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hello，大家好，又见面啦！
在上期分享中，提到了降低退租成本，可以从制定合理的退租方案，以及违约金谈判上来进行，本期分享，我将从退租流程、相关法规、真实案例三方面，更详尽的说明如何通过具体操作降低退租成本的。
那些你一定要知道的退租流程
针对于不同的退租方案，在执行时适用于不同的退租流程，但总体原则一致，即：合理合法，双方认可。
看起来很简单的八个字，但在实际的执行过程中，可能还是会出现大大小小的突发情况。
1、到期终止
这是最常见，也是争议最少的形式，与业主做好验房交接工作，并签订解除租赁的协议即可。
2、转租
● 提前退租并转租：退租流程与到期终止一致。
解除租赁协议中，可能会涉及补足剩余租期转租差价的条款，但与第三方无连带关系。
● 转租给第三方：应慎重择选此方案，并做好风险管控。
①第三方存在的风险：包括提前退租、未履约支付房租、对办公室设施设备的损坏等。
所以在与第三方签订转租协议时，可适当提高押金和违约金金额，一方面可以增加第三方违约成本，另一方面违约金可转化为再次寻找转租方的时间成本。
②房东存在的风险：包括提前解约、不同意转租、不为第三方开具发票等。所以涉及第三方转租时，需要提前与房东进行沟通，并尽量签订三方转租协议，把房东的权利与义务进行说明。
如房东在第三方转租事宜上无法调和，建议舍弃此方案。
3、提前退租
● 双方协商一致：
①提前告知房东退租意向，并商定退租日期和违约金金额。
②进行验房交接，并签订提前解除租赁协议。
③根据协议支付违约金，并回收票据完成内部流程。
● 双方未能达成一致：
①提前书面告知房东退租意向，并保留回执。
②按合同约定处理租赁地的装修和自有资产，并将员工搬离。
③邀约房东进行验房交接，房东未到场或拒绝接收的，可以自行拍照取证（拍照时可叫上物业一起查看），并把房屋钥匙、水电卡、遥控器等交与物业保管。
④发送提前退租律师函：告知房东已于哪天退租，并按合同约定处理相关装修和资产，房东的物品存放在何处等，总之就是不会影响后续出租；如有需退回的资金，也可在函中体现，并指明退回依据、截止时间、违约责任等。
⑤在我方欠款的情况下，房东一般有3种操作。
第一种，主动与我方再次协商违约金额，并降至合理合法的范围，此时可认定为双方协商一致。
第二种，房东给我司发律师函，并主张违约责任；此时如房东的主张合理合法，建议尽快达成一致；如违约责任仍僵持不下，可不予回复。
第三种，房东起诉我司，并主张违约责任；此时需要行政配合法务，提供《租赁合同》、《提前退租告知书回执》、《退租验房交接单》/退租房屋状况的照片、《提前退租律师函》、聊天记录等相关证据。
⑥在房东欠款的情况下，我司可根据实际情况决定是否采取法律措施。
值得一看的真实案例经验及相关法规
在流程和执行底线都了解之后，我们将通过一些真实案例，了解极端情况下的退租过程，并对相关法规进行有初步的了解和知晓。
案例一：懂点法，不怕诉，还少赔了115万
案件背景：
①租期36个月，租金6万/月，合同约定的违约金为剩余租期的房租。
②房东前期投入装修费和中介费26万。
③公司已付押金18万，另有12万租金已支付但未使用，公司从第9个月启动提前退租，剩余租期27个月。
④房东第一诉求赔偿金额应为合同中约定的剩余租期房租，即162万。
⑤房东后续主张赔偿金92万，即已支付押金和租金30万不退回，另需赔付空置6个月的房租和前期投入共62万。
法规初识：
①本案第一诉求，赔偿金设置为剩余租期的租金，可认定为违约责任过重。在司法判定时，不光会看合同约定，还会根据实际损失，来判定赔偿金额。（各地执行有差异，请参考各城市实际情况）
②本案第二诉求，赔偿金设置为空置期和前期投入的全部损失，可认定为赔偿过重。一般会根据实际情况或一定比例予以支持，但前提条件是公司可以证明，提前退租不影响房东后续出租。
比如此案，公司提前退租后行政积极处理了家具和人员，并保留了照片显示当时的房源状况不影响再次出租，而且还及时发函告知房东以免空置更久；判决前行政还与法官和房东一同前往查看房源遗留状况，同时行政也提供了一些周边房源的租赁情况。
最终结果：
历经2年时间，房东的第一诉求法院不予支持，第二主张法院部分支持。最终判决为已支付的押金和房租不予退回，另需再支付17万，共计赔偿47万元。
从162万，到47万，这个结果与行政在整个退租过程中的准确判断和充分准备密不可分。
案例二：有原则，有谋略，这波操作省了72万
案件背景：
①租期24个月，租金8万/月，合同约定的违约金为装修损失和1个月押金。
②房东前期投入装修费88万，含电梯且合同发票齐全。
③公司已付押金8万，另有8万租金已支付但未使用，公司从第4个月启动提前退租，剩余租期20个月。
④房东第一诉求赔偿金额应为合同中约定的装修损失和1个月押金，且已支付房租不予退还，即104万。
⑤房东后续主张赔偿金76万，且态度坚定，拒绝与行政人员沟通，只与业务的一位对接人联系。
重点突破：
①本案第一突破点，是对装修损失的界定。大家知道装修是可以重复利用的，尤其是电梯，可以运转很多年，这种投入不应该被一次性记为损失。
②本案第二突破点，是房东异常的沟通方式。在行政人员表示全面接手退租事宜后，房东仍只与当初签订租赁合同的业务对接人联系。且房东为个人，前期投入较大，后期仅回收了4个月的成本，心态上应该是积极协商赔偿事宜，而非增加沟通环节，减慢资金回收。
在此状况下，行政通过一系列的操作，与房东进行了直接沟通，并点明问题。
最终结果：
房东与行政直接沟通后，积极协商赔偿事宜，未进入到司法程序。最后双方达成一致，已支付的押金和房租不予退回，另需再支付16万，共计赔偿32万元。赔偿金包括1个月押金8万，和装修损失24万（总价按5年折旧，赔偿2年租期的损失，电梯安装费不计）。
从104万，到32万，行政坚守了谈判原则，从专业的角度切入问题，最终输出的工作结果体现了行政在其中发挥的价值。
最后
行政工作千头万绪，本次分享只是抛砖引玉，为退租工作揭开冰山一角。
相信你的世界有更多精彩内容，听司语，更欢迎私语分享！
*文中图片来源于网络
司颖
行政从业十年
目前是上市公司行政总监
在行政这条路上，一步一个脚印的走来，希望以后的路更广更深……
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