“当代打工人，住在工位里”。
工位，大概是城市打工人最有归属感的地方。据统计打工人的非睡眠时间，有80%是耗在工位上，剩下20%则是在奔赴工位的路上。
对行政来说，如果工位没有安排好，可能会影响接下来所有工作的推进。那么作为行政er如何为员工打造更舒适、更便捷的工位？一起来看！
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对工位合理设置提升员工幸福指数
首先各位行政er要做的就是对工位进行合理设置，对工位分区有合理规划，设计合理动线的同时也要满足不同人群的需求。
工位管理其实从装修设计就开始了，员工每天要在公司待8-12小时，办公环境是否舒服，工位设置是否让大家满意，已经和员工在公司的幸福指数挂钩。一起来看看如何提升员工的幸福指数，如何对工位进行合理设置？
1、面对不同岗位进行分区规划
在对工位进行分区规划时，要充分考虑到各部门的工作特殊性及各部门相互之间的配合紧密度。
比如，技术岗位是一个需要安静写代码氛围和经常进行团队交流的职位，因此有很多公司的技术部门不仅在单片区域会单独集中在一起，有时候技术团队甚至会独占一个楼层，并且闲人免进。
而销售岗和商务岗等经常涉及出差和出外勤谈业务的情况，因此他们更需要出入方便和灵活一点的工位，公司可设置共享工位+工位智能预订功能，提高工位利用率。
再者像行政部、人力资源部的员工工位可能就需要放在比较方便服务全公司员工的区域。有的公司还会在最方便的区域设置行政人事的服务窗口，方便员工进行业务办理。
还有财务岗位的工作特性十分明显，注重严谨性和保密性，因此财务部人员的工位就不适合放在前台附近或者人员往来比较频繁的区域。
另外，像互联网公司，有技术部、产品部、运营部门，或者其他配合比较紧密的部门，在规划工位时，就需要考虑把他们放在离得近的区域，方便跨部门沟通。
譬如伍兹贝格在设计工位时充分结合设计师们的工作习惯，用一条“中轴线”贯穿整间工作室，并汇聚核心工作区：设计团队分别坐在“中轴线”两侧，中间是材料件及3D打印区，工作场景里的高频内容均可在这里完成。
*图片来源于伍兹贝格公众号
微软公司对销售和市场员工所在的楼层实施移动办公模式，设置了开放共享工位，每天使用工位需要到达公司后预订使用。
*微软办公空间智能预订系统
2、满足特殊群体的需求
再有，就是对企业内的不同群体进行区分，满足特殊群体的需求，比如高管群体、技术部门又或者是针对孕妇等进行合理设置。
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a.面对高管
不同的高管，有着不同的办公习惯。比如需要根据不同高管对商务洽谈空间大小的需求、决策环境安静与否等习惯的不同，做设计。
b.面对技术
技术部门不仅在单片区域会单独集中在一起，有时候技术团队甚至会独占一个楼层，并且“闲人免进”。
c.面对孕妇
通常情况下，日常不会单独设置，但是可以根据需求申请更换工位。比如远离空调出风口、打印机，申请方便进出、临窗的工位等等。
d.面对残障群体
对于残障群体，很多公司也是在工位上体现出了足够的尊重和关怀。例如微软为了帮助残障人士能够享受无障碍的工作环境，曾邀请80位残障同学来到微软，进行模拟面试，并根据其反馈进一步完善职场环境。
在日常办公中，无论是办公环境、家具、办公用品，还是所需的特殊设施，微软都能保障残障人士的需求。当残障员工有出差需求时微软也会提供对应支持。
3、根据不同需求设计动线
办公空间的动线设计是工位区舒适的关键，各位行政er需要重点关注的是：只有动线规划的合理，能够区分员工与访客不同的行进路线，做到内外有别，员工的工位区域才会越舒适。
员工动线与访客动线交叉越少，越不容易受访客的到来而影响正常工作，从而让员工专注工作保持高效。
*图源HTD赫韬建设
比如乐斯福上海办公区从员工的协作需求出发，将公共讨论区集中在中心位置，便于交流的同时将对开放区的噪音降到最低。
乐信圣文将原本东西狭长的办公空间一分为二，将光线好的一侧划分为办公区，将其余的休闲功能区分散在办公区附近，形成了非线性的空间序列，模糊长廊造成的距离感。
腾讯在设计员工工位时，基于调研数据，根据员工在工位的时长和对团队的心理需求，对工位大小和空间布局进行了合理设计。
*调研员工习惯，根据需求设计工位
👇具体内容可点击查看原文：
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利用“智慧工位”为员工打造如意办公体验
在企业发展过程中，如何合理化配置有效空间与快速发展人员之间的配比，如何有效核算空间成本，可视化分配工位资源，避免资源浪费等，是摆在每一位行政面前的“工位难题”。
一端连着的是员工体验与效率，另一端又连着企业管理和成本支出，现在很多企业都在通过“智慧工位”来帮助企业提高工位利用率，为员工打造如意办公体验。
1、通过智慧工位可以提升工位利用率
“智慧工位”可以通过集成人事系统的智慧工位管理系统，自动同步部门和员工的相关信息，无需增加维护的工作量。
例如员工入职时，工位系统可以自动分配或者人工分配工位；人员离职时，工位系统可自动释放工位；再比如公司内部人事变动，发生项目重组的情况，涉及到工位的变更，管理者也可以利用智慧工位的管理系统来进行批量操作，快捷而直观。
在博锐尚格，新员工入职可立刻被分配工位，5-10分钟就能坐到工位上办公；老员工离职，工位也可立即释放。行政er可在管理平台看到所有工位使用情况，为解决工位管理和员工办公提效提供了很大便利。
这样一来人员变动再频繁也不怕出现管理不过来的情况，工位的利用率也分分钟提升了上来。
2、设置工位空置率预警值提升管理效率
另外，如果企业决定近期扩充人数，出现工位不够用的情况怎么办？
大家可以先根据企业人员配置计划（HeadCount）数据来设置工位空置率/工位利用率的预警值，同时通过智慧工位管理系统统计的数据来直接获取工位空置率/工位利用率，然后再做出评估和决定。
a.如果是快速发展期，要设定一个合理的“工位空置率危险值”，如设定工位空置率危险值为30%，那么一旦空置率低于30%时，务必要启动现址改造、扩组或换租的方案制定和报批，确保在人员到岗前有工位资源保障办公需求。
b.如果是平稳发展期，要设定一个合理的“工位空置率最高值”，如设定工位空置率最高值为20%，那么一旦空置率达到20%时，说明工位有没必要的空置和浪费，应该采取合并办公、部分退租等动作，为企业节省不必要的开支；或者进行现址改造，把空置区改造成员工需要的会议室和活动空间。
c.如果是减员缩编期，要根据缩编比例数据及时启动退租或部分退租等流程。
小tips：工位空置率-未使用的工位数/工位总数
例如一家企业，工位总数为300个，已使用260个，工位空置率则达约13.3%，如果此时公司在快速发展期，要扩招100人，这个时候就要立刻对接HR了解人员配置计划，将扩租计划提上日程了！
再例如，某家大型公司因为部门裁员导致工位空置率超过了20%，这时就可以考虑将自有楼宇内空闲工位租赁出去，最大限度地避免空间资源浪费，但要注意最好选择中小微企业整体租赁，这样可以避免后续的其他问题。
3、打造灵活工位，充分利用资源
另外当一个企业处于平稳发展期的时候，通常会面临部分工位闲置的情况。除了合并办公和部分退租的解决方案外，还可以通过智能工位管理系统分析空间内的工位使用情况，分析哪些工位是长期空闲未使用的，将这些工位打造为灵活工位来使用，让多人共用一个工位，让有限的办公室空间服务更多的员工。
*据《中国智能报告》中数据显示，我国办公空间约有40%是处于闲置的状态，而智能工位约能多承载20%到40%的员工，平均降低空间成本约28%。
在华为中国区总部丽泽SOHO，除了固定工位以外，还设置了将近300个“共享工位”。
一方面由于丽泽SOHO是中国区总部，来出差的员工较多，设置共享工位可以很好地解决他们的办公问题；另一方面，这样的灵活配置也可以有效降低成本，据统计每年大约可以节省近千万元成本。
而在灵活工位的实现上，智能引导和自动查询工位等功能则起到了至关重要的作用。例如小米的内部地图小程序就可以一键定位员工工位。
无限极为提升效率，打造的「J+空间」功能不仅可以找会议室，还可以找人、找设备，大大缩短一些不必要的时间浪费。
想当面与其他部门同事交流工作，几十层楼的办公区，如何快速找到他？飞利浦大楼内部系统便利的室内导航也解决了大型企业多楼层工位找人难的问题。
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提供个性化服务
如今工位不仅仅是员工处理繁忙工作的场所，更是工作之余闲暇放松的居所。那么行政er可以通过哪几方面为员工工位提供个性化服务呢？
1、关注员工健康
在TalkingData发布《2021职场人健康状况调查报告》中，91.9%职场人将“久坐”选为了自己的日常高频行为。
虽然大家都知道“久坐”是众多慢性病的根源，但在大多数情况下“久坐”又无法避免。
在这情况下，企业可以通过改造工位区，从而缓解“久坐”所带来的危害。常见方式有：
👉更换人体工学椅，加装显示器支架，让员工坐得更舒服
*AECOM的Papilio人体工学座椅
*真有趣人体工学椅
*JP Morgan的显示器支撑臂
👉打造站立办公区，或使用升降桌，让员工随心选择办公姿势
*9am升降桌
*戴姆勒的升降桌和站立办公区
*字节跳动不同风格的站立办公区
2、与其他设备联动
还可以将工位与其他设备进行联动，打造更智慧的办公空间。
a.与电源联动
与电源联动时，员工预约工位后，工位电源自动点亮、通电，未进行预约操作的工位，电源则处于初始断电状态；预约工位释放后，工位电源自动断电，节约电力资源。
b.与空调、照明联动
例如阿里利用云AP搭配面板开关、照明控制模块、调光灯等可构成完备的灯控方案，实现对灯光智能管理。配红外探测器、空调网关、FCU空调面板，又可以实现智能温控。最后再开放调节权限给员工，员工通过扫描工位上的二维码，可根据需要来进行灯光和温度的控制。
另外阿里每个工位上都有一个二维码，扫码后会智能识别员工的具体位置，能够帮助员工快速和精准地响应工位服务。像故障、清洁、维修、控灯、控温……等都可以通过扫码一键解决。
还有飞利浦的开放式办公空间与标准工位桌面设置，为员工提供更多选择，开放之中保持私密，私密空间可以随时进行私密沟通及会议，基于员工活动的环境，通过移动化操作打造自由可控的工位工作环境。
员工也可以通过桌面二维码登录工位，即可实现IP话机联动，轻松设置工位区域内照明效果。通过手机即可查看工位预约、签入、签出，为员工提供更便捷的办公新体验，更可以帮助企业减少办公成本。
美的也可以扫描工位上的二维码，对工位上照明和空调进行按需调节。员工也可以通过APP、Web、工位墨水牌二维码扫码等方式进行工位预定，同时预定信息（预定人、预定时间段等）也会同步在工位墨水牌进行显示。
*智能工位共享
c.与电子工位牌进行联动
在打造工位牌时也可以采用电子工位牌，这样员工就可以扫码操作。
例如威思客的的智能电子标牌，让员工通过扫码完成预约、签到、保修、更换座位等操作，并支持NFC，实现感应签到。
在华为中国区总部丽泽SOHO的共享工位上也有水墨电子牌，扫描上面的预约二维码，会显示工位的使用情况，对于预约后无人使用的情况，后台也会自动释放位置，以达到资源的合理利用。
而达实智能所推出的工位系统，可在工位安装墨水屏，墨水屏会显示该位置的号码、是否被人预定等信息。
*共享工位墨水屏
3、提供高颜值工位牌
当然，还可以为员工设计一款高颜值的工位牌，小知找了几组工位牌设计供大家参考⬇️
*图片来自“新力企业文化”公众号
*图片来源于小红书@米粒母
*图片来源于小红书@奇迹奶龙饲养员
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规划工位区域不是一件简单的事情，各位行政er既要从员工的角度去规划办公室，同时还要兼顾到效率和组织文化等。
今天的内容就到这里啦，希望可以帮助到大家，为员工打造更舒适、更便捷的工位，满足大家多样化需求。
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