继上一篇《员工群的各类通知怎么写》之后,有小伙伴给我们下了个新的需求——各类通知邮件应该怎么写?


今天,我们就来根据行政人事工作中需要写通知邮件的一些场景,和大家聊一聊要如何写邮件。





写邮件的几个准则

相较于微信群里发通知,邮件更正式,但会存在因为主题不显眼很容易湮灭在各类邮件信息中的问题,总结这些特点来说,写邮件你需要注意以下几点。


1、邮件标题要直指事情重点


邮件主题要简短明确,能够突出内容的重要性,切忌冗长复杂。


如果主题中有关键词想突出,可以添加适当的符号加以着重,例如【】;如果确实很紧急,在邮件开头注明【紧急】or【Urgent】。


2、正文撰写的相关注意点


◎正文内容除了行文通顺,避免文字歧义的基础要求,尽量简明扼要,多用短句,短阅读才不容易遗漏重要信息; 


◎如文字表达不清楚,可以借助图片、表格、链接等形式加以说明。 


◎巧用字体颜色图标,提醒重要信息如本文有附件,以及请回复确认等等,尽量一封邮件的重要提醒不多于3处,过多和没重点一个效果。


3、发送前重读,设自动校正和延迟发送


在点击发送前,把邮件重新读一遍,换位思考收件人是否能get你的重点。


同时,设置自动校正功能检查显而易见的漏洞,避免错别字等小错误损害工作形象。


害怕发送后才发现遗漏了某些关键信息,建议启用邮箱自带的延迟发送的功能,5分钟是一个不错的选择。





不同场景下的邮件要如何写?


01
入职通知邮件




入职邮件承载的信息通常会比较多,主要内容为:


① 表达入职的欢迎之情

② 入职后的相关事宜安排。如果事项比较多,需要结构化内容,利用序号、加粗等方式将邮件的逻辑和线索标识出来;或添加附件

③ 遇到问题应向谁反应和咨询;


·

邮件标题:XXX入职通知


内文: 


TOXXX


【XXX公司】欢迎您加入XXX大家庭!为了能让您尽快融入公司新环境,入职成为我们中的一员,请您仔细阅读,并尽快按照以下步骤操作。


1、查看录用通知书(附件1)

2、查看入职指引(附件2)

3、填写入职信息(登录新员工入职系统)


问题咨询:

入职办理、材料准备事宜,请联系入职指引中的联系人


XX部

XXXXXXXX


△网易入职通知函,图源网络



02
入职周年邮件




入职周年邮件不宜过于严肃和正式,而应充满温情和柔软,内容主要为两部分:


一是通常多以回忆的方式,温暖的诉说员工与公司共同走过的时光,感谢员工;


二是阐述希望,期待与员工继续同行,共同成长的美好未来。

·

邮件标题:XXX入职1周年感谢信


内文:


TO:XX童鞋


    时光飞逝,一年前的今天,您正式成为了XX家的一员,那时的您满怀期待,开启了与XX的一段新征程。


   “1”马当先,征程才刚刚开始,未来仍等着您去开拓。感谢您为公司的付出,梦想才刚刚起航,让我们一起继续加油!


    祝入职一周年快乐!


XX部

XXXX年XX月XX日


左右滑动查看更多联想周年感谢信



其他大厂入职周年文案参考:


腾讯1周年:“1”代表启航,要到达远方,腾讯有更广阔的天空等你翱翔!

深信服1周年:因为有你,深信服才更加完整。未来可期,我们风雨同舟,逐梦前行!

阿里2周年:未来,我们还要一起为梦想奔跑,为世界带来微小而美好的改变。102年的路上,让我们继续乘风破浪,历遍山河。

小鹏汽车3周年:创业很苦,有你这位同行者,我们不孤独;创业很酷,希望我们继续追梦同行。谢谢你一直坚持与鹏共伍!

凤凰网3周年:感谢你的坚韧和热忱,赋予凤凰傲视天地的勇气,愿你敢于挑战,热血前行恣意挥洒正当时

网易3周年:每一个坚定前行的日子,都是对热爱的诠释。感谢你,全心投入,持续成长。不负热爱,不负期待。

快手4周年:正是因为你的辛勤工作,快手的每一步才日渐坚实。接下来的日子仍将拥有收获,抑或面临挫折;重要的是,快手仍将因你,朝气蓬勃。

大疆5周年:五年的时间足以让一颗种子生根发芽开花结果,足以让一名少年褪去稚气展翅雄飞,更足以让您与大疆共同进步成为彼此的骄做。

网易8周年:感谢你,捍卫初心的力量,请怀揣纯粹和喜悦继续成长。




03
节假日通知




在撰写节假日通知时,有四点内容需要注意:


①传递文字祝福

②写清节日注意事项

③写明放假时间

④注明行政服务安排

·

邮件标题:2022年XX节放假安排通知


内文:


公司各部门:


     根据《国务院办公厅关于2022年部分节假日安排的通知》,结合公司经营情况,现将XXX节公司放假安排如下:


一、放假时间

X月X日(周X)至X月X日(周X)放假,共X天。

二、补班安排

X月X日(周X)、X月X日(周X)正常上班。

三、注意事项

1.请各部门根据生产经营实际需要,提前安排好各项工作。

2.放假离开前需注意关好办公区域门窗、电源,做好各自工位的清理工作,如零食、垃圾处理等。

3.疫情当下,请员工减少非必要外出、不聚集、严防护。如有离榕计划,请提前咨询目的地的疫情政策,避免发生不必要的隔离情况,往返路途中做好个人防护。


     特此通知!


行政部

XXXX年XX月XX日



04
搬迁通知邮件




企业搬迁是一件相较于个人搬家更复杂的事情,为避免信息遗漏造成,通知中应可能的将信息罗列详细:


包括不限于:

① 搬迁时间安排

② 搬迁地点

③ 搬家注意事项

④ 新办公室周边配套

⑤ 搬迁相关事宜负责人


如搬家人数多面积大,事情复杂,可以制作搬家指南作为附件进行指引。

·
邮件标题:2022年搬迁通知及指南

内文:
 
Dear 各位小伙伴:
 
     我们将于X月X日正式搬离XXX,入驻新办公室,现将本次搬家信息同步如下,相关搬家指南、及注意事项、办公室配套,请大家认真了解:

1、搬家时间安排:
X月X日  XX:00 搬家培训
X月X日  XX:00 配送纸箱、封箱带、标签打印机
X月X日  XX:00前 完成个人物品打包
XX:00-XX:00 搬家公司打包、清点、搬运、装车、运送至新办公室,并将物品放置到对应工位
X月X日  拆箱,收拾物品
 
2、搬家地点:XXXXXX层——XXXXX层

3、搬家注意事项:请按照要求,完成物品打包,并黏贴标签
◎个人物品整理:请至前台领取纸箱及胶带,将个人的办公类物品统一收放其中,标注名字
◎个人贵重物品整理:笔记本电脑等个人贵重物品请下班前带回家,搬家后再带至公司;
◎显示器切断电源,右上角粘贴标签;
◎附件中的【工位布局图】和【打包指南】供参考,如有疑问,可在搬家培训时解答。
 
4、新办公室周边配套
交通:XXX号地铁C口右转XXX米可到
地址:XXXXXXXXXXXXXXXXXXXXX
驾车路线:
餐饮:
生活:
【停车】:XXXX地下停车库,X元/小时
【门禁】:XXXX地下停车库,X元/小时
【吸烟】:一楼户外
 
5、温馨提示:如有任何问题请联系 行政部xxxxxxxx
 
行政部
XXXX年XX月XX日



05
团建通知




团建通知的重要点,集中在以下:


① 团建时间

② 团建地点

③ 参加人员

④ 行程安排

⑤ 注意事项

....


如果团建内容丰富,同样也可以制作团建流程指南方便员工了解。



06
突发紧急情况通知




工作生活中经常会遇到各种突发、紧急情况,需要行政人及时在群内发布通知,比如停电、居家办公等等。


在撰写突发情况的通知时,需要写清「背景」及「重要时间节点」,并提醒员工需要做哪些「动作

a
·紧急居家办公

邮件标题:【紧急】0501紧急居家办公通知


内文:


Dear 各位小伙伴:


    由于北京目前疫情严峻,为响应政府号召,保障大家的健康安全,公司经研究暂定:5月6日﹣5月13日居家办公,如有其他变化,请大家继续关注邮件通知。


    以下为相关注意事项:


1、整理个人办公资料全部带回家;

2、居家期间每天需要正常打卡出勤,外勤打卡需在同一出勤点;

3、居家期间,正常工作时间内请大家保持手机、微信、企业微信畅通,因工作需要不排除关键岗位返岗办公,请大家时刻关注北京疫情的最新动向;

4、请大家高度重视自身防护工作,减少外出,戴口罩,勤洗手。


    顺祝平安!


行政部

XXXX年XX月XX日


b
·紧急停电放假通知

邮件标题:【紧急】0x0x停电放假通知


内文:

Dear 各位小伙伴:


    据XX供电局通知,因xx道路扩建,定于x月xx日(星期三)6:00-18:00对xx区域临时停电。


    因此,公司决定x月xx日(星期五)放假一天,请各位小伙伴在今天下班后记得保存各项电脑资料及文件等,并关闭工位附近的电源。


    感谢大家配合。


行政部

XXXX年XX月XX日



07
规章制度类通知




规章制度通过邮件来发,更有正式性,因而在撰写规章制度类通知时,要具备「条理性」「严肃性」将「规定」表达清晰。


a
·空调使用制度

邮件标题:关于空调使用制度通知


内文:


Dear all:


    为了给公司员工提供良好的办公环境,增强员工节能降耗、低碳环保的意识,合理使用空调,现对下班关闭空调特规定如下:


     一、下班最后一位离开办公室的人员需确保空调关闭后方可离开,严禁室内无人时空调照常使用开机;


     二、倡导节能环保,使用空调前应先关闭办公室门窗,确保空调使用效果,如需通风换气应关闭空调,杜绝开窗使用空调的现象哦;


     三、请各部门严格遵守上述要求,认真贯彻勤俭节约、按需用电原则,做到下班后及时关闭电源,行政部会不定期对各部门、各办公室空调使用情况,进行检查和监督执行。


       望大家配合!


行政部

XXXX年XX月XX日


b
·绩效核对

邮件标题:绩效核对通知


内文:


各位同事:


    3月的个人绩效表已导出,请查收附件。


    事关大家的薪酬发放,请务必仔细核对。


    若有误,请及时联系部门负责人进行修正,核对时间截止到X月X日下午18:00,过时不候!



行政人事部发

XXXX年XX月XX日


c
·用电管理通知

邮件标题:关于重申《用电管理规定》的通知


内文:


公司各位领导、同事:


    根据《用电管理规定》关于节能降耗的要求,开空调不得开门窗,人走灯灭关空调。


    5月1日中央空调开启后,行政部在例行检查中,仍发现个别区域存在空调开启后,门窗敞开以及会议完、下班后空调照明灯没有关闭的现象,造成能源浪费。


    为避免上述问题继续发生,警示节能降耗的责任意识。现就用电管理再次强调如下:


一、要求:

1、空调开启后,门、窗必须关闭。

2、空调、灯在会议完以及下班后即刻关闭,做到人走空调关、灯灭,点滴不浪费。

3、办公电脑在人离开座位时关闭显示屏,下班后关闭电脑主机。



二、处罚规定:



根据《用电管理规定》的考核要求,违反规定的部门,部门经理负管理责任,扣绩效100-200元。公共区域无法确定责任部门时,该楼层部门经理为共同责任人,均扣绩效100-200元。


请全体员工务必严格遵守,请部门经理务必在部门内认真宣讲,强化节能降耗的责任意识,杜绝浪费!



       特此通知!



行政部

XXXX年XX月XX日



08
开会通知




需要用邮件通知的,通常是比较正式的会议,需注意讲清楚会议时间地点,会议议题、参会人员,并抄送通知到每位参会人员。


邮件标题:关于召开第X届董事会第X次会议的通知


内文:


各位董事会成员、监事:


    根据《公司法》、《公司章程》的有关规定以及实际情况,现决定于2022年X月X日召开第X届董事会第X次会议。


具体事项通知如下:

一、会议时间、召开方式

(一)会议时间:2022年X月X日(星期五)上午10:00

(二)会议地点:公司1号会议室

二、会议议题

(一)审议《XX》;

(二)审议《XX》。

三、会议参加人员

(一)出席人员

董事:

监事:

四、其他事项

议案中需表决事项已书面告知参会董事,董事因故不能出席的,需形成明确的意见,书面委托其他董事代为出席。委托书应当载明委托人和受托人的姓名、对提案的表决意向,并由委托人签名或盖章。


公司名称

董事长(签名):XX

2022年X月X日



09
复工通知




涉及到防疫,复工通知既是一份通知,同时也是一份复工指南,需要强调的有:



① 办公场所的安全性

② 进出办公室需要配备的各类证明;

③ 防控通行路线说明;

④ 进出办公室需要注意的各类事项;

⑤ 对访客的要求;

⑦ 就餐时的防疫要求;

⑧ 线下会议的聚集要求;

⑨ 发现异常情况的处理方法;


涉及事项较多,也将更多指南内容做成图片或附件给出指引。



邮件标题:关于0606复工通知及指南


内文:


各位领导、同事 :

     

    随着疫情防控形势向好,我司将于6月1日起逐步复工,6月6日正式恢复常态化办公。


    公司已于今日安排专业消杀公司对公司全域进行了二次全面消杀,并将在复工前完成第二次环境核酸检测,保证办公环境安全无隐患。

     

     现就具体的返岗工作做出如下安排。


     1、各部门通知到位,安排好员工返岗工作;

    2、复工需满足防疫要求,进出大厦需持有72小时核酸检测阴性报告并配合测温、扫验场所码。

     3、请现场办公的人员于每日上班前自测抗原检测盒,并在系统提交抗原盒检测结果照片和健康信息。

     4、请各位员工参照附件《复工防疫指南》配合各项防疫工作,做好个人防护。


      值此特殊时期,期望大家同心协力,共渡难关。


XX部

2022年X月X日








说到底,邮件通知是一个效率工具,最重要的原则是清晰。


向通知对象讲清楚「通知内容」、「执行要求」、「通知安排」即可。



-END-



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