当企业发展到一定规模时,行政部门如果想要提供更优质且高效的服务,单靠个人的能力是不够的。“团队”将发挥更大的作用。


所以,如何才能打造一个更积极正向的行政团队?如何优化现有行政团队,使团队效能达到1+1>2的效果?


小知整理了以下方面,来跟你一起探讨行政团队的优化之路



PART 一.

团队设计与评估



如果将行政团队想象成一个战斗队伍,那么它需要有共同的目标、严明的纪律、以及更全面的能力。


小知结合往期大咖课程整理了这些要素,打算组建团队的可以按照这个来筹备;已有团队的,可以参考以下信息对团队状况进行一次摸排。


01

明确团队定位


可以分为两个方面,包括团队角色定位以及工作标准的定位。


◎自我角色定位:行政团队是公司里的后勤大管家,但如果要给大管家加一个形容词,你们团队想用什么?比如无所不能、细致周到、暖心、氛围营造王者...  你选择的词就将是团队的角色定位。好比打造一个火锅店,你们要做主打服务的海底捞、还是注重口味的川馆、或者小而精的私厨?


◎工作标准定位:明确了自己的角色,紧接着当然是打造适合它的“人设”。具体做法是:围绕你们所选定的“角色关键词”,结合具体工作进行拆分,落地到每一项不同的工作模块中,看分别需要做到哪些事、做到什么程度。


02

统一团队目标


行政团队目标分为短期和长期:短期目标是为了解决当下最突出的问题,快速证明团队价值,赢得今后的发展时间和空间;长期目标则是为了帮助团队找到努力的方向,实现工作价值和个人价值的双赢。


落地过程中,设定共同的可执行的团队目标有四个关键词:细化、传达、沟通、清晰


◎细化:具体来说就是为团队成员拆解细化团队目标和战略,把宽泛的宏大的目标与实际工作相结合,落地到每个成员都能理解的程度。

◎传达:这里的传达并非告知,而是通过绩效考核的方式将目标下达团队成员,让自己的员工清晰地知道为了这个目标他们每个人需要做到什么。

◎沟通:建立共同目标,沟通当然不能少。尤其是年度的重要任务,必须要让大家明确开展的时间节点和各节点成果,并安排内部会议讲解沟通目标,以此达成团队共识。沟通过程中应尽量避免情绪化与个人主义,尽量使用大家熟悉的语言,平等沟通,打造自己的团队文化。同时寻找团队中的“二号人物”,起到上下协调的作用。

◎清晰:传达沟通之后并不是结束。领导者还要确保成员们都清晰了整个团队的目标以及相对应的每个人自己的目标,这样才有实际操作的可能。


03

评估人员配置情况


“评估人员配置”对于已有团队的管理者来说格外重要。可以将以下几点结合实际情况,对团队成员以及实际工作情况进行评估。


a.成员个人能力:评估ta能否胜任目前对/预期中的工作模块。

b.成员个人潜力:根据相处经验和观察评估ta的成长性;如果是面试环节可以设计情景请候选人设计解决方案,以此考察。

c.工作分配情况:统计团队里每个人分别负责的工作项数、饱和度,以此来观察团队内部分工是否合理。

d.现有考核制度调研:匿名调研成员对现有考核制度的反馈,以便根据实际情况优化修改。


*工作负荷率=每月实际工作时长/每月标准时长176h

176小时指8小时工作制每月22天,可依实际情况调整参数



PART 二.

优化团队能力模型



团队能力模型由五个核心要素组成:资源和技术、人员的素质、组织文化、绩效激励和管理技术。


想要打造一个积极向上有正循环的团队,人员素质与绩效激励是重点。不患寡而患不均,落地过程中贯彻公平平等原则非常重要,比如合理的分工、更科学的绩效考核方式... 这也是管理者能力的体现。


所以优化你的行政团队能力模型,可以这样做 ⬇️


01


梳理团队工作内容,合理分配


重新进行工作分配,让每个人的工作强度相对均衡。可以这样操作:


①根据每个人职能权限和专业度进行初选,结合工作内容相关性初步分配。比如首先按照管理权限,划分只能由行政负责人负责的工作,如预算制定与审核、采购管理规范化等;然后按照专业性要求,确定只能由行政经理或专业人员完成的工作,如公文/督办、网络/系统管理等... 按照这个逻辑逐次分配完毕。


②结合前文的成员能力评估,根据工作量和人员情况进行微调。因为初步分配只以职能权限为依据,并未考虑其他因素,注定会导致职能越大的人工作事项越多,差不多的薪资下工作量却天差地别。因此这一步就要适当将工作平摊给其他合适的人,达到团队内部工作量的均衡。具体做法可以参考下图,点击放大。


*图片来自行政大咖Jeff的团队管理课程《优秀行政团队的选·用·育·留策略》



02


优化考核制度


行政绩效考核,是根据部门工作目标来制定的,部门目标+跟老板沟通过的工作战略目标就是你的依据。行政考核制度设计方式,你可以参考以下三个步骤👇


①设定考核维度


通常从能够反映行政职能工作特点的方面进行考核,即从职责定位角度来设置重点工作任务考核目标,主要分为监控监管维度、服务维度、个人效率维度以及组织协调维度等等。

②细化考核标准


通常所包含的内容为三个部分👇

✅指标定义:本项指标需要如何完成;

✅考核依据:也是考核的工具,对指标标准更清晰地拆解到具体的事项,这一依据越清晰,越有利于考核,也可以作为绩效申诉的凭证。

✅工作要求:诠释工作要求,明确考核的扣分点或加分点。

③进行绩效辅导和绩效面谈


绩效制定好并非结束,管理者还需在不同阶段及时与被考核者沟通。如:讨论有关工作进展情况、复盘过往的成绩及存在的问题、分析完成未来考核指标潜在的障碍和问题、解决问题的办法措施、管理者如何帮助员工等。


行政绩效实行过程中,管理者要记得以结果为导向,给每个成员公正客观的考评。


◎目标设定时要明确完成条件、交付成果

◎目标设定后要复核确认,与执行人确定落地路径

◎目标未实现时,要与对方分析原因


*各岗位绩效考评方式,可在Jeff的行政团队选用育留课程中查看



PART 三.

保证团队发展的可持续



全面优化的行政团队如同一台动力满满的发动机,但若想团队取得可持续发展,还需要有一个方向盘看清道路。这是团队leader的职责。


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//  给予全方位的人才培养


合格的leader更注重团队成员的能力培养,毕竟有发展前景的环境才会留住人才。


◎为成员规划成长通道:如果公司规模较大,可以为团队伙伴规划更清晰的晋升通道,让专家和管理方向都能得到更适合的发展;如果公司规模有限,可以为成员提供更丰富的岗位内容体验,帮助大家积累经验,拓宽眼界。


培养成员个人素养:包括本职工作的深入学习、外部交流机会、新工具新技术的培训等。比如如何在行政工作中使用今年大热的AI工具,以提高效率等。



02

//  提升管理者自身领导力


领导者对团队氛围打造的影响是至关重要的。优秀的领导者会将团队打造成一个家,互帮互助积极向上;而能力不足、自私的领导者则很可能会让整个团队陷入内耗,最终分崩离析。


除了前文的同一目标、识人用人、及时沟通等,管理者还应尽量做到这些👇


△ 设置梯度激励


员工之间的能力是有差距的,梯度激励能让能力更强、付出更多的员工可以享受更好的激励方案,更有利于团队稳定和提升工作动力。


员工激励可以分为两部分:常规激励和职业发展激励。常规激励即从考勤管理等工作内容入手的内部奖励机制;而职业发展激励指的是对团队成员的发展做职业规划,帮每个人的发展建立通道,适当机会外出学习参观增长眼界,以此获得个人能力及精神层面的成长。

△ 适当放权


放权是管理人员必须要做的事情,想要有效放权可以注意以下几点:

识人:判断对方的能力、特性、品德等。团队成员品德如何、是否有担当和责任心,都会影响到管理者职权下放的尺度。

不要干涉已经下放的职权:用人不疑疑人不用,权责下放之后,领导者只需要关注结果,监督过程而非干涉过程。

允许试错:以结果为导向及时给到员工建议和指导,给予他们犯错的空间。

△ 用SMART原则提高执行力


管理者向下布置工作任务,也要讲究方法。可以使用smart原则:



* 图片来源于公开课《团队管理》资料


03

//  培养领导者的前瞻性


看清方向才能走的更稳。行政团队的领导者需要具备前瞻性的眼光,在企业发展的不同阶段提前筹备,随时调整团队以适应需求,保持活跃的生命力。


你需要时刻关注:


✅ 目前企业在什么样的发展阶段、有哪些挑战;

✅ 此阶段公司需要什么样的行政团队;

✅ 行政行业内有什么新变化、新趋势;

✅ 别家行政最近有什么新动作,自己是否可以借鉴...



*图片来自课程《优秀行政团队的选·用·育·留策略》


行政人「如何跟上企业发展」不掉队?文末会有相关阅读链接给你参考~







你所在的这辆行政“列车”已经行驶多久了?优化团队最难的一步你认为是什么呢?来评论区沟通!


希望以上内容能够对你有所启发。


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