印章管理非小事。
在公司生产经营活动中，总避免不了印章的身影。小小的一枚印章，是企业身份及意志的最佳证明。
如果不对印章进行管理，可能会产生冒用盗用、印章分散、违规用章等现象，严重时还会给企业造成负面影响及经济损失。
那么，行政er该如何管理印章，才能避免潜在问题的发生呢？快来听听小知怎么说~
理清印章类别、明晰需要管理的对象，是印章管理的基础。每个企业，通常不会只配备一枚公章，而是会依据不同的使用场景及法律效力配置多种印章加以组合使用。
① 常见印章：为实体印章。依据使用及效力范围，大致可分为以下五类。
在涉及公司财务问题，出具企业票据（例如支票）时，使用财务专用章。用于办理公司会计核算和银行结算业务。一般与法定代表人印章一起作为银行预留印鉴。
但需要注意的是，国家有明确法律规定「财政部2001年颁布《内部会计控制规范——基本规范（试行）》第二十二条 单位应当加强银行预留印鉴的管理。财务专用章应由专人保管。严禁一人保管支付款项所需的全部印章。」
非公司必须刻制的印章，专门用于对外签订合同时加盖（加盖在合同以外的文件上则无效）。没有合同专用章的情况下，可以使用公章代替。
一般与财务专用章一起作为银行预留印鉴，在公司出具票据时也需加盖，使用用途较广。有的合同还会在条款中注明：同时加盖公章和法定代表人印章，合同才生效。
公司开具发票时一定要加盖发票专用章（未加盖的情况下，将由税务机关责令改正，甚至可以处1万元以下的罚款），不可以以财务专用章或公章替代。假如发票用错了章，那就作废或红冲。
在所有印章中具有最高效力，是法人权利的象征，使用范围很广。例如，以公司名义发出信函、公文、合同、证明等需加盖；处理工商、税务、银行等外部事务也可使用公章。因其重要性，更需慎重保管。
② 电子章：并非实体印章的图像化。根据我国《电子签名法》规定，电子印章指的是数据电文中以电子形式所含、所附用于识别签名人身份并表明签名人认可其中内容的数据。
可靠的电子签名与手写签名或盖章具有同等的法律效力。在目前新冠肺炎肆虐、纸质文件盖章存在接触感染风险的困境下，电子公章无疑提供了新的解题思路。
*中华人民共和国电子签名法
但行政er使用电子印章时应注意，电子印章并不适用于以下场景：
◎ 涉及婚姻、收养、继承等人身关系的；
◎ 涉及土地、房屋等不动产权益转让的；
◎ 涉及停止供水、供热、供气、供电等公用事业服务的；
◎ 法律、行政法规规定的不适用电子文书的其他情形。
◎一般不可单方使用电子章，需合作双方都使用。
推行有效的印章管理制度是印章管理的关键。事先明确印章管理责任人，确立刻章、用章审批流程及原则，才能避免因印章使用不当所带来的法律风险和经济损失。
① 由专人负责管理。初创型企业一般由法定代表人掌管印章，而具备相应规模的企业建议仅限于行政人员保管。同时，避免印章管理人员与采购、销售等人员身份一致；避免法定代表人印章与财务专用章由一人保管。
印章管理人员应具备以下三大要素：
◎ 人品正直，能抵御诱惑，以保管好印章为原则；
◎ 具备风险防控意识，能够识别出用章潜在危险；
◎ 拥有专业技能，能以有效措施保证用章安全。
② 设立分级管理原则。企业或集团应依据各层级机构（集团总部、分子公司、项目部）情况分开保管印章。
*企业各级机构主要公章示例
有些公司会潜意识里认为，由总部集中保管印章较为稳妥。但实际上，分公司将文件邮寄至总部加盖印章，也许会导致业务延误；紧急情况下，工作人员携带印章前往分公司当地出差，在无人监管的情况下，也存在风险。分公司在用章不自由的情况下，或许还会私自刻章。
除此之外，项目部也需配置项目部印章及资料专用章，形成规范的项目部印章使用台账。
集团总部在实际操作中，应对分子公司、项目部印章的使用范围和审批流程进行规范，限定用途及审批程序（例如项目部印章不应用于对外签订合同等）。定期对分子公司的用章情况实行监督、管理，杜绝潜在风险。
*分公司印章管理制度示例
③ 建立印章管理制度。明确用章的规则、流程及措施，同时保证公司所有人员遵守用章规定。
*印章管理流程示例
A.「刻制、注销、移交」有法可依
◎ 印章刻制：面临以下几种情境时，需进行印章刻制。
a 企业新注册成立，备案刻制；
b 企业名称变更，备案重刻；
c 印章损毁，登报公示后，备案重刻；
d 印章丢失，报案并登报公示后，备案重刻；
e 业务需要，需刻制多枚合同专用章。
首先，申请部门要填写印章刻制审批表，经公司对应部门及相关负责人审批后，由印章管理人员持对应材料到公安机关登记，经由公安机关证明到指定刻章单位刻章。
其次，刻制印章后，要将印模、刻章单位名称、印章刻制经办人等基本信息提交公安机关备案，才能启用。
*印章刻制申请表
在印章正式使用前，印章管理人员要发放印章启用通知。
*政府部门印章启用通知
◎ 印章注销：根据《国务院关于国家行政机关和企业事业单位社会团体印章管理的规定》要求，因单位撤销、名称改变或换用新印章而停止使用公章时，应及时送交印章制发机关封存或销毁，或按公安部会同有关部门另行制定的规定处理。
*印章管理规定
◎ 印章移交：要及时办理移交手续，签署移交证明，同时变更相应记录信息。
*公司印章移交证明示例
B. 明确审批流程，安全规范用章
印章管理人员应依据公司实际情况，建立用章审批流程（每类盖章文件具体需经由几人审批），后续严格按照流程实施。用章人员填写申请登记表，经保管部门及公司领导审批后，方可由印章管理人员亲自盖印（盖印前仔细核对申请表上的内容与实际是否一致）。
*用印审批流程示例
一般来说，印章禁止外带。特殊情况需外带也要事先填写用章申请表，在通过审批的情况下，由保管人陪同前往用印。
*印章外出使用流程示例
C. 形成印章管理台账，追根溯源
另外，还应形成规范化的印章管理台账，对印章的生命周期和动态去向实行监管。进入台账的文件制定统一的文件格式标准，避免混乱，并将整理过后的台账加盖印章后，归档存储。当遇到问题时，完整的台账记录能够保证责任可追溯。
目前，市面上有许多印章台账系统供应商。印章管理人员可依据企业实际情况，做出选择。
*印章台账示例
此外，印章管理人员还应当心实际操作过程中可能存在的问题，防微杜渐。
注意常见的用章风险，以保证用章安全：
◎ 不在空白纸张上用印；
◎ 印章不外借，避免他人私自签订合同的风险；
◎ 印章刻制后下发启用通知，明确使用范围及时间；
◎ 严禁由他人代为盖章或让印章离开视线；
◎ 印章丢失后向公安机关报案并在登报发布公告；
◎ 加强分公司用章管理，杜绝其私自用章、刻章；
◎ 分公司、项目部等关闭后，要收回并销毁公章；
◎ 注意各类印章使用范围，避免用错，如合同加盖发票专用章，则无效。
— 最后 —
规范对公司公章的管理，本质上是在帮助企业规避风险及损失。需要的是行政er时刻保持警惕，采取恰当的手段及措施，防患于未然。
愿你在印章管理这一门功课上，能顺利通过！
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