组织公司搬家无疑是行政工作生涯里的大事。用一个字来形容是“累”，用两个字来形容是“疲惫”，用一句话来形容就是“不是人干的事儿”！

小到物品打包，大到搬家流程的制定，都需要行政人打起万分精神应对。虽然这项工作不简单，但只要做得好，就能为职业履历中添上出彩的一笔。

搬迁第一步，当然是选出一个大家都满意的新地址啦，开始选址前，一定先是梳理新址需求。需求越清晰就能越高效的圈定符合需求的新址区域。

选址需求，主要包含办公室面积大小、地理位置、预算等基础信息。

譬如以深圳一公司的选址需求为例：

办公室内部规划需求则可以面向公司领导、HR、各部门领导、员工代表进行需求征集，并将信息汇总做出详细需求。

如：

▷目前需要员工人数、未来3~5年计划员工扩容人数；

▷普通工位、特殊工位的需求量；

▷独立办公室的需求量；

▷会议室、洽谈室的需求量；

▷其他功能区的需求量；

【注】独立办公室和会议室可做面积估算。

*选址需求表

需要注意的是，公司选址的周期一般在半年以上，如果是异地选址的时间战线会拉得更长，所以前期需求调研要尽早落地。

选址确定完毕，接下来就是“重头戏”了——搬家。

搬家事务跟策划活动一样，都需要做好充分的前期准备工作。一方面需要盘点打包旧办公室的资产；另一方面，是新办公场地的安排。

在搬家前做一个大致的项目流程表格，有助于统筹整体，把握节奏。可以根据搬家流程中的不同环节制定时间节点，重要事项重点标注。

①、如果公司体量较大，可以根据业务需要把各部门划分为两批进行搬迁。征询业务部门的意见，既可以敲定符合整体利益的搬家节奏，也能避免一刀切服务和影响部门重要业务进展。

②、如果没有相关经验，可以采用倒推法，划分好节点环节后预估每个环节所需时间，从最后环节开始往前倒推。

*企业搬家流程图

搬迁前需要做好办公区内的资产盘点，不仅是为后续打包做准备，也是据此预估搬迁成本。

主要有以下几个方面:

①、办公家具：主要指桌、椅、柜、沙发、茶几等。可以分区域进行统计，包括部门工位、公共办公区如会议室以及其他区域。

*搬迁物品清单

②、办公电器：包括办公区域的电脑、净化器、空调、打印机以及通信设备，茶水间的微波炉、热水器等。

③、贵重物品：包括酒水、现金、保险柜等。

大办公室、远距离的搬家，需要找专业的外包服务商来协助，更能省心省力省时间。

行政除了要收集相关信息，确定办公区资源的实际情况外，还得联系搬家公司制定搬家计划及车辆安排，和需求部门协调确定具体的搬家日期。

公司本身有外包服务商当然最好；如果没有的话，可以根据搬家物品的数量，招标或比价选择合适的供应商。比价的方式可以按立方或按车容量，也可以统一报价，视情况而定。

新办公室的准备包括进出搬运路线规划、制定新办公区的工位表以及场地设备调试。

①、在新办公室搬运路线规划上，行政人需要做的是规划一条搬运距离最短的路线，并提前踩点，在搬运路线中贴上路标指引。

②、制定新办公区的工位表时，首先应根据部门整理人员名单、分配新场地工位、备注楼层；其次，结合新工位平面图与清单，制定座位表；最后，制作工位标签并贴到新址。

③为了让员工安心入驻，必须进行甲醛处理工作。同时，这部分内容也需要及时告知员工，如有日常空气净化系统、净水系统等，也可一并告知，打消员工对环境的顾虑。

科大讯飞向员工展示了新址甲醛处理的全过程，并附上了空气质量监测报告，证明室内空气质量已达标。

④搬迁前期，IT需要测试新场地各项设备及话机是否能正常使用，才能保证搬迁结束后最快程度上安装电脑、电话、打复印机驱动，保证办公室的日常运作，不打扰员工们正常上班。

通过以上操作，确保新址处于随时可入驻、随时可办公的状态，让员工进入新办公室后，在各处都能感受到行政的贴心服务。

搬迁计划确定了以后，就要告知员工了。可以在搬迁前两周给员工发送邮件、公众号文章等，附上搬家指南及新办公区的服务指南，让员工对搬家流程及陌生的办公区域有一个了解。

①、搬家指南可以包含但不限于这几个方面：搬家前准备工作、领取包装箱和标签的方法及地点、标签的填写及粘贴方法、塑料及纸质包装箱的使用方法、装箱TIPS及相关提示、搬家公司负责打包的项目说明、员工需自行打包、搬运及携带的项目说明、其它提示及搬家工作小组联系方式。

把搬家的流程都写清楚了，才能保障后续工作有条不紊！

②、新办公区服务指南里，可以介绍：新办公区域的位置、办公楼出入口、辅助设施（卫生间、睡眠室、便利店、停车场、自行车停放等）、周边交通（公交、地铁、自驾车）及配套服务设施，让员工迅速熟悉新的办公区域。

搬迁当天是最关键的一环。行政要关注到每个细节，面面俱到，才能保证搬迁工作的顺利完成。

制定详尽的流程安排表能够保障搬迁工作顺利进行。包括搬迁当天的时间安排、人员安排等。

其中，重点是人员安排，旧址新址都需要留有监督人员。

旧址要安排行政负责人掌控全场。旧址的行政负责人，要负责与搬家公司确认进场时间和注意事项，现场协调，将办公区域的贵重家具和易碎品用泡沫纸打包，防止豁破。公共物资由搬家公司搬运，但如果是业务线机密性的资料，可以由业务线自己打包运送。

按区域按楼层安排1-2名人员进行打包巡视的工作。看员工们打包的程度及速度是怎样的，打包箱及标签是否正确放置和填写了。有问题需要马上更改，才能保证后续工作的顺利进行。

不需要打包的物品也要进行确认。可以搬动工位，检查工位所在区域的桌面、地面及办公柜内，有没有遗落的物品。 

新址也要安排行政负责人来负责交接。新址的行政负责人要负责巡视新办公区域，并且保持和旧址搬家行政负责人的联系，对接搬家公司到达新址后的事宜，让每个搬过来的物品都放在指定位置。易碎品要检查，有问题的话及时联系搬家公司或搬运人员。

规范的物品打包能让搬迁过程更加顺利，也方便到货后的分类摆放以及收货核对。

 ①、进行物品打包培训 

除了在搬迁指南里明确打包相关要求，最好在正式开始前做一个打包要求培训。具体打包细则，需要根据不同搬家公司的打包方式来定。但一般来说，在打包中都需要注意以下几点：

长江联合置地有限公司在搬迁时，采用了芯片标签。这种标签通过扫码就可以实时查看搬迁进度，数据核对也更加准确。

 ②、物品核对 

为了防止物品遗失，物品核对工作不能少。需要让搬家公司提供物品出入核对表，并在旧址及新址各安排一名工作人员与搬家公司一起对出入搬运箱进行计数确认，搬家完毕后进行核对并留存记录。

*搬迁物品核对表，由徽誉提供

一次好的搬家服务一定要满足一个条件：让员工以最快的速度融入新的办公环境里，正常上班。因此，收尾工作很重要。

①、新场地垃圾处理 

搬家的过程中，一定会出现很多垃圾。物品到位、电脑拆箱后，行政要根据搬运和拆箱区域，全程监管搬家公司，将所有搬家遗留垃圾回收处理，迅速恢复办公环境的整洁。

②、旧场地遗留物品检查 

搬家结束后，要对旧址进行遗留物品清理工作。需要安排人员对搬家涉及到所有区域进行两次全面的检查，收好员工们遗留的物品，后续及时通知领取。

③、搬迁后续问题处理及结算 

a. 遗留物品回收到新场地后，需要通知员工及时领取。通常来说，贵重物品可长期保管，低值物品保管一个月后仍无人领取，就可集中处理。

b. 负责人要集中处理搬迁的后续问题。比如查找新址没有送到位的物品、解决新办公区域设备设施故障等问题，让新办公室正常运行。

c. 在尾款结算前，需要先检查搬家过程中有无物品损坏的情况。如果有，应先让服务商赔偿解决，然后再发起付款申请。

在企业搬迁中，安排好新址物品摆放并不是结束。付过尾款，一般还需要策划乔迁活动让员工尽快融入新环境。并对整个流程发起调研，征求员工意见以复盘改进。

通过各种活动引导员工融入新环境，不仅能够提升员工的搬家体验，还是提高凝聚力，展望公司发展的好时机。

①、行政可将新办公场所地图和周边吃喝玩乐好评榜，统一整理成趣味地图，或以照片、视频的方式展示发放给员工。

第四范式·深圳将周边商业圈通过简单的平面图展示，重点标注各类餐饮设施。

司空公司在配套设施的介绍中，除了餐饮外，还加入了健身房、便利店、咖啡厅、酒店等。

②、举办乔迁活动，用搬家庆典让员工全方位体验新办公区。在搬迁结束后，用一场颇具仪式感的乔迁庆典，作为开始新征程的标志。活动形式多种多样，有传统的剪彩、舞狮、鞭炮，也有创意十足的员工party，或是让大家尽快熟悉工作环境而设置的藏宝活动等。

哔哩哔哩·北京的乔迁活动，请了coser来分别cos小电视、22娘和33娘，还可以与他们合影。下午茶也是以品牌色为主，非常有自己的文化特色。

👉更多搬迁小活动可参考往期文章:搬迁庆典中有哪些低成本互动小游戏？

所有事项完毕，还应进行满意度调查，了解搬家行动中还有哪些方面需要改进。

通过收集到的员工反馈，总结经验和教训，探索是否有更好的解决方法。这种及时反思的精神， 是成为一个好行政的必要条件。

满意度调查可以采用问卷调查的形式，了解以下问题：

行政部与部门及员工搬家之前的沟通、本次搬迁工作中的组织与实际搬迁工作评价、搬迁过程中是否影响到个人正常工作进程、搬迁过程中个人物品或电脑是否有丢失或损坏、对新办公区整体印象、新办公区基础设施评价、新办公区IT设备运行情况、新办公区空气质量等。

*员工满意度调查示例

行政只有收集员工反馈信息并反思总结，才能对后续问题做出更好的解决办法。对行政服务和办公室运行来讲，这才是长久之计。

-最后-

搬家，是一张出给行政人的试卷。如何能够解决所有问题、发现更完美的解决方法，需要大家不断探索、总结。

期待你们的完美答卷！

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