2020年年会，注定将是行政人又一次新的尝试了。疫情的影响让大多年会需求从传统型转向线上模式。
新的内容、新的形式...顿时让很多行政er无从下手：第一次办线上年会，要怎么玩？
就让小知来为大家梳理一下吧~
年会前期策划的重要性不言而喻，尤其是面对全新的线上模式，一份充分的策划能够为年会项目铺垫一个顺利的基调。
1、调研需求，确认预算
与线下年会相比，线上形式的需求调研主要是向老板确认年会形式，完全线上还是线上与线下结合？
完全的线上模式一般只需要一个或几个演播厅，对场地的需求较小。节目表演形式也相对灵活，可以是录播、也可以现场表演。但对设备的要求较高，观众参与度也比较难把控。
△ 映客周年庆直播场地（部分）
线上线下结合，即：延续往年的传统线下年会形式，控制观众人数，小部分员工到现场参加，大多数员工通过直播在线观看。相比完全线上，这样的模式会有更直观的现场氛围，能够调动线上观众的热情。但这对筹备团队的要求更高，双线并行会使工作任务更加复杂。
接下来就是确定预算范围。以这两步定下基调，然后就可以联系咨询服务商，进一步确认方案了~
2、拟定方案
方案拟定的基本要素有：基础信息、年会内容、预算分配、工作分类。针对线上年会的特点，每项要素具体为：
基础信息：日期、线上参与方式、参与人数等
年会内容：
a.主演播厅：场地大小、场地布置、演播形式（绿幕特效还是舞台直播）
b.节目呈现形式：直播还是录好之后转播
c.主持方式：除了主持人，还要考虑是否需要制作特效让企业IP形象参与
d.互动方式：除了常规弹幕等形式，还要考虑是否需要跨屏连线、互动红包、人气排行榜、在线游戏等方式。
e.抽奖与兑换：抽奖方式可以有弹幕截图、ID滚动、主持人随机连线、员工同时连线主持人等等...
预算分配：场地、礼品、特效、技术及设备支持等
工作分类：活动文案、素材物料、场地布置、设备调试、节目筹备等
3、制定执行计划并推进
线上年会拥有跟线下完全不同的推进流程。不同时间线对应的准备事项也是不一样的，因此要格外注意。
线上
年会
前35-40天
方案提报，确认服务商
前15天
执行方案，制作素材
前7天
选择服务器
前5天
搭建直播间，定制界面
前3天
预热、发布邀请函
前1天
设备调试、直播彩排
直播当天
发放观看指南，直播
将以上流程细化，倒推时间，将重点事项标红，就能得到一份清晰的执行计划表了。
△ 线上年会执行表部分截图
拟好方案，接下来就是推进落地。在这个环节重要的是直播服务器（直播平台）的选择和活动具体人员安排。
1、直播平台的选择
线上年会的推进过程中，设施设备的支持是重中之重，直接关系到了整个项目的成败。第一次进行线上年会的行政er，在选择直播平台时可以注意以下几点：
①、服务器承载能力要以最高在线人数、最高互动次数来测算，避免在抽奖互动环节服务器崩溃；
②、把延迟降至最低，尽量控制在5秒以内，尤其在有连线互动的需求时；
③、支持发送多个并发流，防止流量突发引起的卡顿、崩溃；
④、有完善的基础功能，如互动聊天、抽奖、在线游戏、投票排行等。还需要考量是否支持根据主题内容自定义工具栏；
⑤、拥有大存储，能够实现视频回看。
2、人的调动
相对于线下，线上年会省却了场地内的人员安排，却增加了对外包人员调动的要求。人的调动主要涉及以下三个部分：
年会支持人员：总导演、主持人、表演人员、奖品负责人等需要参加到年会筹备中的人员。
提前邀约人员：公司老板、高层管理者一般需要提前邀约，确认时间。如果线上形式是公司从未尝试过的，更需要提前邀请，便于留下充足的时间做准备。
外包支持人员：线上年会中，外包支持人员少了舞台餐饮部分，更主要的是直播服务商。一定要再三确认时间及流程，抓住对接的关键节点，避免出现服务商爽约、延期等情况。
3、活动现场的安排
a.建立具体流程表
首先，活动现场筹备一定要有一份详尽的流程。根据自己的活动环节把时间精确到分，关键环节还要考虑到可能出现的情况，并准备备用方案。
△ 线上年会当天流程表
在线上年会中，为了保证活动的顺利，行政还需要监控后台数据，监督直播效果和流程走向，以便出现问题时及时处理。
b. 设置亮眼环节
线下年会中的亮眼环节可能是有趣的节目、诱人的奖品，但是到了线上，亮眼环节可以有更多的玩法。
1、虚拟直播年会：搭建绿幕空间，利用AR技术制造虚拟舞台、虚拟主持人等。不仅可以根据不同场景变化舞台，还能让企业IP活起来，变成一个「人」的角色参与年会。
2、随机连线、跨屏互动：通过特效视频以及连线互动，给员工一个突然的惊喜。这样的方法也可以应用到抽奖环节。
△ 火花思维直播在线问答互动
3、直播真人秀：有主题无脚本，在指定区域安置摄像机，通过随机采访、游戏等环节记录员工的真实反映，往往有让人意想不到的节目效果。
4、超长24H直播：从活动结束前24h开始直播，记录搭建、准备过程，各参与人员的状态等。期间还可以融入采访环节，使员工能够感受到全过程，增强参与感。
除了以上内容，小知还收集了一些大家比较关注的问题并给出了意见参考，希望对大家有所帮助。
Q1：直播对场地网速有什么要求？
直播网络的需求正常情况下需要保障20M的专网；观看网络需求则要视观看人数而定。如果公司网络不符合条件，一般线上年会服务商可以提供专线或5g移动网络。
Q2：跨屏互动对分会场的机位或摄像有什么样的要求？
跨屏互动设备需要根据互动的复杂程度来定，如果形式很简单，那么电脑摄像头+云导播就可以实现。如果互动模式复杂，就需要增加对电脑、摄像机、网络等设备的要求。
Q3：直播平台怎么选择？
选择直播平台主要需要考虑以下两个因素：观看人数、互动方式。
不论是100人还是2000人、国内还是海外，我们常见的直播平台或者钉钉、腾讯会议等都可以做到；如果想要比较经济优惠的，可以考虑微赞等平台。
如果互动要求高，则主要考虑平台开放的接口是否足够。互动越多，需要开发的功能越多，费用相对也会高一些。
Q4：直播间内外场景互动，技术难点有哪些？准备多少台摄像机？
互动的技术难点主要在于时间差，时间差越低效果越好。摄像机的数量需要根据年会情况来定，一般情况下3-4个机位即可。场景越多，则机位越多。
Q5：抽红包需要什么软件？是否需要单独开发？收费价位如何？
发红包功能主流的直播平台都会有，一般不需要单独开发。但是有些平台会收取手续费，需要留意对比。
Q6：特效包装一般有哪些环节需要用到？
线上年会的特效主要涉及绿幕虚拟演播厅、虚拟主持人、指定环节如领导发言、节目表演的AR特效包装、还有线上实时互动等。
Q7：活动结束之后的总结如何做？
线上年会的总结需要统计后台数据，结合观看时长分布、各时间段同时在线人数、观看地域分布等数据，分析年会各个环节效果，积累经验。
————
虽然线上年会大家办得少，但是已经有很多大厂玩过线上周年庆了，里面一些亮点环节大家可以借鉴一下，戳文末相关推荐链接可直达~
另外，小知还为大家准备了线上年会资料包！内含执行流程表、直播观看手册等。
* 感谢九天鹤鸣、嘉世纪会展对本次内容的支持~
-END-
相关推荐
