办公空间往往是企业在运营上投入最大的一块。

在这样巨大的投入下，如果没有将其价值发挥到极致，本质上也是一种浪费。

对于以节约为使命的行政来说，做好空间效率管理可以说是十分重要了。

如何最大限度的提升空间效率？如何在没有预算的情况下，在有限的空间里应对企业快速发展激增的员工数量？

关于这个难题，我们特邀请专注于设施管理的费哲创始人兼总裁刘军先生分享了他的观点和经验。

1你可能浪费了大量空间在这些地方

刘军认为空间管理的一个核心部分在工位管理，那么仅对工位管理的效率提升后的效果有多大？他直接给出了一道计算题：
 

一个设有3000工位的中型企业，一年可能浪费在工位上的成本是多少？

以一线城市每个一年6万元左右的工位成本来算，总成本近1.8亿，按20%空置率算，就是3600万元。

这些工位空间是如何被浪费的？刘军认为来源于三个方面：

工位台账

有些上规模的企业缺少系统，并没有将工位空间当做资产来管，但其实工位就是资产，空间管理应该被当做资产来管理。而资产管理需要有台账，没有资产台账管理，企业并不清楚自己有多少工位空间，资产势必会是失控的，从而形成了浪费空缺。

占用率

这是指企业各个部门都在占用空间，但每个部门却都没有百分之百的使用。譬如一个部门仅有200个人，却有250个工位甚至300个工位，但询问他时，他认为都是满的。因为这种占用又出现了第二次浪费，而这种浪费可能会有20%。

使用率

这一概念的浪费其实是指没有物尽其用。工位使用者登记在册，但是它的使用时间不是百分之百，使用者可能去开会、去休息室、喝咖啡，出差、休假等等。及至经过统计所发的一个震惊的数字——真正使用座位的概率是多少呢？只有56%。

那么如何解决这些空间浪费，提高空间利用率？

2搭建空间管理系统，可能是最有效解决浪费的途径

事实上，为了解决这些问题所造成的浪费，出现了大量移动办公、灵动办公等工作方式的变化。

企业要通过灵动办公实现最高员工数量的搭载，刘军认为：“这需要搭建管理系统来提供大量数据的支撑，物联网的到来让我们可以通过传感器的探测，收集大量数据，从而可以了解在各个时段多少个工位在使用、多少个工位在空置、员工使用工位的频率等等，根据这些数据来分析和推测空间使用的峰谷时间和最大容量，以此数据为基础进行空间的全面整合，发现被遗忘或浪费的工位。”

这一管理系统的效果显著，刘军讲述到，费哲曾为腾讯、阿里巴巴搭建了空间管理系统，阿里巴巴的系统管理主要针对于工位管理，通过输入基础空间的数据和工作组织架构的信息，将空间管理变成了一个可视化的管理手段，覆盖了几万工位，系统上线后，立刻释放出很多空置的工位。

而之后系统与人事系统打通，将人员的去留信息进行数据联动，基于之上，实现整个工位分配和管理，为财务提供部门座位配比数据依据，进行成本的管理和分摊，并可以对空间使用进行预测和规划。从交付到现在，系统已良好运转了三年。

为腾讯搭建的系统则更完整，是将空间、运维、资产管理全部集中在一个平台上，从而让行政管理联动化，加速提升整体管理效率。

3与各部门计算使用成本，也有助于减少空间浪费

“节约空间最有效的方法，就是给它算钱。”刘军谈到基于CAD可视化的空间管理，可以根据图纸更精细化的计算各部门应有多少工位，使用多少工位，使用率多少，然后跟各部门算成本分摊。

他认为收费会有效的控制消费需求，这一点在阿里巴巴、腾讯的管理当中体现就很明显，不承担成本的时候各个部门对于空间的要求是越多越好；一旦开始承担成本以后便退出了不少空间，明明有200个员工，也只要150个工位，采用移动办公。
 

“空间管理，是行政力量的体现！”

行政部要管的事很多，总的来说分为三个层面：第一，运营层面，主要是事务性工作，面向员工。第二，管理层面，主要是内部行政部的管理，比如供应商、各个业务流程和成本管理等。第三，战略层面，与跟公司管理层沟通。

但实际是行政大部分工作都被前两项工作占据，跟管理层沟通往往很少。而空间管理是属于非常重要的战略层面领域，它是连接行政工作跟公司管理层很重要的纽带。

通过空间管理这个有效工作，可以提升行政部在公司的价值。

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