然而面对开会，行政却经常收到投诉：

“订不到会议室”、“上一个会议怎么还在拖沓”、“会议室的设备连接不上了”、“视频会议卡死了”......

如何让员工能开会、好开会、开好会，提升会议体验及效率，推动企业发展？

今天，我们想和行政小伙伴们一起聊一聊这个问题的解决方法

一、优化会议室资源分配

以人为中心的新生产方式对创意的需求，加大了沟通的需要，企业会议越来越频繁，但同时也越来越灵动和不那么正式化。

要想从根本上解决会议室的使用率问题，可以从空间的规划使用上着手，例如以下几个方面：

传统大中小型会议室的简单分类很难适应越来越灵动化的会议需求，在会议室规格配置上，可以增设更多分类，包括3-5人的洽谈室、5-10人的沟通室、8-15人中小型会议室、30-40人大型会议室、报告厅、开放式会谈区等等。

行政人员可根据企业规模来进行多种类规格搭配，多设小型洽谈室或可独立也能灵动组合扩展的会议空间是更有效满足会议室需求的方式。

例如今日头条在会议室的规格配置上采取了3-4人超级玛丽主题的洽谈室、8-10人座次的能量沟通桶、8-15人的半开放角落、三个可独立可打通容纳几百人的会议室、开放式屋顶花园等等组合的丰富搭配。

A.让预定更智能

数字化的管理系统可将所有的会议室资源归纳在系统上，清晰的标明会议室的地点、大小，设备设施情况，是否支持视频会议等等。

所有人都可以在线预订，查看即知可使用的会议室及时间，可充分降低会议室的闲置率。

B.自动释放会议室

效率的优化是把资源留给有需要的人，而不是空着浪费掉。

数字化的管理系统可通过装配传感器设置自动释放会议室的功能，例如一个会议开始 15 分钟后，还没有人进来，便可判定这次会议被取消了，自动释放会议室，开放给其他人来预约。

二、提升会议室设施设备的有效支持

提高会议效率和体验，绝对少不了会议室设施设备的支持，否则一个1小时的远程会议半小时的时间耗费在了连线投影、视频语音清晰度测试上，等终于连接好，或许议题还没讲解完毕，预定了下一个阶段会议室的人已经来了。而打造数字化会议室的管理系统，也少不了会议室设施设备的支持。

那么，从哪些方面来优化设施设备的支持？

1、硬件设施

A、智能白板

相较于传统的电视机投屏，智能白板屏支持多终端、多屏幕互动功能，自由书写功能，员工们可以将自己的会议资料从手机端、电脑端直接实时传输到大屏幕，实现共享式的讨论办公与协同，能让开会的人员思维同步，更好地进行协作，提高会议效率。

B、无线投屏

相信开过会的朋友，心里都有相同的痛：转接头实在是太麻烦了！常常开一场会下来，有一部分时间都浪费在转接头上面，会议效率低下也在所难免。

如果升级了智能白板，其自带投屏功能告别各类线缆的束缚；如果没有或预算少，那么无线投影仪或者无线传屏器也可以解决这一问题。

C、传感器

与智能释放会议室功能相配套的仪器，用来向管理系统传递有无人和统计人数的信息，提高会议室使用率。

D、通讯设备

对于业务涉及范围广、布局广、需多方协作完成的项目和公司，远程视频会议的通畅度对于会议效率来说十分重要，要确保通讯设施设备的传输速度和清晰度可以跟上需求。

2、软件设施

硬件设施改善了，软件设施也要跟上，便于建立联动机制，让会议系统更高效。

A、在线视频系统

良好的在线视频系统应保证画质流畅清晰，简单易操作，手机、Pad或PC可随时接入，方便员工能实时建立面对面的连接。

想要一次解决N个问题的行政人员可以考虑一下全时盒子，在通讯设备之上搭载了在线视频系统、数字化会议管理系统，软硬件结合，视频通话清晰，管理系统简洁好用，性价比很高；

B、语音速记系统

引入讯飞语音软件，开完会可自动生成文字纪要初稿，稍加修改和归纳后，便能生成会议纪要，在最短时间内发布工作任务，也是让会议更高效的促进方式

相信不少人都遇到过这样的场景：一屋子十来号人，你来我往，唾沫横飞，三两个小时过去，结论是——待定，既占用会议室，也浪费了时间。开会，是为了有解决方案，行政小伙伴不妨在开会上设定一些制度和流程。

A、限定会议时间

设定在有限的时间内解决会议议题，能够制造会议紧迫感，促使大家会前做好会议议题的相关准备，上会则直奔主题的解决方案。

百事的30分钟高效会议法则是通过控制灯光，30分钟时间到了会议室灯光便熄灭了，让每个参会人员主动快速的直接阐述观点和控制发言时间，三星则是在会议室里摆放计时器来提醒参会人员。

B、会后保持跟进

将会议纪要邮件发给参会者，邮件的意义首先是校对会议中的信息是否被正确理解，其次就是确保每个人都知道问题的核心和解决思路是什么，让决策快速转化为任务，也能帮助企业养成高效会议的好习惯。

低效的会议，不仅仅会给行政造成难题，也是企业发展的阻力。

有心的行政人，可以利用技术，为企业的高效会议提供服务和保障。