工作模块繁杂、职责界限不清、预算规模有限、无法第一时间接触行业前沿变化... “怎样避免自己成为打杂的”是小厂行政人普遍的焦虑。


在小厂工作的行政人,如何改善工作体验、提升自己?



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在讨论解决方式前,我们首先需要明确一下标题所指「小厂」的定义:


◎从规模看,小厂不同于小团队/小公司。被称之为“厂”,代表它有一定规模,但相比中大企业人数较少,常在500人以内。

◎在管理方式上,相对中大企业的管理层共同决策,小厂更多以老板一人的意向为主导。

◎从行政团队看,小厂行政部门通常不会超过5人,一人即团队的情况较普遍。


在小厂工作,是什么样的体验?之前文章下的留言,就道出了小厂行政的工作环境 ⬇️



所以在要求全能、老板说了算、工资待遇有差距的情况下,行政怎样做才能摆脱打杂困境?



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小知研究了招聘网站上500人以下规模公司的招聘信息,看他们对行政技能提出了哪些要求。了解这些我们才能找出更好的小厂行政提升思路。


小厂招聘里行政需要的技能,了解下来主要集中在以下4个方面:


1、统筹日常行政工作,完成企业后勤支持。基础行政工作是小厂行政人的主要工作内容,如办公环境管理、行政采购等,需要完成整个公司的后勤支持。



2、需要有一定的写作能力,很多小厂在招聘时会要求行政负责一些公文写作、会议总结、领导发言稿撰写等工作。



3、有公共沟通能力,有一些企业招聘会要求行政负责后勤向的对外沟通,比如各种证件办理等。




4、部分跨部门工作能力。小厂因为发展阶段或预算限制,会有行政兼任部分其他部门任务的需求,例如基础人事职能,协助员工考勤、入离职办理等;还有可能兼任部分采购部门需求。





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所以身处小厂,行政人可以如何提升自己?


首先,梳理你目前的工作内容,建立行政业务沙盘。(这句话臣妾都要说倦了,但是真的很重要!)


一方面,梳理工作内容有利于了解公司对你的需求,明确自己的工作定位;另一方面,有利于个人能力的查漏补缺,尽快将欠缺的技能点亮,提升工作效果;最后,将工作内容梳理成体系的动作有利于你从深层认知行政工作,也是个人能力的精进。


*技能地图3.0中的行政工作内容梳理,给你参考



然后,我们做好当下。将当下任务的关键点做好,提升公司对“行政”的感知,摘掉刻板印象。


① 从员工角度,为了让员工了解行政工作,摘掉“行政很闲”的刻板印象,可以从他们感知度较高的内容入手,建立“行政做xx事很专业/很厉害的印象”。


例如策划活动/礼品时,用创意给员工带来好的体验。可以紧跟当下热点,提供“最新鲜”的行政服务,比如百度行政就结合了最近火热的淄博烧烤、流行词“泰酷辣”制作内容,拉近行政与年轻员工的距离,让人觉得新奇又有趣。




② 从老板角度思考,想要让ta们看见你的能力,就要从能够对业绩有帮助或者能直接让老板感受到的工作上入手。譬如降本增效、优秀的公文写作能力、紧跟业务变化的前置性行政工作支持、对企业变化的积极响应等。让老板看见行政对企业的帮助并不止于维护办公环境这样简单的事,行政还可以做更多。


*所以会公文写作真的很有用



做好当下工作内容的同时,你也需要放长眼光。从行政事务中抬头,关注企业的发展近况。


① 在公司内部可以多与业务部门沟通,在企业业务变动时及时发挥行政桥梁的作用,链接老板与员工,调节公司气氛;还可以根据企业变化,看看行政还可以做什么。比如在网易新发布的ESG报告中,行政部门贡献了很多价值。


*图片来自公众号:网易


② 行政人也需要向外学习,看同规模企业的行政在做什么,有哪些亮点可以学习;看规模更大的中厂/大厂行政在做什么,哪些内容是自家企业未来发展时也会遇到的;看行政行业内有啥前沿热点,拓宽眼界...


为了跟大家共同成长,知行晓政也会举办各种类型活动,比如聚焦在办公场景下的办公体验节、关注行政行业成长的行政峰会、链接各城市行政人的沙龙交流活动... 你可以关注知行club公众号,第一时间获取更多活动资讯。同时,小知也在积极带大家走近各大企业,具体内容可以在公众号菜单栏搜索查看~




做好当下工作、放远眼光进行学习,做好以上两点,相信你已经成为一个更优秀的行政人了。


那么最后,你还需要计划将来:未来是否要继续从事行政这个职业?什么样的企业更适合你目前的发展状态?下一个职业阶段的目标是什么?


我们可以不做清晰的3年计划5年规划,但一定要有一个大方向&小目标,进而为此努力。


比如,如果以你司目前的状况,传统的行政助理-行政专员-行政主管-行政经理-行政总监的上升途径走不通,那么你可以尝试找到自己职业强项,走转精化的发展路径。寻找自己擅长的方向也有个小方法分享给你:先制定一个半年的工作计划,定下明确的结果预期,写下来,半年后将实际结果与预期结果进行对比。若达到预期,就能对应整理出自己较擅长的领域了。


需要注意的是,半年计划中的“结果预期”不应定得过高,结合自身能力稍微努力就能达到的程度为宜。完成小目标-获得更多正向反馈-有更多奋斗的动力,形成自己的职业发展正循环~


适合转精化职业发展的方向也有很多,如企业文化运营、固定资产管理、差旅管理、餐饮管理、供应商管理、行政bp、服务产品化... 找到适合自己的发展方向,为自己增添更多砝码。




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大厂有大厂的好,小厂也有小厂的香。各位在小厂工作过的行政人,你觉得小厂让你收获最大/成长最多的是什么呢?对目前正在小厂工作的同行们,有没有什么成长建议想要分享?


正在迷茫的小厂行政宝子们也可以在此说说你的困惑,说不定就会得到过来人的指点哟~

留言区见!


小知将随机挑选3个留言,赠送一份《行政地图3.0》



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