昨晚做了一个梦，梦见大BOSS通知我在次日晚上召开部门年会，自己一口应承下来。

次日早上主持完另一个活动后只有半天时间，忽然惊觉晚上年会订餐什么的都还没搞定，半天内怎么搞定一个五六百人的年会？！说起来也是老行政了，自己竟如此轻率托大。焦虑、自责、惭愧得醒了。

醒来发现虚惊一场，拍拍胸脯松口气后不禁想起自己经历过的关于年会的那许多坑，竟不断总结起来，直到天明。

早起赶快和大家分享一下，大家早看早绕道，远远避开这些坑。

CASE 1 

国外回来的新BOSS
 

多年前的年会多以“春晚”形式进行，历年年会之精彩不仅成为部门成员们共同的美好回忆，也是众所期盼的年度重要聚会（不可否认年会确是提升组织氛围、凝聚力的有效形式之一）。我作为一个饶有经验的年会组织者，恨不能在新BOSS面前赶快露一手。

这位BOSS在非洲和欧洲工作十余年刚回国内，当我按以往经验和BOSS确认主桌名单、AT团队节目时，BOSS说“没必要，大家一起HAPPY一下就行了”。

果然晚会上大BOSS不正式讲话不坐主位，最开心的环节是几个人在台上“群魔乱舞”江南STYLE，台下400多位员工多数表示懵圈儿、混乱并失望。

后来慢慢了解了这位BOSS，工作中能力超强、严谨严厉、雷厉风行，领导部门开创业绩历史新高；工作外他极随和、易沟通、没有架子，深得员工喜爱和拥戴。
 

这次年会后一年多，我和另一位海外工作经历丰富的同事聊天，他对外国员工文艺素养之高和心态开放的印象非常深刻，反复讲到每逢重要聚会员工们总会有自发的精彩的才艺表演。
 

忽然我想起新BOSS刚来的那次有些混乱的年会，理解了他所习惯和期望的部门日常交流方式：平等、无过多拘束（自由）、愉快。

反思自己，眼界着实有限，不了解国外的聚会习惯，只沉浸在自己擅长的传统模式里。再想想，其实不是眼界问题，是思维问题。如果能够敏感的GET到主管希望营造的部门氛围，就能按朝新的方向、新的方式去策划和组织一场让上级和员工都开心都满意的年会了。

【结论】

啰嗦了半天，其实就是想提醒亲们在年会策划时先抬头看路：今年的组织环境、社会环境、主管和员工要求等内、外部条件有没有发生变化，从而确定年会的主题导向、风格和形式等是否需要调整：

是老模式下做精品，还是不一样的包装一样的配方，还是干脆打破既往模式用新的形式取代传统年会，从而让年会在新环境新要求下发挥到更大的价值和作用。避免好像Y视春晚无论投入多大，但已经不再是人们喜爱的那道大餐了。
 

CASE 2 

你能，能得忘了寄几是谁

都说行政人是八爪鱼、各种大拿。特别自己在入行五、六年时，积累了点儿经验和人气，谦逊的外表下内心就膨胀起来。特别在年会前，依仗有点才艺特长便身兼数职（总策划、总导演、主持、数个节目导演、领舞演员），上窜下跳、累并快（DE）乐(SE)着。
 

直到那次部门年会发生了“黑色一刻钟”——百余人晚会现场出现15分钟尴尬冷场，彻底敲醒了我。

年会前耗费了大量时间和精力给热情高涨但身不由己（肢体不协调）的男女员工编排舞蹈，对计划时长15-20分钟、类似现在快闪形式的各部门拉歌节目却只是简单交待给日常较活跃的几位员工（遥想当年好天真，未经排练的快闪是想闪就闪得起来么？）。

 

自以为安排无虞便趁拉歌环节去后台更换服装，BUT出来时发现那几位帅锅已声嘶力竭，惊现前面说的“黑色一刻钟”，只好赶紧救场挽回进入下一环节。
 

这一重大瑕疵不仅让自家晚会失色，更让部门在受邀参加的兄弟单位领导面前丢了脸。

从此，每次年会前都会提醒自己，切不可因过于关注年会的某一个细节，而忘记把控年会的全局和各重要环节。

【结论】

1、当你作为总组织、总策划、总管时，一定不要忘记自己是谁，自己的职责目标是什么。要把精力放在组织、策划、管理、监控上，不要沉溺于自己喜欢的、或擅长的、或执拗的某个点。

要偷懒（合理分工），要放手（给别人成长、发光的机会），你的职责是保证达成年会的整体效果。

2、关于一般企业内部晚会型年会，即使专业文艺团体的年会也不是以才艺展示为目的（参看央视内部年会），而是或统一思想提升凝聚力严肃主题、或乐和吐槽HAPPY一下。

所以，节目精彩绝不是以艺术水平高低为主要评价标准，不需要在每个节目的专业性上花费过多精力。有的节目很会取巧，结合本单位特点、当年风云事件、流行热点，稍加编撰排练，不用花太多时间力气就可以获得满堂彩。这样的节目可能更有借鉴意义。

3、没有节奏的晚会一定不是好晚会（主要指节目演出占比较大的年会）。一般有经验的组织者对晚会节奏的把控，就像郭德刚说的对相声的包袱把控，哪燃、哪爆、哪温情脉脉、哪平实无华，是可预测的，并且通过节目安排、主持引导等手段是可控的。

称职的组织者对于重点的环节、和重要的/时长超过8分钟（观众忍耐时间上限）的节目要准备充分，心中有数。一方面避免造成现场大的纰漏，一方面这些重点环节和主要节目就足以撑起一台精彩的晚会了。

CASE 3 

难以置信的“哄抢”事件

多少人在年会前的最大期盼就是“中大奖中大奖中大奖”。听说有的企业有在年会现场“逼宫”BOSS们现场发红包的传统。
 

其实大家就图个好彩头，在微信红包不那么流行的以前（唉，总是讲一些暴露自己年龄的事情），就会出现现金和N多心仪奖品在眼前晃来晃去感觉唾手可得的情景。我曾受邀到一家企业参加年会，竟意外经历了一次令人难以置信的哄抢事件。

致辞、节目、抽奖、晚宴一路顺利，眼看接近尾声我准备向邀请人（这家企业的行政主管）致谢离开，他示意我稍等还有重头戏：只见大小领导们逐一上台，各自拍出数目不菲的现金开始现场抽奖。

台上现金越来越多、很多员工在台边围观、喝彩、拍照，主持人极渲染之能事，现场气氛越来越火爆，围观圈子越拢越小。忽然不知谁动了第一下，人群莫名的一哄而上，转眼间人群散尽，瞬间桌上钞票空空。主持人和远处观看的我们全都懵了，戏剧化到导致我以为自己出现了幻觉。

几年后，和那位行政主管聊天时他主动分享了这件事之后的反思过程：开始他完全不能认可事件是由于组织失职造成的，认为在这样日常素质良好的团队中发生这样的事情，完全是参与哄抢的人的道德问题。
 

后来看《乌合之众》时，他回想起当时情景下的人们盲目、冲动和狂热，事后多数人主动交回钞票对自己当时的行为觉得“莫名其妙、惭愧不已”，而经过几年的历练，他彻底理解了作为组织者未能提前防止大量现金出现在狂热场面，以及现场场面出现噪动时未及时安排安保隔离措施的失职。

【结论】

1、作为组织者，对各个环节安排，均应考虑充分，应当充分预见到客观可能发生的风险，并做出相应的规避措施。比如：晚会抽奖、Family Day的儿童游乐项目、户外活动等，由于具有一定的特殊性，更要在安全性上多做准备，安全永远是基础。

2、作为组织者，对场面的把控不仅体现在流程内、经验内的环节，还要多和社会外界接触，日常做个有心人，汲取更多的经验和阅历，可以帮助我们通观练达，做事周全。

CASE 4 

不一样的户外年会

我曾在西安一家企业工作数年，由于业务发展迅猛，员工数量激增到近2万人，平均年纪不到30岁，以往形式老套的年会已经不能满足这么多的人和这么年轻的呼声。
 

就好像多年来各电视台的跨年演唱会花血本请大腕拼得血雨腥风，然江苏台改变思路，以罗胖《时间的朋友》令人耳目一新，在广大智识分子看来远比跨年歌会吸引眼球。
 

于是，组织者们绞尽脑汁后脑洞大开，把年会从室内场馆搬到户外，从传统的节目表演改成古城墙健步行。经领导同意后包下古城墙（其实是租了一段），请进卖糖葫芦儿的、做棉花糖的、剪窗花儿、捏泥人儿的、写春联的、套圈儿的，各种小时候的甜蜜回忆不胜枚举，办了一个有颇有西安特色的新型年会。因其形式更健康、参与性更强，如今这类户外活动延续成为这家企业的年会保留方式。

但是第一次办时因为缺乏经验，过程中也遇到过大大小小各种坑。这么晚了我就不一一啰嗦了，请直接看结论：

【结论】

1、随着企业多元化、员工年轻化，各种户外形式的年会越来越风行。相应的，对安全风险的预见和规避愈显重要。务必提前做好相关报备、安全保障、医疗保障等措施。

2、尽量租赁管理成熟、规范的场地，与场地管理部门签署正式合同。合同内容应包括双方责任与义务，如各种备案（例如人数达到1000人，需要提前在当地公安局备案）、保洁内容、安保配备、餐饮服务、娱乐服务、用水用电等。

一般场地方只负责例行保洁和安保，我们还需要安排自己的保洁和保安，事先分工越详细、安排越详尽，现场会越顺利。

3、如果在自有园区内活动，不同于外部租赁场地，要和供应商提前签署协议，包括食品安全要求（如留样要求）、水电使用要求、撤场垃圾处理要求等。

4、以往我们为了省钱，由自己或员工兼任VR。现在术业有专攻，建议大型活动的宣传还是外包给专业的广告公司，从视频制作剪辑，到无人机的特殊申请一并不需要我们自己一一操心了。甚至如果有合适的供应商，全部活动外包也不失是一个好办法。

最后

这些年会的坑，说多了都是泪啊。但，年会上有举杯相庆的欢乐，有仗剑天涯的豪情，有相互理解的欣慰，有陌生变熟悉的笑容，有那么多喜悦的共情时刻，还有成功后行政人们获得的各方认可和赞扬。

想想这些快乐，立即满血复活，于是花点时间把曾经掉过的坑写下来，提醒正在筹备年会的同行们绕道而行，冷静又热情地办场精彩年会。

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