灵活办公，未来不需要租办公室了？| 知行晓政x仲量联行
人见人爱的小知 · 4年前
如何灵活办公？
目前，全国所有省份应急响应级别均调至二级或以下，疫情防控进入常态化时期。虽然各地办公大楼已经陆续开放，复工率逐步提升。但是，疫情严重时期被迫采取的居家线上办公模式，已经让企业开始思考是否需要对未来的工作场所和租约模式进行调整。相比facebook开启全面在家办公模式，更多的企业倾向于选择能够平衡员工需求与工作效率的灵活办公模式。普华永道自2019年开始就实行了灵活办公制度。那么，灵活办公到底是什么？行之有效的灵活办公模式应该怎么做？
相信大家对“灵活办公”这个词一定不陌生，现代办公环境建设中，许多企业都在强调增加办公灵活性。但是，你真的知道灵活办公是什么意思吗？据仲量联行解析，灵活办公是一种区别于传统办公空间的新型办公理念，这既包括了企业内部采用的灵活办公模式，也包括了市场中的联合办公、服务式办公、流动办公等其他具备灵活性的办公服务模式。它强调的是办公时间的灵活以及办公地点的灵活，并不是简单的「在家办公」可以解释。在灵活办公模式下，员工可以每天根据实际情况灵活地选择工作时间、地点、方式以及着装，每个团队和员工可视工作需要而选择不同的工作安排，充分把握个人生活和职业发展之间的平衡。对于企业来说，最直观的是租赁成本不变、员工生产力大增：
① 提高空间效率——灵活上班，取消部分固定工位，改为共享工位，从而减少工位数量。但这并不意味着减租、退租，员工失去的原有的「个人空间」需要企业通过其他功能区予以弥补，如交流区、休息区、母婴室、健身房等。租赁面积不变，但办公室内的功能大大增加，使空间使用率最大化。② 提高员工生产力——在这种模式下，员工被赋予了更多自主的权力，如工时、工位、工作伙伴的选择，增加了归属感。灵活的空间设计更利于员工交流，提高效率，从而提高生产力。③ 鼓励创新——想要保持竞争优势，维持良好的公司绩效，创新能力是至关重要的。开放的办公环境和新增的交流区域，有利于激发员工想象力和创造力，助力企业新产品、新服务的开发。仲量联行亚太地区首席执行官顾东尼（Anthony Couse）表示：疫情给办公楼市场带来了新的挑战，打破了该领域的既有平衡。人们看待及使用企业不动产的方式将会随之发生改变。但从中长期看来，我们认为办公空间仍将是亚太地区的企业雇主们在职业战略方面的重点关注内容。①灵活办公下，员工以项目为导向，上下班时间没有了硬性要求。② 不仅节约了通勤时间和交通成本，灵活办公空间还大大提升了效率。③ 对于淡旺季工作量有明显差距的员工来说，可以在淡季休假带娃旅游，在旺季公司需要的时候及时出现。
构建灵活办公环境，对协同程度、设备制度支持以及网络数据安全有很高的要求。① 灵活办公对异地协同程度有很高要求，因此过硬的通信网络基础设施是建设办公灵活性的基础，它能保证在线协同办公技术工具的顺利应用。② 除了设备的支撑，灵活的管理理念是保证灵活办公顺利实施的保障。在管理理念上，企业要赋予员工更大的灵活性和开创性。③ 注重公司数据、信息的安全性。在灵活的办公条件下，员工办公场所将不再受到限制，车站、商场、家里、咖啡厅..... 他们可能在任何场所办公，这对数据信息安全有了更大的考验。
虽然疫情改变了人们对于远程办公效率的看法，但它并不能给所有企业提供长期、可持续的最佳解决方案。我们在办公室外远程办公时还是会面临诸如家里面积太小、合租房相互干扰、网络不稳定等诸多因素。所以仲量联行认为，传统办公楼内的办公空间仍将继续发挥重要作用。只不过，原有办公空间可以「灵活化」，通过调整空间布局来满足灵活办公的模式。当然，在这个过程中，成本的控制很重要。灵活办公模式运用于企业办公室当中，将会减少对现有固定工位量的需求。相应地，各功能区域的需求也会有所改变。因此，在空间规划时需要：a. 规划与预测需求：主要是调研预测开启灵活办公后，各部门以及公司整体的办公空间需求变化，以便做出针对性调整。b. 计算调整空间空置率：空置率是空置数值与空间容量的比值百分数，合理的空置率能在满足办公舒适性的同时，减少空间浪费。c. 规划工位布局：监测工位使用率数据，了解不同部门员工的工作状态和需求。继而合理规划不同部门的工位数量及面积、站立办公区以及公共办公空间的布局等。d. 会议空间的设置：灵活办公模式下，远程线上沟通比例大大增加，由此带来了会议空间需求的变化，会议空间大小与数量配置都需要重新规划。e. 办公空间装修：布局的变化带来了调整整体办公空间的调整，至少需要调整软装与绿植的布局。
办公方式灵活，办公成本也会下降。如何进行低能耗节能设计？如何更有效的控制成本？这些都是需要考量的内容。a. 提高办公空间数据的准确性：即通过图纸和数据来衡量建筑环境和使用环境的精确程度。b. 分配办公空间，分摊费用：根据分配给每个业务部门的面积对其所占用的空间按年度收取费用。而会议室、开放空间和公共空间则按比例收费。c. 计算人均成本：包括人均不动产成本（租金和税费，服务费、设备设施费、修理维护费、清洁费和安保费）、空间使用成本、人均耗能和人均用水量。由于不同企业有不同需求，并不能通过统一的模板轻易制作成本控制。另外，不是所有办公楼物业都可以在满足成本的条件下进行「灵活」改造。怎样选址、如何改造，这些都需要一个专业团队针对企业自身情况定制。
基于相互之间的尊重、信任，以及与客户和团队之间的“三方”理解，任何灵活的工作安排都应兼顾客户（他们）、团队（我们）和个人（我）的需求。② 保持信任，包括企业对员工的信任、以及员工与员工间的信任；
无论是基于后疫情时代的安全要求、还是升级打造灵活办公空间的需求、抑或是寻求全新的办公地点，很多企业都面临着前所未有的挑战。疫情下，线上教育、游戏、短视频、直播、电商、网络医疗等行业逆势扩张，办公空间的扩张将是必然。一方面，在城市生活秩序逐步恢复正常的背景下，员工通勤成本的上升让相关企业可能不会再扎堆布局热点地区，而会向周边区域转移寻求更大面积。另一方面，如果企业需要在现有的租赁基础上扩租，也可以借助专业团队的支持重新审视现有租约，使未来一段时间内的租金投资率达到最佳。
△ 来自仲量联行《2020北京办公楼租赁指南》
根据仲量联行的数据，北京一季度办公楼市场租赁成交总量（基于建筑面积）同比降幅接近了60%，本季度整体市场租金下降了1.3个百分点。在可预期的未来，租金还将继续承压。△ 来自仲量联行《2020第一季度北京房地产市场报告》
除此之外，仲量联行商业地产部的专家们还可以为企业租户提供破局的其他「招数」。如明确续租条款中租金的判定依据、续租谈判增加免租期、阶梯式的租金结构和积极争取政府政策等。疫情防控常态化意味着，即便经济开始复苏，但受影响较重的或有意借助数字化转型来节省成本的企业还是会优化员工人数和办公面积，同时让企业变得更为绿色。在这种情况下，企业无论是在现有办公空间的基础上进行租赁面积整合、内部升级改造为灵活办公模式、或整体搬迁至至全新的办公场所，都会是一个十分繁复且耗时耗力的过程。如何获取最优方案、节时省钱、让空间规划更合理？企业的这些需求需要借助专业团队的帮助达成。仲量联行旗下一站式办公空间规划与预算解决方案可以为这些问题提供关键决策！
疫情让企业增加了远程办公模式的比重，相信未来灵活办公模式会越来越常态化。建立灵活办公模式，增加员工活力减少运营成本，是企业不可错失的降本增效有效方案。
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