随着移动互联网与人工智能技术的普及,数字化转型已经成为企业实现智能办公、提升竞争力的必经之路,越来越多的企业通过改变办公方式实现数字化转型,创造更多的有效价值。
作为世界最大的信息科技 (IT)公司之一,惠普在自主研发生产数字化文印设备的同时,通过不断的技术创新,提升企业文印解决方案的运作效率,帮助企业真正实现价值的高效转化。
* 惠普办公空间
这一次,小知带领大家走进惠普,由惠普打印机和耗材产品事业部技术顾问、惠普办公打印解决方案业务经理,为大家揭秘决定企业“未来”的数字化办公设备和文印管理服务。
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目前企业的文印办公需求趋势如何?
大多数人对打印机复印机的概念,往往停留在打印、复印、传真、扫描的层面上,其实目前,更多的企业在文印上有了更大范围、更高层面的需求,总结出来共有六个维度:
经济 高效 安全
彩色 智能 环保
经济、高效:企业采购文印设备,第一层面考虑的便是成本和速度问题;
安全:文印设备上同样也有数据流,在文印设备的主板硬盘或控制数据的芯片上需做好安全加密,否则可能引起由内部人员的疏忽而导致内部数据丢失的事故;
彩色:直观反映物料中的重点信息,清晰、直接、高效,且目前彩色的成本在逐渐降低,应用也越来越广;
智能:设备的智能化功能与操作,缩短文印时间,提高办公效率;
环保:节能减排,创造良好的文印环境的同时,降低文印成本。
* 惠普文印室
随着时代的发展和科技的进步,企业员工的知识获取能力、创新能力以及再创造的能力在逐渐强大,以上提到六个维度中的一到二种已经远远不能满足大多数企业的需求。
所以,如何选择适合自身各项需求的文印设备,对于企业行政而言,是一个必修的课题。
如何从现有的“智慧文印”设备矩阵中选择“正确”的一款?
企业行政在采买文印设备之前,需要考虑多重因素:
①采购成本;
②公司规模、人数;
③业务类型、所需文印量;
④幅面大小、是否需要彩印;
⑤……
如何在文印设备市场中,为公司选出“正确”的设备?
以惠普为例:
惠普将自有文印设备分为三大矩阵:
轻系列数码复合机、彩系列智能复合机及打印机、智系列数码复合机
轻系列数码复合机
所谓轻系列,就是打造“轻文印”——简单易用的文印体验,它更符合中小企业的文印需求:
•速度快,节约时间和资源;而且能够满足企业A3幅面的文印需求,具有强大的生产力;
•运营成本低,提供长寿命原装碳粉盒和经久耐用的成像鼓,帮助企业实现预算最小化、价值最大化。
•操作简洁易上手,轻维护易管理,让行政办公更便捷,文印体验更优化。
彩系列智能复合机及打印机
惠普彩系列智能复合机及打印机采用智能高效的设计,能够经济实惠地进行彩色打印,大幅延长正常运行时间的同时,让物料尽显逼真色彩。
彩系列中的页宽复合机采用的是惠普特有的页宽技术,它将喷墨技术的高品质、低成本特点,和激光技术速度快、可靠性高的特点相结合,以独有的优势赢得了众多用户的青睐。
而最让行政头疼的卡纸问题,在页宽复合机的面前,是不存在的:
以往的彩色激光打印过程颇为复杂,纸张在设备内部的接触点较多,每打印一页都会磨损和消耗组件;
页宽设备内部唯一移动的打印部件就是纸张,没有造成磨损或卡纸的物理接触点,在保证物料输出的同时,也减少了设备的损耗。
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不仅是速度快、低成本、高品质、维护少等特点,页宽技术还有更多的优势:
•可以减少高达55%的在打印过程中产生的碳足迹;
•与激光打印机相比,能够减少84%的能源消耗;
•与可比较的激光打印机相比,耗材更少,可减少高达95%的耗材和包装废物。
惠普的页宽设备应用十分广泛,在各种文印场景中,都可能会看到它的身影——
政府的红头文件输出,设计行业的蓝图输出,电子制造、医院、教育等环境均可使用。
智系列数码复合机
惠普“智”系列数码复合机,为企业级数码复合设备。它以极具竞争力的低成本打印专业品质文件,为企业树立良好的专业形象。
具有以下六大特点:
①高速度、高负荷、高配置,带来超高的生产力。
②结构简单,易于维护;高效智能,易于使用。
③配套可提供流程化的文档管理,帮助客户简化文印办公的各个环节,提高办公的效率。
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④多种配件可提供更丰富的功能,使其具有强大的扩展能力,减少人工干预,省心省力。
⑤全面的安全解决方案,都可根据用户需求进行定制安全解决方案来保护办公室网络或者云端传输的数据。
⑥全面安全设计,保护数据存储安全,避免敏感信息被泄露、运行中设备受到网络中恶意攻击。
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针对企业不同需求,惠普在每个矩阵也设列了不同型号的复合机,以供行政选择更符合自身需求、文印体验更好的文印设备。
除文印设备本身,惠普也致力于给用户带来更好的文印管理一体化服务——文印管理服务(MPS)到底有多重要?
对于大多数企业而言,他们需要的不仅仅是文印设备,更需要一种文印服务,一种可以为企业数字化转型及快速发展助力的文印服务。
通过业界领先的技术和高质量的服务,惠普在纸张与数字化工作流程之间架起了桥梁。
不同于传统意义上的的设备维护服务,确切地说,惠普的文印管理服务是在为企业日常办公中提供与文印、文档文件相关的量身定制的专业性“贴身式管家”服务。
文印成本下降
企业的文印成本一般分为两种:显性成本和隐形成本。
显性成本
硬件采购、耗材使用、日常维护等方面,这些直接产生的文印支出,统称为文印的显性成本。
隐性成本
隐性成本,既包括支撑文印的IT基础架构,如使用虚拟打印机可节省物理机的成本;也包括文档生命周期的流程,如考虑每一份物料输出的必要性,以及判断是否可以通过电子文件的流转,从而满足日常的文印设备使用等。
所以,真正的文印成本其实包含了很多方面,这和“冰山理论”很相似:
“每花在文印上一分钱的费用,需要九分钱来管理。”
对于小微型企业而言,能看到的成本优化,更多的在于设备的选择(设备采购成本、耗材、人力等)上;
对于中大型企业而言,成本优化可以完全深入到企业的业务单元中,如在流程上是否有可优化的空间(如类似刷卡打印模式的解决方案)。
所以,MPS可以为企业提供适合自身的文印解决方案,满足其在文印上的需求,通过流程优化的方法,为更快速更高效更节省的企业办公助力。
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安全性和可预见性提高
关于安全性
惠普开发的Security Manager软件,不但可以帮助企业做文印策略部署,甚至可以和企业后端IT系统做技术集成,为用户的文印行为做追溯和审计,在安全内控上真正做到有迹可循,有理可追。
关于可预见性
设备级别的提前预警及主动服务,可以防止在文印过程中出现问题,如由停机故障造成的问题。同时,可预见性也是控制成本的最好方式,可以做到高达30%的总体成本节约。
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业务流程进一步优化
业务流程的进一步优化,会帮助企业:
• 推动设备的自动化高效运作;
•移动企业应用,任何时间任何地点都可以进行文印操作;
•降低运营成本,提高服务质量。
不管是从降低运营成本、提升工作效率,还是从改善工作流程、减少环境影响等方面,可以说,文印管理服务MPS,是企业未来不可或缺的选择。
除了将数字化设备引入工作流中,利用好数字化智能办公,也要求企业管理者具备数字化办公的思维方式——
这些将决定企业的“未来”:智能与高效融入到了数字化办公过程中,为公司提供强大的生产力的同时,也将为企业的数字化办公转型提供保障。
-NED-