今天的文章来自于一位在行政行业有着丰富经验的资深行政人，与我们分享「用户意识在行政职场写作中的运用」，一起来看吧！

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作为行政打工人，免不了要经常发通知，但不少小伙伴也会抱怨：

解决这个问题我们先要达成两个共识：

那要怎么带着用户意识去写作呢？需要你问自己三个问题：

⭕️第一，我的用户是谁？他的需求是什么？

⭕️第二，我的用户是否能清晰快速地获得有效信息？

⭕️第三，按照我的要求去行动，他会遇到什么障碍吗？

你的用户是谁？

作为行政打工人，公司的全体员工就是我们的用户。

如果分场景看：

用户意识是什么？

明确我们的用户是谁后，我们可以用一个公式来解决后面两个问题：

用户意识=让用户花最少的时间获取有效信息+让用户执行更加容易

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重要的事要放到开头写，别憋在后面。理由很简单，职场上用户看你文章的心态，可不是逐字逐句欣赏，而是想尽快找到跟自己相关的信息。

如给每个段落加小标题，如果文章没有那么正式，或者没那么长，那我们也可以加上方括号，或者把关键词提取出来。

如：请提交工作计划，截止时间是【2022年9月8日14:00】，请务必按时提交。

另外也可以通过下划线、加粗、高亮突出重点信息。

划重点就是在加速传递关键信息，把关键信息传递给用户。

如何让用户执行起来更容易？

我们解决了如何让用户花最少的时间获取有效信息，接下来说说如何让用户执行起来更加容易。

有时候用户多半就理解了你需要他做什么，但有时候为什么用户还是迟迟不行动呢？可能问题出在，并不是他不理解，而是他就算理解了也还是不会干。

问自己一个问题：“为了让对方行动起来，还有什么是我可以做的？”你要最大化地减少对方的行动难度。

有以下几个方法⬇️

行政同事经常要发邮件收集一些信息，如果你能把用户需要回复的形式格式化，比如请邮件回复部门+姓名+联系方式+地址即可，那么用户就非常清晰并且容易操作，对于收集信息的人统计也更加容易。

再比如行政部新引进一台自助咖啡机，这个机器旁边还贴了一张图，一步步地告诉用户应该怎么操作，下一步该怎么做。

虽然是第一次用，但是上手非常快。一个工作人员都不需要，就能够自主地去完成，这就是非常有用户意识的体现。

之所以是歧义，一定是我们写的时候没有意识到的问题，那我们只能去找它会在哪儿高频出现。总结了两三种歧义的高发区：

什么是相对信息？相对的时间、地点、称呼，这些容易变化的信息都容易产生歧义。

比如你要说下周三，你写“下周三”就不如写“2 月 16 日周三”来得准确。比如你要说3楼会议室，就不如你写“305 会议室”，来得准确。要说新同事小王，你就不如写“新同事王某某”，来得准确。

容易产生歧义的地方，是形容性的词汇。

我们工作当中其实也经常犯类似的问题：

这件事要得很急，你快点做。

急有多急？快得多快？这些都是抽象的感受。那好的写法应该是什么？

这件事很紧急，我希望你今天15:00前给到，可以吗？

现在各大公司都在降本增效，号召员工们尽量节约用水用电用纸，那怎样才算节水、怎样才算节电、怎样才算节纸，每个人的标准并不统一，如果有明确的指令：如18：30 ，只开一半数量的空调、擦手只用一张纸，非重要文件双面打印，清晰的指令更加容易导向行动。

有一种情况，对方可能已经明白了该怎么干，但是他干这件事可能会给他带来新的麻烦，所以他行动起来有所顾虑。怎么办呢？

比如说行政部门举办一个活动，需要参加的同学提前到公司附近的体育馆，如果有下班打卡规定员工就会有所顾虑，那么我们就可以在通知的时候说明我们已经提前为你们做了下班免打卡的申请，消除大家的顾虑。

除了不会干、有顾虑，还有一种情况更为复杂，就是我们期待他完成的行动，他一个人完成不了，需要让其他人加入进来才能一起完成。这个协作的复杂性挡住了他行动的步伐。

比如，行政通知各部门的 leader 要提交部门每个人的某平台账号使用情况。

那这个行动指令 leader 一个人完成不了，他需要跟他团队的同事一起协作。如果你想尽快把年度计划收齐，就得帮各部门的 leader 降低他的协作难度，把他需要做的动作降到最少。

你可以以各部门 leader 的口吻来写一封通知。这封通知的内容就是直接告诉团队的同事，他们需要做什么，那部门 leader 就可以把你的第二封通知直接发给团队，对方的行动就方便多了。

「用户意识」就是把简单留给用户，把复杂留给自己。复杂，不是指字多字少，而是行动的复杂程度。我们能做的就是尽量减轻对方的行动负担。

但是并不意味着只有这些方法。用户意识之所以是个原则，也确实是因为我们得在不同的情况下，针对用户的不同，去想不一样的办法，这也是我们可以不断下功夫、花心思，甚至可以创新的地方。

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