Q: 知行用户「Dan」：

老师您好，我现在刚接收档案管理工作，该怎么进行这项工作？

A: 吴莹老师：

首先设定两种情况：

一、公司已经设立档案室及专职的档案管理员岗

1、先充分了解自己接触到档案覆盖到的范围，涉及到的种类，比如员工信息档案、公司资质相关档案、资产档案、供货商档案、合同等。

2、设计档案台帐的关键字段，一般来说，至少需要有以下字段：

① 档案编号（如果没有档案管理系统，可以用excel公式来生成）；

② 档案类别、所属主体（适用有分支机构的公司）；

③ 名称（一定要全称）；

④ 简要的档案内容描述（例如会议纪要、往来信函、供货商信息之类的）；

⑤ 相关部门（档案是为哪个部门服务的）；

⑥ 责任人（档案是为哪个人服务的）；

⑦ 入档时间（年月日一定要分开）；

⑧ 如果涉及到采购、置换、销售等，还需要加上金额和有效期；

⑨ 档案保管位置；

⑩ 保密级别。

3、 需要入档的档案，务必是原件；

4、 如果是需要签批的档案文件，需要附加签批流程；

5、 档案编制分类一定要科学、简单、易学易懂，度娘上有很多可以参考，确定之后一定要生成文字说明文件。

6、 所有保管的档案如需借阅，需要有审批流程，需要签字借出；

7、 所有保管的档案要有扫描的电子档，平时发生借阅的情况时，要优先电子档或打印件；特殊情况下需要原件借出时，务必由经手人本人签字借出，并承诺归还时间；

8、 档案保管位置要贴好索引文件；

9、 每个月生成档案管理相关的报表，新增多少，借出多少，已归还多少，未归还多少，发生了什么样的问题，怎么解决等等；

最后注意档案保管环境，要防火、防潮、防虫、防鼠、防尘、防盗，注意保密。

二、公司并没有档案室和档案管理员岗

1、 由行政统一提供档案管理的地方，但档案的主要管理责任还是下放到各相关业务部门；每次调取档案时，行政人员陪同并做好登记；

2、 由行政部门制定档案管理的归档方法，确保全公司的索引方法是一致的，各部门的档案索引汇总到行政部；

3、 各部门自行设定档案的保密等级和本部门员工的调取权限。

以上就是基于公司档案管理的两种现状，来分析档案管理的办法。

Q: 知行用户「金」：

老师，作为养老机构的行政，平时要整理的档案很多，您可以分享一些在工作中档案管理的小技巧吗？

A: 吴莹老师答：

1、 档案管理工作中，除了登记、保管工作外，最重要的是索引文件，一个好的索引文件可以最快最准确指引你找到对应的文件，也会让你一目了然档案的即时状态；

2、 多多了解业务，可以更准确地判断档案价值、归类，档案借阅理由是否充分；

3、 注意保密；

4、 要有一个严谨的档案管理制度，并且严格遵守，杜绝人情；

个人要做到眼勤、手勤、腿勤！

Q: 知行用户「ling」：

A: 吴莹老师答：

A: 吴莹老师：

6、 菜单要经常换新，提前公示给大家；

A: 吴莹老师：

问出这个问题的你，我相信也一定是个很温暖的人。

干一行爱一行，真正爱了这个职业，你在工作中自然而然地就会温暖到别人。对于这个问题，我有几个小建议，大家共勉：

1、 做好计划。好计划的核心是要紧紧围绕员工和公司业务来展开；

2、 严格执行。执行的过程中，要以监督和引导为主，发现问题的时候可以调整方法，但是不能改变计划；

3、 做好总结，稳步提升；

这个问题，问的比较宽泛，我也就说几个关键点，对于供应商的评分表，最好的办法就是根据自己公司的实际情况来设计，然后拿历史的数据来进行测试，看测试的结果与真实的反馈情况差异如何，这是一种检测的方法；另外重要一点就是将各位领导和财务的意见收集起来，加入到上面的评分之中。

Q: 知行用户「小妖」问：

我们公司的采购流程不健全，没有系统全靠手动，有没有关于统计的好建议？

这个从采购的频度、管理物品的SKU、价格重要性等角度来看待，如果这些都不多，那么使用excel管理就可以了；《采购需求表》《采购进程表》《采购交付表》等，如果上述的数据比较多，那么最好就要使用软件来进行管理。

非常感谢老师的辛苦分享和行政人们的积极参与，希望大家不要辜负老师的良苦用心哟，对于自己也不熟悉的知识点、技巧方法，记得拿小本本记下来，或者将本文转发收藏哟！✌️

最后

「金三银四」的跳槽季已经来临，

针对目前大家非常关心的求职问题，

比如：

「疫情下如何找工作？」

「是否该继续跳槽计划？」

「如何应对公司人员变动？」

......

我们特别邀请吴莹老师

来到知行晓政官网进行话题互动

帮助大家一起应对疫情下的「金三银四」

互动话题

《疫情下的「金三银四」，行政人该如何应对》

互动时间

3月19日周四 15:00—16:00

知行晓政官网：izxxz.com

话题组：求职招聘

咱们不见不散哟！

活动详情可见下图海报