今天分享一篇资深行政人总结的六大降本实操攻略:


疫情三年,市场的各种不确定性,让很多企业开始紧衣缩食,为了度过市场寒冬,降本增效已然成为行政的重要价值体现之一。


估计很多行政小姐姐也在苦恼,一边要抓满意度,一边要降本,该如何平衡?五花八门的降本措施上线后如何稳住员工的幸福度呢?


我总结了六个攻略,分享给大家,也希望可以一起讨论更多可能性。


1

首先管理员工的预期是非常重要

在上任何降本措施通知的时候,先要让员工理解降本这件事对企业的长远价值,是为了企业能更加健康长久的走下去 。


当员工也感受到市场的寒气,就更容易接受和支持降本这件事,这时候我们顺势而为,执行起来就更加容易了,员工的幸福度落差就不会太明显了。


△譬如,发倡导节能减排时的通知,仅示意


2

如何不知不觉的把费用降下来?

分析行政各项支出中,员工的感知度,感知度低的地方可以进行适时取消,也无需针对于这类降本措施发通知。

譬如降低绿植费用,可以保留前台和工位的绿植,取消会议室的绿植在非工作日的时候执行;


譬如把全职保洁换成兼职保洁;


譬如将卫生间水龙头换成泡沫型水口;


譬如把茶水间、打印室以及不常有人的走廊过道安装声控灯;


譬如设置直饮水机到晚上9点或10点自动断电等等;


譬如将需要频繁补给的小卷纸替换成超大筒纸,充分节约人力;


3

让活动更有亮点和记忆点

取消非必要的活动,对于留存的活动,更加用心的设计和策划,力求让每一个留存下来的活动有亮点有记忆点;


譬如,我看到过一些同行做的活动:百度为延续了十二年的最高奖颁奖典礼,配上了一场嘉年华,集结了很多有亮点的环节:小树林音乐会,给有热爱的员工一个展示的舞台;


△图片来源公众号百度同学


他们活动街上设有一个相亲角,帮助解决大家老大不小还一个人的问题;


图片来源公众号百度同


还有一个减压运动会,让大家在这里把负能量全都抛出去!


图片来源公众号百度同


得物六周年别出新意的把庆祝变成了“夜市趴”,越夜越嗨!

得物6周年(图片来源公众号得物行政)


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丁香园22周年的庆祝仪式里,有百位Dxyers跑步绘出了“22”的路线图。


图片来源公众号丁香后花园


快乐茄公司策划了一个茄厂露营月活动,鼓励员工去看日暮星河山海。


图片来源公众号茄厂行政


所以说不论有预算没预算,只要用心找创意,都有可能让活动感知度提升超多倍!


4

充分利用内、外部资源,给员工实惠


预算砍了,还可以充分利用内外资源,给到员工实实在在的便利和优惠:


特别对于电商的公司,会有一些商品给到员工内购优惠,非电商公司,也可以跟电商公司联系做资源互换,让她们把内购会摆到你们公司来,对于电商公司来说说收割一波新用户,对于你们公司来说,为员工争取到实实在在的优惠;


像唯品会在年会时为员工准备了一次线上内购会。


图片来源公众号唯品会企业文化


携程曾经为员工准备专场的华为终端产品全品类内购。


图片来源公众号Trip华西行政


小米则是为员工准备行政资产内购会,不仅惠利员工,同时也盘活了一部分行政资产。


图片来源公众号小米行政


除了内购会,或者联系一些上门服务,比如换季了,联系洗衣公司上门收衣服,同时以量谈一个折扣价,给到员工便利与优惠。


比如秋季,是一个流感易发的季节,可以联系医疗机构上门接种疫苗,降低员工得流感的概率,也给员工带来了便利,不用请假不用预约不用来回奔走,省心省事。



5

节日福利礼品:内容赋能

节日福利礼品可以多在在设计和文案上花心思,让员工的关注点转移到有趣好玩的内容上,而不是仅仅在礼品的价值上。


丁香园之前有一款中秋礼盒就是仅靠包装上的文字玩出了风格,玩出了趣味,备受好评,至今都让很多人留有深深的印象。



网易曾在1024为员工设计了三款T恤,放狠话“哥让你三行代码”、“这个需求做不了”、“9点睡9点起每天工作6小时”,为程序猿做嘴替。


图片来源公众号网易北京行政


百度在儿童节的时候,曾为员工设计了一张请假条,也是非常让人觉得惊喜和开心的礼品了。


图片来源公众号百度同学


丁香园为女同学们设计的女神节礼物,外包装有一个“撕掉标签”的小设计,寓意把对女性不友好的那些标签撕掉,勇敢做自己,也很让人印象深刻。



图片来源公众号丁香后花园


如果是电商公司或是有自研产品的公司,那在采购渠道上就更加有优势啦,结合了业务,成本价采购,100元的成本给到员工200元的感觉。


6

协同业务线,帮助业务部门省钱


把行政能接触到的资源对接给业务部门,能让行政在非常时期体现价值感,同时也会收到来自业务部门的感谢!


我之前在知行峰会上听到过分享,同程艺龙的行政在政企方面拥有很多直接接触的资源,包括政府资源,在业务部门进行业务下沉落地之时,将其中一些资源与公司的战略进行匹配,他们作为桥梁链接了业务和政府。2021年同程艺龙在安徽省苏滁中新产业园里落地了1000个工位的办公场地,就是行政助力业务很好的案例。


在很久之前还看过分享,就是太平鸟行政借一场订货会的举办机缘为业务救急以后,开始参与到对业务的支持中,现在每年的订货会、节日活动、小型活动的策划和会务支持、资源共享,行政部都会参与其中。


这些都是行政协同业务,帮业务省钱的案例。





降本的大方向下,取消一些福利和活动,对于行政来说,并不意味着躺平,而是一种更高要求的挑战,需要行政的姐妹更加用心和创新。


能给到员工稳稳的幸福,在经济寒冬下,这何尝不是行政的价值妥妥的体现呢。



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作者简介













笔名:雪过天青

资深行政人