2、统计分析

这一异常是如何发生的?为什么大家明知拥挤仍然都要赶在高峰时段来吃?通过环比同比,呈现数据变化,得出结论。


3、获得结论

统计发现,滞留情况无法缓解的主要原因是总部人数增加,增加了食堂的承载能力。而高峰时段提供的菜品种类远超低峰时段,员工仍然愿意赶高峰时段;



△图片来源知行公开课朱媛媛《玩转数据》


4、生成策略

◎高峰期关闭食堂电视,播放较为快速的音乐增加用餐速度;

◎在食堂低峰时少炒、勤炒增加菜品口味及种类。

◎13:00之后每天30%菜品打折,折扣力度为8折。


以数据辅助,能把行政看似琐碎日常的工作放入一个大前提中,展现行政工作安排的科学性,让老板直观看到行政工作的效果和价值。





6、员工福利



不管公司体量多大,员工福利都是行政工作的重要部分之一。


可以从打造福利感知度、降低福利成本两方面着重描述。具体可以借助腾讯的「福利需求矩阵」,将本年福利相关工作进行串联,讲出你的福利设计思路与成果。



福利需求矩阵的使用方式是:将员工感知和企业重要性结合,筛选出需要关注的重点项目,横轴是满意度,指员工对这个福利的喜爱度,竖轴是重要性。

*福利需求矩阵相关内容来自 2020WORK&WOW!办公体验节上,北京腾讯行政福利研究员王馨的分享


这样一来,你的年度福利相关工作就可以成体系地进行阐述啦!


结合上员工对福利工作的反馈数据以及成本数据,老板就能清楚了解你在福利方面的工作成绩啦!





7、团队建设/活动策划



除了大型年会、周年庆活动,很多行政er反馈不知道如何展示日常下午茶和小团建活动的工作成果。明明是占据很多工作时间的事项,却无法在工作汇报中说出亮点。


其实,这些事项的汇报,能体现出行政对员工的了解,以及为了提升活动参与度/满意度/降低成本做出了哪些措施,就可以了。


比如你可以列出今年各类活动都举办了多少次、0成本的活动有哪些、大家满意度比较高的活动有什么。




针对活动形式、下午茶食物、游戏等详细内容还可以总结出「员工最爱」系列,不仅是行政带着思考工作的体现,也能侧面展示行政对员工喜好的了解。



如果你觉得这样太普通,还可以制作一份你司员工画像基于员工日常办公场景的行政服务数据提取关键点,绘制出企业员工行政需求全貌,明确行政服务需求。领导也可以通过你的这项工作更了解员工,进行更适合员工情况的公司内部管理。


*示意图





8、文化落地



行政是辅助企业文化落地的重要力量,在年度工作总结中可以总结一下行政部门今年在哪些方面具体做了哪些活动,亮点如何。


由于相关工作内容繁多,建议大家将内容串联成整体,进行阐述。比如可以借助杨小冒分享的“知信行”企业文化落地模型 ⬇️


「知」是对相关知识的认识和理解,具体工作内容包括:企业文化价值观宣贯活动、制作文化周边传播物料、打造企业内部的文化宣传环境、设立企业文化IP符号、定制企业文化及福利周边等。


「信」是正确的信念和积极的态度,具体工作内容包括:企业文化故事、企业文化课程、文化仪式感比如文化节日、文化社团等。


「行」是行动,工作内容包括:开展内部价值观考核、建立奖惩机制、简历上传下达的沟通机制等。







9、资产盘点



资产盘点工作汇报中,行政er可以出具一份资产盘点报告进行工作说明。报告主要应该包含以下几个内容:


◎目前资产情况(可用、可报废等)

对历史遗留问题的解决措施及实施效果

现的资产问题,提出解决方案

根据具体情况总结出的优化资产管理流程和方法

根据盘点发现的薄弱环节,接下来应该重点关注的资产类别


除了以上内容,还可以详细说明一下针对员工工作效率的提升,行政还做了哪些具体事项比如新购电脑,部分资产的回收清洁、资产动态管理等... 都有效提升了员工工作效率和员工满意度。






10、行政服务升级



年度行政工作的优化,可以以员工反馈、投诉内容为数据基础,从类别和数量来分类归因,展示行政在各个模块中的服务升级内容


员工反馈热词,用云图形式来展现更全面直观。



在分析的过程中,不仅要展示行政服务升级的具体方面,还可以展示来自各方面的好评反馈。


结合业务做出的服务升级内容,需要单独呈现,让老板感受到行政服务对业务的有效支持~




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对于数据图表的制作,大家可以尝试以下5个工具:



◎镝数图表:网页版(dycharts.com),支持数据上传和在线编辑修改。

◎图表秀:网页版,tubiaoxiu.com

◎WPS:需要下载,需要购买会员

◎简道云:需要下载

◎九数云:需要下载



以上内容,希望能对大家的工作总结ppt思路提供一些帮助~


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