“我们中国很多企业，它在行政模块的体量越来越大的时候，我们要回归到底层，包括数字化转型，如果没有一些底层数据的支撑，其实都是空中楼阁，所以今天我希望给大家带来的分享就是回归到空间数据的底层，就是我今天带来的话题，空间数据的运营。”
2020年9月24日，2020全球企业行政峰会现场，IFM/综合设施管理专家林瑜先生给我们带来了他在企业空间数字化领域的见解，林瑜先生曾服务了江森自控、西门子、华为等知名企业。
快来看看他在现场为我们带来了哪些精彩内容吧！
空间数据的价值和定位是什么？
当下，企业对数字化的需求日益增加，不仅是出于业务增长的需求，更是为了提高内部管理与团队协作的效率。
数字化转型是一件说起来简单，仿佛每一家企业都能够到的事情，但是实际操作空间还是非常严谨的。企业快速发展，会带来企业员工的增加，办公面积的增加，设施设备的增加，固定资产的剧增。
空间的资产体量在迅速膨胀后，数字化将对企业的决策带来质的影响。
“多数行政曾被问到空间在哪里、有多少个办公室、都用来干嘛的、谁在用，这几个问题看上去好像很简单，但是回答不上来，我们的空间管理就会被认为没有任何价值。”
行政如果连工作范围内基础信息都掌握不完全，也是不专业的一种表现，更无法体现工作价值。
在峰会现场，林瑜先生从数字化底层架构开始了他的分享：
“空间的信息通常包含六大方面：位置、物理、功能、状态、管理、用户，这些全部都是空间的信息，不要以为空间信息就是简单的多少平方米，在哪个地方，在哪栋大厦，远远不止。从这个角度上来看，这些全都跟空间相关的信息，这些信息有什么用呢？单纯刚才的信息其实是没有任何意义的，但是如果跟不同的体系结合起来，我们就能产生巨大的价值。比如说跟采购，采购签协议的时候，各个地方拥有的体量是多少，面积、数量、位置，这个完全决定了采购的策略究竟是用什么方式招标。所以空间数据其实本身的作用并不在于只要把面积数据完整就可以了，不是，而更多的是要跟其它的业务部门，公司其它职能部门融合在一起，这才能发挥它的价值。”
从长远来看，空间是所有数据的基础，有了这些数据基础之后，才会有后面的各个系统、应用。
空间数据常见的问题有哪些？
行政获取空间数据的途径通常都很容易且轻松，但是在数据共享和部门协作的时候，往往会出现空间数据的使用规则冲突。
林瑜先生在活动现场和我们分享了一些空间数据常见问题的案例：
“首先第一个，口径不统一。对于空间信息来说，各个部门都有自己的一套体系，同样一个地方可能IT有IT的叫法，行政有行政的叫法，业务部门也有自己的叫法，实际上是一回事，既然口径不统一，等我们做交叉对比，要做匹配的时候，就完全对不上了，这就变成空间数据的不好用，我有，但是不好用。更别说后面的一些面积、参数更细节的数据，比如说我们最常见的一个标准，单个工位面积，我想各个公司都会有自己的标准，有些是7平方米、9平方米，大的12平方米，但我想问一句，这个平方米是指什么平方米呢？建筑面积、使用面积、可出租面积，还是可使用面积，还是有效使用面积？我相信很多公司可能在这一块，在不同的环节定义都不一样，建设的时候有建设的标准，租的时候有租赁的标准，用的时候有使用的标准，所以统一的数据定义也会导致我们的空间数据不好用。”
这时，在企业内部创造同一数字化语言环境就很重要，数据需要准确、严谨、无差错。
“另外一个问题就是，数据的维护不及时，无论是租还是建，还是买，到最后交给我们的行政使用的时候，可能数据的传递有偏差，然后我们自己日常运行的时候，肯定会做一些改造，数据发生之后，又是没有及时更新，这也会导致我们的数据不可用。可能你手头有一个系统里面写，我们做的园区可能3000平方米，但是实际真的是吗？不一定，可能这是五年前的数据了。”
“最后，还有数据的质量参差不齐，因为除了一些比较大的企业，可能资产都是几十万、上百万，甚至上千万级别平方米的企业，它会有专门的空间管理的团队和人员维护，多半比较零散的就是由行政总负责人、设施经理监管，这可能对空间数据维护的质量不一样了，所以也会导致空间数据不敢用，给你了，没人敢担保这个数据是真的，当你想企业扩租发展的时候，现在有多少平米了？现在准备租多少了，问的几个口径都不一样，所以也会容易导致数据不敢用。”
当出现这些问题，我们可以怎么办？林瑜先生同样分享了他的解决方案。
“针对这些空间数据不可用，我们一般的解决方法是什么？首先不管任何部门，有自己的空间命名也好，叫法也好，统计也好，但是必须要将它统一，如果要进入到公司级的数据库里面，通过什么呢？通过各种规则对它进行收口，就像一道防火墙，自己线下怎么叫没关系，但是必须有规则，用规则来规范源头的数据，确保数据都是符合统一的规则。有了这个规则，对数据进行规范之后，就可以通过数据治理、维护以及分析，让行政成为空间的数据Owner，就是这个数据的对与错、大与小行政说了算，但原则是因为行政有规则，并且是对数据进行过处理而得出各种各样的指标、报表，企业业务部门与同事是使用者，所以行政部是数据的Owner，企业内部数字化运营，最终用的是行政部的最新数据。所以通过这三步，我们就可以将数据整个体系运作起来，首先从源头保证它是准的，符合规则的，中间对数据进行清洗治理，到最后统一应用，这样才确保了整个数据运营的体系是完整准确的。”
空间数据对企业能产生什么样的价值？
掌握空间的基础信息是第一步，制定数据规则是第二步，数据校验是第三步，最后一步也是对企业影响最大的一步，就是空间数据的使用。
林瑜先生对空间数据与企业价值的问题，也有自己的理解，并且在现场与大家分享了自己的看法与企业实例：
“空间相关包含的参数，组合起来能得到什么？就像DNA，不同的DNA组合起来，就能得到不同类型的结果。可以分别应用在不同的场景，分开的时候用到什么，业务规划的时候用到什么，改造的时候用到什么，通过不同的组合就能得到我们想要的结果。”
数据排列组合就能产生不一样的结果，这在实际数字化落地过程中如何体现？
“首先，成本，有了面积信息、用户属性，现在是租的还是建的还是自有的，再加上我们财务规则，得到TCO的定价模式，就是总的占用成本。什么意思？很多时候我们租一个地方或者买一个地方，更多是考虑前期的投入，而没有考虑到整个全生命周期的占用成本，包括后面的运营、人员、能耗、清洁、安保这些软服务、员工服务，还有一些资产类的投入，如果我们有了刚才的空间数据，我就可以算出一个地方，甚至在选址的时候就可以比较，究竟是买合算还是租还是自己建合适。通过TCO的定价模式，就可以避免便买贵用。”
“我们通常碰到一种情况，租金便宜是它的指标，但是用的时候电费也好或者员工交通的投入成本、地理不便或者其它的因素导致买的时候很便宜，用的时候非常贵。还有我们做决策的时候，不是一个维度的，买的和建的因为摊销的年限不一样，会导致一个高一个低，但是一个租一个买，不同场景我选哪个好。如果我们有了详细的空间数据，并且配合我们的财务规则，我们得到整个TCO的定价模式，这个时候我们就可以很轻易地去进行决策。”
“而第三个好处就是，我们对空间的使用率，相信在座的，如果管办公室或者园区的，肯定也会面临，你的空置率多少，使用率多少，如果我告诉你，85%和82%的使用率，你可能只会说差了3%，没有什么感觉，但是如果有了TCO的这个成本，加上折旧，加上算法，你就会将这3%折算成钱，你每个月可能闲置的成本可能是几十甚至上百万，这个时候对于我们的经营决策就非常有指导意义了，单纯说3%不见得是有什么感觉的。这是成本管控。”
降本增效近年来都是企业行政最为关注的热点，其中成本管控更是降本增效的重点。
“在行政服务上，对我们自己老本行空间数据有什么用，行政服务的这些合同，举个例子，清洁阿姨，我究竟要多少人，不同的合同模式，有些是按面积，一平方米多少清洁费，或者请多少个清洁阿姨，这怎么来的？要加人减人，统统都有依据，这个对行政来说也是一个非常有用的工具。这样合同的变化、治理就会从偶发性的触发变成常态性，按照规则自动去调节，同时也减少了审计的风险。有了空间信息作为支撑，那么我们这些工作都变得相当有依据了。”
IFM/综合设施管理专家林瑜先生在分享的尾声，点名了行政工作数字化的价值以及对企业的赋能：
“对业务的贡献方面，我相信大家的公司都在蓬勃的发展，要进行布局的时候，不同的业务部门如果它只知道自己在各个地方有多少人，但是能不能整合呢？A部门跟B部门能不能合在一个办公室，在一个城市里面，不能你租一个地方，我又租一块地方。在这个时候，空间信息的打通就非常地重要了，我们就可以做空间资源的整合了，在业务部门布局的时候，不要出现说A部门刚退了面积，B部门扩租，这样的信息通过空间的整个，信息的反馈，使得我们在做业务部门在做业务布局的时候，业态布局的时候就更加有依据了，它不是只看见自己部门，而是公司层面、公司级别去看布局应该是什么样的。”
企业数字化，是一件需要公司战略布局的大事。
