作为给公司客户和来访人员的第一印象，企业接待是行政工作中至关重要的一个环节，把接待工作做好，不仅能够直接展示公司行政能力，更重要的是能帮助树立公司外部形象，向外部客户和人员传递公司企业文化。
而规范的接待流程，可以让接待工作更加顺畅有保障，我们将企业接待工作分为前台接待和商务接待两趴，来为大家分享一下具体的接待流程，文末还有资料包千万不要错过哦~
一、临时来访
Temporary visit
1、迎接问候，询问目的
没有预约的来访者到达时，前台应首先主动迎接并礼貌问候。然后询问来访者到访的目的和希望见到的人。
2、联系确认，安排等待
根据来访者提供的信息，前台可联系公司内部相关人员确认会见意向。如果需要来访者等待，前台要为来访者提供休息区域，并确保其舒适。如有必要，还需要进行安全检查或告知公司的安全规定。
3、引导入内，后续跟进
一旦确认会见，再请来访者出示身份证件并填写《来访登记表》。然后引导来访者进入公司并到达指定地点。如需要，可提供公司地图、Wi-Fi密码等信息。最后根据实际情况，跟进会见过程并提供必要的协助。
二、预约来访
Pre booked visits
1、到访前：发送预约信息
对于预约过的访客，通常公司行政及相关人员会提前发送已预约好的参观通知与提醒。提示信息可以通过邮件、短信等发送，内容一般包含：预约时间、地点、进出办公楼/园区的流程、需要到访人准备的物品...等。
△阿里巴巴
2、来访时：引导+通知+服务
当访客到达公司时，可由公司前台、安保人员等指引带领，进行访客打卡或者登记，并给予访客卡刷门禁进出大楼的权限设置。还可以给予访客乘坐电梯、使用WiFi等的权限。
接着即可通知公司内部的接待人员或相关部门来访者已到达。
访客在等待时，应该提供周到的服务，包括休息的空间和饮品餐饮等。
在会见过程中，行政可根据需要提供协助，如会议设备操作等。
3、离开时：送别+送礼+回访
当访客离开公司时，行政等工作人员应当热情地将访客送出办公楼；
双方时间来得及且条件允许的情况下，请访客品尝一下自己公司的食堂；在访客离开前赠送企业定制的小礼品，比如本子钢笔等；
访客离开后，还可以通过系统发送满意度调研回访，方便访客反馈影响其体验的环节。
△阿里巴巴
一、接待前的准备工作
Before reception
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明确接待需求
①确定接待的规格🧑💼；
在接待前，行政需要确认好访客人的身份，来确定接待的等级。
一般来说，我们可以将来宾分为四个接待等级：
一级：正厅级以上的客人/集团领导出席接待的客人；
二级：副厅级客人/相应级别的企业领导；
三级：县处级客人/相应级别的企业领导/重要业务往来客人；
四级：正常业务往来客人。
我们在做接待工作进行时要根据客户分类以及级别等进行相应的车辆、住宿、用餐等安排。
*仅示意
②明确迎接需求👪；
若接待来宾级别需要提前迎接，则需要明确迎接的需求。
包括了确认需要迎接的人员有哪些；迎接的地点在哪里；来宾对迎接车辆的车型有何要求；其他迎宾要求还有哪些等等。
③明确住宿需求🛏️；
若来宾需要安排住宿，则需要明确住宿的需求。
通常包括但不限于住宿的时间段；对入住酒店有何要求；支付方式是什么；重要客人的住宿要求又有哪些。
④明确就餐需求🍽️；
若来宾参观或访问过程中涉及到用餐，则需要明确就餐的需求。如用餐人数、用餐地点和餐厅、陪同领导及人员、用餐费用由谁来支付等。
⑤确定参观内容📸；
在确定了来宾的参观到访目的后，我们需要确定好参观的内容、重要客人的要求以及陪同领导的要求等。
⑥确认会议信息📋；
在确定了需要进行会议的需求后，我们需要提前确认好会见交流的会议室、与会人员、会议内容以及会议材料。
⑦了解礼品需求🎁；
很重要的一点，还需要确认是否需要准备伴手礼，是否需要特别定制，需要定制的话，还得确定预算、具体采购需求和采购时间。再确定送礼品的时机。
可参考文章：商务伴手礼怎么选？不如看看全国博物馆文创
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做好预定安排工作
确定好了接待需求后，我们需要在接待前做好一系列的预定安排工作。
①接站安排🚏
我们需要准备明显的接待标识，如名牌、横幅或指示牌，以便来宾容易识别；其次根据来宾人数和行李量安排合适的车辆，并确保车辆整洁、安全，并向司机提供来宾的航班或火车信息，确保司机准时到达接站地点。还可以准备一些贴心的迎接物资，例如矿泉水、湿巾、雨伞等。
②住宿预订🏨
住宿要根据来宾名单、接待时长、接待规格等预订酒店房间（套房/豪华间/普通间），我们可以提前在宾客房间放置公司的欢迎信以及公司的专属来宾礼盒，来表示对宾客的重视（小细节处更能体现公司的企业文化哟~）。
③用餐预定🍛
我们需要根据来宾的人数、级别等预订合适的酒店用餐房间，了解级别是为了明确用餐规格。然后我们可以根据来宾的综合情况确定宴会菜单，这就需要我们提前了解来宾饮食禁忌。
首先需要事先询问来宾不吃什么以及口味上的需求，像是民族与宗教禁忌尤其要注意。
例如：和中国人宴客喜欢全鸡全鸭全鱼不同，一些西方国家的饮食用餐上很少会有动物内脏类、动物头脚类的菜系；
份量上也不宜过多，少而精致为原则；还有中国常见的夹菜好客之道也可能会给西方的来宾造成困扰，因此建议采用中餐西吃的方式去招待。
更多招待点菜小技巧，可点击往期文章：招待点菜，帮你多长几个心眼子！
④会议室预定及布置📽️
在来宾到来的前几天，我们就要协调好场地并预留布场时间，确保会场在客户到达之前保持布置完成的状态。
这里小知给大家具体讲讲关于会议室摆台的要求基本：
⑴ 摆椅子：椅子间距一致，横竖成一条直线，颜色统一，干净无破损；
⑵ 摆茶杯: 每把会议椅正中前方距座位桌边距离35cm处摆放杯垫，企业logo正面朝向客人，茶杯摆在杯垫正中，杯把统一朝向客人右侧；杯盖上如有企业logo，正面朝向客人，杯盖上如有气孔，气孔统一朝向杯把；
⑶ 摆矿泉水：在距离水杯杯垫1-2cm的左侧摆放杯垫，企业logo正面朝向客人，其水平中心线与茶杯杯垫的中心线在同一直线上，在杯垫正中间摆上矿泉水，商标正面正对客人。
⑷ 摆放便签纸（或文件）：在每把会议椅正中前方距靠近座位桌边距离1cm处摆放便签纸，要求摆放端正。在距便签纸右下角5cm的45度线上摆上笔，笔尖/logo统一向上。
⑤车辆安排🚍
根据人数确认车辆，要求是正规出租公司，并有备用方案；根据会议情况，确定接送路线。如果为国外客户，接送需安排翻译随同。注：如客户是自驾，提前预留好停车位，准备好停车券。
⑥参观路线巡查工作👮
最后，我们还需对客户的参观路线6s工作进行巡查。
可参考往期文章：6S管理的6个步骤是什么？ 公司不同区域的巡检标准有哪些？
二、接待中的具体事项
Reception in progress
1、注意各项礼仪
迎送礼仪
专业有温度、做事有始有终，是对迎送来宾的礼仪要求。
在迎接来宾时我们需要保持热心真诚、语气轻柔以及文雅礼貌，除此外，还得注意不同场景下的会面礼仪，例如迎接致意礼、公务见面礼、服务见面礼，再者就是中华社交见面礼和一些西方国家的社交见面礼。
这里小知想要温馨提示一下关于公务握手礼的注意事项和禁忌：
尊者先伸手、优先选择权；
工作场合上级先、贵宾先；
社交场合长者先、女士先；
迎客时主人先、送客时客人先；
不用左手、不戴手套；
眼手同步、双手慎用。
等到来宾提出道别之意后，接待人员除了要做到“身送七步”的送别礼仪和“期待下次见面”的恭送言辞之外，更要周到细致地做好送别的服务，具体可包括以下内容：
在商务接待迎接和送别时，都可遵循3A沟通原则：即接受对方（accept)，重视对方（attention)，赞同对方（approve)。
*来源：《保利集团行为手册》
引导礼仪
对于不是很熟悉公司/会场位置的来宾，我们接待人员就要做好引导服务，在门口、大厅、电梯口、楼梯口以及一些复杂的走廊位置都应当配齐接待人员，此外也应该使用正确的引导方法和引导姿势。例如：
在门口接引时，接待人员可主动为来宾拉门或者推门，之后目光配合手势为客户指示方向，引领者通常在客人左前方一米处引领。
当走入客厅，若需要客户等候片刻，接待人员可用手指示，请客人坐下等候，看到客人坐下后，才能行点头礼后离开。如客人错坐下座，应请客人改坐上座（一般靠近门的一方为下座）。
引导客人乘坐电梯时，接待人员应遵循“先进后出”原则，先进入电梯，等客人进入后关闭电梯门，到达时，接待人员按“开”的钮，让客人先走出电梯。
引导客人上楼时，要注意和来宾保持一两个台阶，速度上要配合客户的脚步，同时楼梯较宽或为螺旋梯时，为了客户的安全，引导人员通常需要走外侧，让客户从内侧上下行。
走廊引导时，在来宾二三步之前，配合步调，让客人走在内侧，并侧转130度向着客户，用左手示意方向，并走在贵宾左前方。
完备的引导礼仪会让来宾客户感到便捷舒适，也会让整个接待质量瞬间得到提升~
乘车礼仪
在商务接待的乘车礼仪当中，座位排次十分讲究的，不同车型的座次安排，不同身份人员开车时的座次安排，都是需要关注培训的重点。
通常从服务角度来说，中国由于车辆遵循的准则是靠右侧行驶，坐后排右座者，伸腿上车抬腿下车。便于秘书、随车人或现场迎接人员等为其开关车门，也体现坐车者的层次与身份，出入高档场所或重大活动能体现此座者的重要性。而从“安全”角度考虑，后排左座则成为了最重要的位置（司机后面的座位）。
总之不同情况都要有不同考量，小知也在PPT当中总结了对应情况的乘车安排（文末有获取方式）：
同时我们还需注意上下车的礼仪，总结来说就是要“方便宾客，突出宾客”，顺序上讲究一个“后上先下”，让领导和客人先上，司机陪同人员后上，下车时，司机陪同人员先下，领导和客人后下。
如果开车人员为司机，则要对司机做好更加专业的服务培训：
不同场景的位次礼仪
不同场景的位次安排上同样也需要得到重视，一般来说，民间层面和官方内部会议层面以左为尊，而餐桌、公共场合、商务场合、国际场合、外交场合等场合以右为尊。于是就有个不同的位次排列方式：
①在中国的政务会议中，以左为尊。例如下图：1号领导通常居中，2号在1号左手位置，3号在1号右手位置，无论是单数还是双数。在集体合影时，这一点也是保持不变的。
②在会见礼宾的场合中，则讲究以右为尊、以中为尊、前排为尊。
③而在会议室里与宾客面对面地进行会谈时，则要看会谈桌与门的朝向方位，从而确定客方应该坐在哪，例如以下两种情况，一种是会谈桌正对门，一种则是与门平行，则取决了是以右为上，还是要面门为上。
④最后的宴请会议也是一大考验，包括桌位的位置和座次排序。例如宴会中出现两张以上餐桌时，桌次排列居中为上，以右为上，以远为上（即离房间正门越远，位置越高）。
而餐桌上的座次，面门居中者为主人，主人右侧者为主宾，主左宾右分两侧而坐（有时也可交叉安排），如下图所示：
2、做好各项保障工作
除了礼仪要注意，行政还必须保障好接待时的各个模块不出现问题。
①会议室保障
比如相关对接人员做好会议统筹工作。
具体内容包括：座次引导；协助汇报人员做好PPT调试、资料分发工作；每次汇报开始时，关注设备、灯光、温、音响情况，避免影响整个汇报的质量；及时了解会议进展情况并及时通知外部会务人员做好日程安排的调整工作；做好会议纪要，会后及时共享给相关人员，根据会议要求节点逐一落实或改善。
拍照人员需要做好会议及参观期间的拍照、合影工作，便于接待结束后进行传使用。
而IT人员则要保障会议室各项设备运行正常。
②用餐保障
结合会议进程之前，要将酒水准备到位，通知餐厅提前做好饭菜及服务的准备工作。
做好就餐座位安排，合理搭配，做好用餐服务工作。
如果下午有会议议程，午餐应安排为工作快餐(不建议饮酒，客户特别要求除外)。
如果第二天有行程，应在晚餐时进行通知。
③住宿保障
根据来访客户住宿需求，提前预订好相关入住酒店（服务质量和安全性一定过关），协助客户办理入住与退宿手续。
来访客户入住过程中，及时响应客户的反馈，可向来访客户提供紧急联系方式，以便访客在需要时能快速联系到接待人员。
④娱乐保障
根据来访客户需求，安排好娱乐路线，每条娱乐路线必须有公司相关陪同人员随行(应在午餐或晚餐时征求客户意见或再执行)；考虑到文化差异，避免安排可能引起不适的娱乐活动；同时需要确认每一项娱乐互动都安全无害。
三、接待后的收尾工作
After reception
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