俗话说，年终总结写得好，升职加薪少不了！

2022年进入最后一个月倒计时，很多小伙伴开始发愁「年终总结」怎么写，也一直让小知再出一篇关于年终总结的内容。

那么今天，小知就再和大家分享下如何通过年终总结，体现出行政工作的价值与意义，一起来看吧！

在写年终总结之前，先不要着急动笔或者搜集资料、整理数据等工作，要建立自己的思维，根据实际情况，弄清以下三个问题：

在落笔年终总结前要弄清楚这个问题，为什么要写年终总结？

可以从两个角度去看，首先对自身来说，年终总结是对自己的这一年的一次复盘机会，明确这一年都做了什么事情、有什么亮点与不足、有哪些成长……等等，是写给自己看的。

其次，从一个职场人的角度看，这是一次让领导看到你的付出和价值的机会，向领导展示你在项目上的成就，为公司提供了哪些有价值的事，是为升职加薪做准备的。

*图源：林雪青老师公开课《高评年终总结实用锦囊》

所以，从这个角度上看，也是给领导看的，在写的时候不妨换位思考：假如你是领导，你希望看到一份怎样的年终总结？（下面会详细提到）

*图源：林雪青老师公开课《高评年终总结实用锦囊》

另外，通俗来讲就是你想通过一份年终总结达到什么目的，比如是获取某些方面的资源、获得领导的支持，或是向领导展示自己的工作成果等等。

明确写年终总结的目的，能够为你的总结提供方向性指导。

其次，细化一下年终总结具体是写给谁看呢？

这个问题可以分两点来看：汇报对象是谁？他们的核心诉求是什么？

通常情况下，年终总结都是写给你的直属领导、领导的领导，或者其他部门的领导看；还有一种可能是给外部专家，或者服务过的客户看。

针对不同的汇报对象，对总结的关注点也不同，要搞清楚是谁看你的总结，才能对症下药。

在撰写年终总结时，如果可以从他们的角度思考问题，从他们需要的角度来提炼重点，那么你的年终总结大方向不会出问题。

还有一点就是，明确要求，有些企业的年终总结会给出方向性要求，比如指出总结的方向和关键点，明确这些要求，可以使你的年中总结不偏离大方向。

除此之外，年中总结也会有一些隐性要求，常常会被大家忽略。

这些隐性要求指的是没有明确标注的内容，是你的上级领导对内容的偏好。

比如有的领导看重数据不喜欢赘述，有的领导关注发展看重增长，有的领导在乎细节等等。

这些隐性要求，可以通过日常观察领导在工作中的审批和决策不断总结得出，按照「对方想听什么」及时做修正。

这些问题能帮你更有效的搭建成为「汇报体系」，让你清晰的知道从哪里入手，哪些是重点内容，可以展开汇报，哪些是需要拆分细节，详细说明。

在明确上面三个问题后，就可以着手写了，一份优秀的年终总结，关键在于内容与结构。

这段是年终总结的重点，既要展现自己对团队、对公司的突出贡献，又不能让领导觉得你是在王婆卖瓜。

所以这时候「用数据说话」不失为一个好办法，把行政工作中的指标量化。

比如采购中经过多方比价，或者是采取替换方案，为企业能够节省的资金有多少，费用方面同口径同比优化降低了多少；员工满意度方面进行满意度调研，员工满意度能够达到百分之多少，比上一年度增长了多少个百分点；安全生产事故发生率是否在指标范围之内等。

* 图源：一宁老师公开课《如何写好年终总结与规划》

如果实在没有量化指标和数据，可以在自己的工作内容中找对比。将Q1和Q2对比，上半年和下半年对比，这样一比较也就有数据可讲了。

这样将量化的数据摆上去，对自己的工作业绩更加有说服力和可信度。

这部分是体现自己工作能力的关键，让领导知道你不仅将原本工作完成得很好，而且还在完成的基础上做了深入的思考和总结，可以从重点项目和亮点项目着手。

⭕️重点项目描述

首先，你要挑选自己贡献度高，起到重要作用的部分作为主要汇报素材，也就是今年工作中「感知度」较高的部分，比如：

找到重点后，要用清晰的逻辑对它加以描述，而不是简单的“我做了什么工作，有什么样的效果”。

你可以围绕这个重点/亮点工作模块在年初制定的目标来展开，如果年初并没有制定目标，你可以围绕工作模块本身来讲述，将工作模块内的具体事项讲清楚。

其中，有两个小方法可以提升你的总结质量：

⭕️创新项目描述

行政创新项目也应该为年中总结里重点提到的部分，可以将创新项目进行分类：从0到1的创新、解决现有问题的创新。（不管是寻找创新项目还是已经做出的创新项目总结，都可以从这两个角度出发）

然后中这两个分类中，分别描述具体的创新事项。

如果是一个很小的事项，你可以在描述事项之后，脱离事项本身站在更高的角度分析作用。

比如创新事项是在卫生间为女生提供女性用品以应急，更高层次的作用就可以描述为：这是公司女性关怀领域里的新尝试...

针对解决现有问题的创新方案，在操作时可以从以往的满意度调研入手，首先解决感知度高的事项。在年终汇报时，不但要说明你做了哪些创新，还要说明解决了什么问题、效果如何，投入成本有多少。

当然，描述过程同样要有数据支撑，量化结果。

*图源：林雪青老师公开课《高评年终总结实用锦囊》

⭕️其他亮点

还有的小伙伴提出可以在琐碎工作中寻找突破口。

比如特殊应急处理像物业保修可以从时效上去讲，采购也可以从时效角度出发，接待可以从全流程和细节角度出发，包括供应商库建立后，按照不同的来宾去制定不同的接待规格等。

这些都可以成为普通工作中的亮点。

像这种，有自己的专项工作，日常亮点就是专项工作的结果亮点。

根据自己这一年工作目标达成情况，再来分析自己的不足，将不足的情况分类归纳整理出来，比如，专业技能、办公技巧、交流沟通等，可以用表格、图形可视化展示，一目了然。

但要明白，总结中不足情况的整理，是要让领导知道自己意识到不足后，采取了哪些改进措施，未来针对这项不足还将采取什么样的措施等。

想要在年中总结中将其更客观地展现，可以从两个方向分析：

在具体表述中，需要列明不足点具体是什么，以及对应给出自己的思考和改善方案。这个过程可以借助项目管理工具PDCA（Plan、Do、Check、Action）去回顾和阐述。

比如你要体现的不足之处是「发现自己团队建设中，日常团队例会分享做得不够好」，如何应用PDCA模型梳理阐述内容呢？

其中，P和D是你思考不足点的入手之处，C是具体的不足点，A是下半年工作中的改进方案。

结合自己的不足分析，就要写明年的计划，我们需要做的是——将自己优势部分保持，不足部分进行改进。

但是，有一点要记住：写计划千万不要只写方向，要写具体的操作时间和步骤，还需要说明你需要哪些资源，这些资源在哪里可以争取。

你要知道，年终总结是为数不多可以直接和大领导面对面沟通的机会，这不仅仅是一次年终总结，也要通过机会争取资源！

在制定后续工作计划时，需要注意以下3点：

其中前两个步骤是保证目标的制定不会出现根本性偏差，比如公司明年采取缩紧战略，那行政计划就不适合制定需要较大投入的项目，而更应该聚焦在维稳员工满意度上等；

最后一步则是向领导提出你需要的支持，这样领导会对行政工作更有概念，方便他调整预期以及后续提供帮助。

搭建、整理好年终总结框架、内容后，很多人会面临一个问题，仅仅罗列事实，缺少观点的引导，反而会消耗更多的「理解成本」。

以下有几个方法和技巧可以有效帮助行政整理信息、表达观点。

无论是在日常工作沟通还是年终总结，都可使用「结构化表达」，也就是金字塔原则，结论先行，以上统下，归类分组，逻辑递进。

*图源：林雪青老师公开课《高评年终总结实用锦囊》

第三个技巧就是「用图说话」，图标可以更直观、有对比、更清晰的看清趋势。

具体可以点击蓝字阅读原文学习：《行政年度工作汇报，如何「数据化」呈现？》，不仅包含工作亮点事项的举例，还为大家展示了如何使用相关数据图标。

思维过程可视化用思维导图，展现进度用鱼骨、甘特，分析问题用2H5W、SWOT、SMART，让数据说话用比较、分布画趋势......这些经过磨炼验证工具，都很适合来帮助我们进行工作流程的梳理和归纳。

其次，让年终总结报告更有美感绝对是加分项！

比如一些PPT模版、配色工具、配图等等，都能让年终总结的美感与企业主体元素、岗位特性完美融合，一起来看看有哪些网站吧。

总结不仅仅是对工作、对公司、对领导的总结，更是对自己进行全面剖析、深入思考从而获得清醒认知的重要过程。

带着这样的想法做总结，才能不断完善和提高职业水平，成为更有竞争力的人。

今天的总结就到这里啦，希望对大家有所帮助哦！开始准备你的年终总结吧！

*内容来自知行公开课，丁香园行政经理林雪青《高评年终总结实用锦囊》 

—END—