作为企业内部经营成本支出大户，节约内部成本是行政的每年工作重点。
 

制定年度预算，设定预算标准是我们常用的规则，但往往在年底还是会超支。

随着智能化的变革，传统企业行政目前大多都处在转型期，变革转型需要大量预算投入，此时，行政应该如何消除成本增长压力？需要关注哪些成本重点？
 

设计适合的成本模型，能够清晰把控行政预算，一起来看看我们需要关注的重点吧！

一、

精细化管理行政固定项目及新增项目

公司内部的管理费用，除了员工工资，其他绝大多数的费用都是由行政采购小伙伴支出。

其中行政部门下固定项目成本费用支出就多达数十项。包括：

办公费，基本是部门各类办公用品，印刷，宣传等的费用

会议费，各类会议的费用，一般包括住宿，场租，材料，餐费等

福利费，员工节假日礼品，团建，活动费用

招待费，主要是餐费和礼品

差旅费，交通费和住宿费

车辆使用及维修费，车辆运行费，保险费

设施设备维修费，办公场所和用品的维修费用

固定资产购置费，一些资本性支持，如车辆，电脑，家居等固定资产和低值易耗品的购置费

折旧费，固定资产类目下编制折旧费

能耗费，水费，电费，物业费，供暖费，空调费

其它费用，以上未涵盖的其他费用，如绿植租摆，卫生用品，茶叶等

…………

不同的企业固定支出比重分布是不一样的，通过精细化数据记录和综合年度分析可以得知，所在企业可调节费用是哪一块。比如，有的企业门店较多，费用占比最大的就会在租赁费用和固定资产费用上；有的企业业务人员差旅较多，费用也将集中在差旅部分。

如文章开头所说，像空间智能化改造这样之前所没有的新增行政负责项目，在成本模型中属于增项，需要特别关注费用情况。

二、

降低可控费用预算，找关键成本因素

虽然很多固定项目费用一旦投入，就很难改变。
 

但行政如果能识别出其中大幅度可控预算的关键成本因素，也将在企业发展过程中起重要作用。
 

比如：

◆租金有时候是最大的省钱利器

地理位置具有“级差地租”效应，是影响相对固定成本的重要因素。当城市中心热门地价节节攀升，交通便捷，整体消费水平提高，无形中增加了企业的相对固定成本，从而提高企业运营成本。
 

此时，可以考虑把办公空间迁到市郊和城市周边的交通便利地方，以压缩空间管理成本。

◆有效进行固定资产管理和折旧，清理无效资产

一般没有新增职场项目，这项费用不会有较大金额的支出，但是如果公司经营时间比较久，固定资产例如PC、打印机等临近使用期限,不排除会发生大批量报废更新的情况发生。
 

所以通过租用等方式，可以将固资成本支出变为流动成本支出，转移固资风险，并且闲置资产进行定期调拨和清理，做到最大化利用。

三、

定期核算和预测，模块化管理数据

从固定费用预算，到可控费用的预算，到最后制定核算规则、预测分析，以此设计的成本模型可以做到精准的预算把控。

▲核算兼顾变更信息：在定期核算过程中，各模块都考虑了相关资金收支的时间，资金收支准确的计入了对应的月份，但其中的变更信息往往就是影响精准度的原因。

比如：与历史数据的出入，特别是在采购中物料材料的价格波动原因，就存在供应商涨价，渠道更改，凭证与报表的出入，是什么原因都应该有相应的变更信息记录。

▲根据行政体系，模块化管理数据：可以实现精准的原始数据收集，为预算季度、年度资金预算提供准确的数据。

比如：低值易耗品模块下，单独建表，整合综合类目，可以将杂乱类目一一梳理，便于数据记录和季度分析。

核算与预测的周期频率越短，越能精确行政成本的管理绩效，因为核算间隔越长，越容易出现支出不对账，变更原因不明，负责人员变动等状况。

企业内部成本的降本增效是行政年度绩效考核依据，清晰地了解成本出口和全流程管控对行政来说也是专业能力挑战。

各家企业对于“成本模型”都有自己的一套方法，值得一提的是在前期设计成本模型中，花费的时间越多，数据越准确，后期管控也会越清晰和顺畅。

各位小伙伴不妨试试吧！
 

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