继上一篇《员工群的各类通知怎么写》之后，有小伙伴给我们下了个新的需求——各类通知邮件应该怎么写？
今天，我们就来根据行政人事工作中需要写通知邮件的一些场景，和大家聊一聊要如何写邮件。
写邮件的几个准则 
相较于微信群里发通知，邮件更正式，但会存在因为主题不显眼很容易湮灭在各类邮件信息中的问题，总结这些特点来说，写邮件你需要注意以下几点。
1、邮件标题要直指事情重点
邮件主题要简短明确，能够突出内容的重要性，切忌冗长复杂。
如果主题中有关键词想突出，可以添加适当的符号加以着重，例如【】；如果确实很紧急，在邮件开头注明【紧急】or【Urgent】。
2、正文撰写的相关注意点
◎正文内容除了行文通顺，避免文字歧义的基础要求，尽量简明扼要，多用短句，短阅读才不容易遗漏重要信息；
◎如文字表达不清楚，可以借助图片、表格、链接等形式加以说明。
◎巧用字体颜色图标，提醒重要信息如本文有附件，以及请回复确认等等，尽量一封邮件的重要提醒不多于3处，过多和没重点一个效果。
3、发送前重读，设自动校正和延迟发送
在点击发送前，把邮件重新读一遍，换位思考收件人是否能get你的重点。
同时，设置自动校正功能检查显而易见的漏洞，避免错别字等小错误损害工作形象。
害怕发送后才发现遗漏了某些关键信息，建议启用邮箱自带的延迟发送的功能，5分钟是一个不错的选择。
不同场景下的邮件要如何写？
入职邮件承载的信息通常会比较多，主要内容为：
① 表达入职的欢迎之情
② 入职后的相关事宜安排。如果事项比较多，需要结构化内容，利用序号、加粗等方式将邮件的逻辑和线索标识出来；或添加附件
③ 遇到问题应向谁反应和咨询；
邮件标题：XXX入职通知
内文：
TO：XXX
【XXX公司】欢迎您加入XXX大家庭！为了能让您尽快融入公司新环境，入职成为我们中的一员，请您仔细阅读，并尽快按照以下步骤操作。
1、查看录用通知书（附件1）
2、查看入职指引（附件2）
3、填写入职信息（登录新员工入职系统）
问题咨询：
入职办理、材料准备事宜，请联系入职指引中的联系人
XX部
XXXX年XX月XX日
△网易入职通知函，图源网络
入职周年邮件不宜过于严肃和正式，而应充满温情和柔软，内容主要为两部分：
一是通常多以回忆的方式，温暖的诉说员工与公司共同走过的时光，感谢员工；
二是阐述希望，期待与员工继续同行，共同成长的美好未来。
邮件标题：XXX入职1周年感谢信
内文：
TO：XX童鞋
时光飞逝，一年前的今天，您正式成为了XX家的一员，那时的您满怀期待，开启了与XX的一段新征程。
“1”马当先，征程才刚刚开始，未来仍等着您去开拓。感谢您为公司的付出，梦想才刚刚起航，让我们一起继续加油！
祝入职一周年快乐！
XX部
XXXX年XX月XX日
其他大厂入职周年文案参考：
腾讯1周年：“1”代表启航，要到达远方，腾讯有更广阔的天空等你翱翔！
深信服1周年：因为有你，深信服才更加完整。未来可期，我们风雨同舟，逐梦前行！
阿里2周年：未来，我们还要一起为梦想奔跑，为世界带来微小而美好的改变。102年的路上，让我们继续乘风破浪，历遍山河。
小鹏汽车3周年：创业很苦，有你这位同行者，我们不孤独；创业很酷，希望我们继续追梦同行。谢谢你一直坚持与鹏共伍！
凤凰网3周年：感谢你的坚韧和热忱，赋予凤凰傲视天地的勇气，愿你敢于挑战，热血前行恣意挥洒正当时
网易3周年：每一个坚定前行的日子，都是对热爱的诠释。感谢你，全心投入，持续成长。不负热爱，不负期待。
快手4周年：正是因为你的辛勤工作，快手的每一步才日渐坚实。接下来的日子仍将拥有收获，抑或面临挫折；重要的是，快手仍将因你，朝气蓬勃。
大疆5周年：五年的时间足以让一颗种子生根发芽开花结果，足以让一名少年褪去稚气展翅雄飞，更足以让您与大疆共同进步成为彼此的骄做。
网易8周年：感谢你，捍卫初心的力量，请怀揣纯粹和喜悦继续成长。
在撰写节假日通知时，有四点内容需要注意：
①传递文字祝福
②写清节日注意事项
③写明放假时间
④注明行政服务安排
邮件标题：2022年XX节放假安排通知
内文：
公司各部门：
根据《国务院办公厅关于2022年部分节假日安排的通知》，结合公司经营情况，现将XXX节公司放假安排如下：
一、放假时间
X月X日（周X）至X月X日（周X）放假，共X天。
二、补班安排
X月X日（周X）、X月X日（周X）正常上班。
三、注意事项
1.请各部门根据生产经营实际需要，提前安排好各项工作。
2.放假离开前需注意关好办公区域门窗、电源，做好各自工位的清理工作，如零食、垃圾处理等。
3.疫情当下，请员工减少非必要外出、不聚集、严防护。如有离榕计划，请提前咨询目的地的疫情政策，避免发生不必要的隔离情况，往返路途中做好个人防护。
特此通知！
行政部
XXXX年XX月XX日
企业搬迁是一件相较于个人搬家更复杂的事情，为避免信息遗漏造成，通知中应可能的将信息罗列详细：
包括不限于：
① 搬迁时间安排
② 搬迁地点
③ 搬家注意事项
④ 新办公室周边配套
⑤ 搬迁相关事宜负责人
如搬家人数多面积大，事情复杂，可以制作搬家指南作为附件进行指引。
团建通知的重要点，集中在以下：
① 团建时间
② 团建地点
③ 参加人员
④ 行程安排
⑤ 注意事项
....
如果团建内容丰富，同样也可以制作团建流程指南方便员工了解。
工作生活中经常会遇到各种突发、紧急情况，需要行政人及时在群内发布通知，比如停电、居家办公等等。
在撰写突发情况的通知时，需要写清「背景」及「重要时间节点」，并提醒员工需要做哪些「动作」。
邮件标题：【紧急】0501紧急居家办公通知
内文：
Dear 各位小伙伴：
由于北京目前疫情严峻，为响应政府号召，保障大家的健康安全，公司经研究暂定：5月6日﹣5月13日居家办公，如有其他变化，请大家继续关注邮件通知。
以下为相关注意事项：
1、整理个人办公资料全部带回家；
2、居家期间每天需要正常打卡出勤，外勤打卡需在同一出勤点；
3、居家期间，正常工作时间内请大家保持手机、微信、企业微信畅通，因工作需要不排除关键岗位返岗办公，请大家时刻关注北京疫情的最新动向；
4、请大家高度重视自身防护工作，减少外出，戴口罩，勤洗手。
顺祝平安！
行政部
XXXX年XX月XX日
邮件标题：【紧急】0x0x停电放假通知
内文：
Dear 各位小伙伴：
据XX供电局通知，因xx道路扩建，定于x月xx日（星期三）6:00-18:00对xx区域临时停电。
因此，公司决定x月xx日（星期五）放假一天，请各位小伙伴在今天下班后记得保存各项电脑资料及文件等，并关闭工位附近的电源。
感谢大家配合。
行政部
XXXX年XX月XX日
规章制度通过邮件来发，更有正式性，因而在撰写规章制度类通知时，要具备「条理性」及「严肃性」将「规定」表达清晰。
邮件标题：关于空调使用制度通知
内文：
Dear all：
为了给公司员工提供良好的办公环境，增强员工节能降耗、低碳环保的意识，合理使用空调，现对下班关闭空调特规定如下：
一、下班最后一位离开办公室的人员需确保空调关闭后方可离开，严禁室内无人时空调照常使用开机；
二、倡导节能环保，使用空调前应先关闭办公室门窗，确保空调使用效果，如需通风换气应关闭空调，杜绝开窗使用空调的现象哦；
三、请各部门严格遵守上述要求，认真贯彻勤俭节约、按需用电原则，做到下班后及时关闭电源，行政部会不定期对各部门、各办公室空调使用情况，进行检查和监督执行。
望大家配合！
行政部
XXXX年XX月XX日
邮件标题：绩效核对通知
内文：
各位同事：
3月的个人绩效表已导出，请查收附件。
事关大家的薪酬发放，请务必仔细核对。
若有误，请及时联系部门负责人进行修正，核对时间截止到X月X日下午18:00，过时不候！
行政人事部发
XXXX年XX月XX日
邮件标题：关于重申《用电管理规定》的通知
内文：
公司各位领导、同事：
根据《用电管理规定》关于节能降耗的要求，开空调不得开门窗，人走灯灭关空调。
5月1日中央空调开启后，行政部在例行检查中，仍发现个别区域存在空调开启后，门窗敞开以及会议完、下班后空调照明灯没有关闭的现象，造成能源浪费。
为避免上述问题继续发生，警示节能降耗的责任意识。现就用电管理再次强调如下：
一、要求：
1、空调开启后，门、窗必须关闭。
2、空调、灯在会议完以及下班后即刻关闭，做到人走空调关、灯灭，点滴不浪费。
3、办公电脑在人离开座位时关闭显示屏，下班后关闭电脑主机。
二、处罚规定：
根据《用电管理规定》的考核要求，违反规定的部门，部门经理负管理责任，扣绩效100-200元。公共区域无法确定责任部门时，该楼层部门经理为共同责任人，均扣绩效100-200元。
请全体员工务必严格遵守，请部门经理务必在部门内认真宣讲，强化节能降耗的责任意识，杜绝浪费！
特此通知！
行政部
XXXX年XX月XX日
需要用邮件通知的，通常是比较正式的会议，需注意讲清楚会议时间地点，会议议题、参会人员，并抄送通知到每位参会人员。
邮件标题：关于召开第X届董事会第X次会议的通知
内文：
各位董事会成员、监事：
根据《公司法》、《公司章程》的有关规定以及实际情况，现决定于2022年X月X日召开第X届董事会第X次会议。
具体事项通知如下：
一、会议时间、召开方式
（一）会议时间：2022年X月X日（星期五）上午10:00
（二）会议地点：公司1号会议室
二、会议议题
（一）审议《XX》；
（二）审议《XX》。
三、会议参加人员
（一）出席人员
董事：
监事：
四、其他事项
议案中需表决事项已书面告知参会董事，董事因故不能出席的，需形成明确的意见，书面委托其他董事代为出席。委托书应当载明委托人和受托人的姓名、对提案的表决意向，并由委托人签名或盖章。
公司名称
董事长（签名）：XX
2022年X月X日
涉及到防疫，复工通知既是一份通知，同时也是一份复工指南，需要强调的有：
① 办公场所的安全性
② 进出办公室需要配备的各类证明；
③ 防控通行路线说明；
④ 进出办公室需要注意的各类事项；
⑤ 对访客的要求；
⑦ 就餐时的防疫要求；
⑧ 线下会议的聚集要求；
⑨ 发现异常情况的处理方法；
涉及事项较多，也将更多指南内容做成图片或附件给出指引。
邮件标题：关于0606复工通知及指南
内文：
各位领导、同事 :
随着疫情防控形势向好，我司将于6月1日起逐步复工，6月6日正式恢复常态化办公。
公司已于今日安排专业消杀公司对公司全域进行了二次全面消杀，并将在复工前完成第二次环境核酸检测，保证办公环境安全无隐患。
现就具体的返岗工作做出如下安排。
1、各部门通知到位，安排好员工返岗工作；
2、复工需满足防疫要求，进出大厦需持有72小时核酸检测阴性报告并配合测温、扫验场所码。
3、请现场办公的人员于每日上班前自测抗原检测盒，并在系统提交抗原盒检测结果照片和健康信息。
4、请各位员工参照附件《复工防疫指南》配合各项防疫工作，做好个人防护。
值此特殊时期，期望大家同心协力，共渡难关。
XX部
2022年X月X日
说到底，邮件通知是一个效率工具，最重要的原则是清晰。
向通知对象讲清楚「通知内容」、「执行要求」、「通知安排」即可。
-END-
小互动
你改过最多版的通知是
什么通知？
