一说到固资管理，无不让行政瑟瑟发抖。

而固资管理之所以令人头疼，是因为需要照顾到固定资产（设备、耗材等）从进入公司、日常使用、直到报废或处置的整个过程，也就是固资的“生命周期”，这不仅细节多、流程长、时间跨度大，而且还涉及公司的每一个人，稍不注意就会出现问题。

不过随着办公数字化管理方式的升级，以及各种智能设备的出现，固资管理效率得到了显著提升，企业对资产的把控也更精准更全面。

这次小知邀请到了数字化固资管理专家——精臣云资产，从固资全命周期的角度，共同讨论新旧两种管理方式有何不同。

固资的生命周期非常长，想要管理得有条不紊，员工老板都满意，就需要步步审核、步步监管，全流程长周期的关注。

下面就针对固资全生命周期的每个环节，一一介绍传统管理方式中大家通常的操作步骤及常用表格模板。

固定资产的验收一般从采购到货后开始发起，经过校验审核、贴标签、登记入库，才算是完成了验收。

这个过程涉及到多个部门，包括采购、IT、财务、行政及资产等，多部门互相监督，以此降低资产管理风险。

这里要注意的是，采购人、校验人和资产管理人绝对不能是同一个人，这样能保证资产信息的准确，避免后期扯皮。

同时，验收过程中的每一步都要做好留痕，“验收单”的设置可参考以下示例：

在验收完成之后，确定入库之前，还有一个步骤就是为固资张贴标签。

标签作为每个固资的“身份证”，包含的内容因公司而异，一般都有资产名称、编号、购入日期、使用部门等信息。

其中最重要的就是资产编号，合理的编号规则，能够让资产信息一目了然，帮助整个固定资产管理过程更加顺畅。这里给大家举简单和复杂两种编号标准示例：

*可参考往期文章《固资管理编号，怎么编制更科学？》

在标签粘贴时，要注意两点：一是贴在统一的位置上，比如资产的正面或顶面右上角、明显的位置上；二是避开可拆卸的位置，比如电池盖处。

这样既能在查找、盘点时快速地锁定标签位置，也能及时发现标签掉落的情况。

在固资管理过程中，容易造成混乱的就是资产的各种变动情况，包括领用、带出、归还、变更、调拨、维修保养等等，管理不到位很容易出现资产丢失、损坏从而增加企业成本。

所以每一步都要制定相应的规则并严格执行，避免意外情况出现。

（1）领用与带出 

为了防止资产丢失，无论是领用还是带出都要做好登记，把权责落实到人。

一般的领用流程，要先由员工提交申请，通过后资产管理人员与员工进行实物交接，签字确认领用后，再由管理人员更新系统或台账数据。

现在也有公司直接将验收入库和领用出库两个步骤同时进行，入库单与出库单一起提交，提高工作效率。

入库单可参照前面提过的验收单制定，出库单参考如下表：

带出是指员工要将资产带出企业楼宇或厂区的情况，要特别注明带出目的地，并核实申请带出的资产编号与实际带出的资产编号。

固资带出单可参考下表：

（2）归还

领用或带出结束后，要提醒员工及时归还资产。并且在入库前，要再次验收资产的质量，以确保资产再次出库时的状态。

归还单中需要涉及的信息可以参考下表：

（3）变更与调拨

变更指的是固资在员工与员工之间的传递，而调拨则指的是固资在部门或分公司之间的传递。

一定要做好变更过程的监管，很多员工私自交换设备，会给后期的资产盘点带来很多不必要的麻烦。资产变更单示例：

部门或分公司间的调拨同样需要填写相关申请，如过程中产生运输成本，需双方协商分摊。资产调拨单示例：

（4）维修保养

固定资产需要定期维修保养，特别是在固资产生变动后，管理人员要及时确认资产状况，如果有损坏，则需判断原因，确定维修方式和费用。

在保修期内的产品，由资产管理部提供保修凭证；非保修期，则按照公司的相应结算制度进行结算。但无论在不在保修期，如果是人为损坏则需资产保管/使用人照价赔偿。

每个企业可以根据自己的情况，来制定固资盘点周期是按季度还是按年度来，进而确定相应的盘点计划。

固资盘点是一个完整的项目，需要多方共同跟进，一般来说，参与的部门有行政部、资产部、财务部、IT部。

固资盘点的方法有很多，由于篇幅原因这里只介绍一种比较通用的方式：

最后将盘点结果整理成表格及报告，并针对有问题的部分给出解决方案或整改建议，至此才算是盘点结束。

固定资产的清理处置包含：报废、拍卖、捐赠等，这里我们主要介绍最常见的“报废”环节。

固资的报废同样涉及到行政、资产、IT、财务等多个部门，具体流程如下：

对于一些电子设备的报废，硬盘最好全部拆卸并进行物理损坏，以确保企业数据及信息安全。

固定资产报废单可参考下表：

引入数字化管理方式之后，固资全生命周期的环节基本都可以在线上解决，大大提升了管理效率。

下面就以精臣云资产为例，来给大家介绍数字化管理方式的优势。

使用数字化管理系统的第一步，就是把当前公司的固资情况录入到系统中。

精臣云资产的固资管理系统——精臣云资产，支持单个录入及批量录入，还可以添加资产照片，轻松掌握每件资产的信息。

*批量导入资产信息

精臣云资产的方便之处，还在于它支持与采购系统打通，在“采购订单”页面直接选择对应资产进行“入库”操作，打破系统间的信息壁垒，资产验收更快速。

*采购入库入口

并且在资产入库后，只要提前编辑好编码规则，系统就会自动为其生成一个编码，保证资产编码的唯一性和可靠性，从根源上解决了编码错误或重复的问题。

*资产编码规则自定义修改

精臣云资产的固资数字化管理，不仅有线上的软件系统，还有种类丰富的标签打印机、打印耗材等硬件产品，真正实现了软硬件一体化操作。

只要电脑或手机APP连接标签打印机后，选择对应的标签模板和耗材类型，点击打印即可批量打印资产标签。

不用再下载或导入表格文件，也不用再担心兼容性和格式问题，一键打印标签，办公效率更高。

*APP打印标签过程

固资管理中最复杂的，就是资产的各种变动，为了保证管理的准确性，各种流程必不可少，但流程一多势必会影响相关人员的工作效率。

为了解决这一问题，精臣云资产分别从申请和审批两个方面进行了优化：

（1）打通多种办公软件，方便员工自助申请

精臣云资产不仅有网页版和APP，还与钉钉、企业微信或企业OA软件打通。无论是资产的领用、带出、变更，还是其他操作，均支持员工自助进行。

直接选择对应的资产或扫描资产标签上的二维码，进入资产管理页面，提交相应的申请即可。

*资产变更申请提交APP操作示意

（2）自定义审批流，满足不同的审批需求

精臣云资产支持针对不同的资产类别，设置不同的审批流程。例如低值易耗品可仅由行政部审批后发放，电脑设备则需要行政、HR、IT等多个各部门审批后再发放。

对审批过程进行合理简化，缩短了流程审批时间，避免不必要的资源浪费。

*审批流设置页面

除此之外，精臣云资产还有很多解放行政的自动化功能，就比如资产保养计划和折旧计算。

资产保养计划顾名思义，就是为汽车、电梯等需要定期保养的资产建立周期性的维修保养计划。超期后资产保养状态会变为“待保养”，以此提醒负责人员尽快进行保养，降低设备安全风险。

*批量更新维修保养计划示意

资产的折旧由于涉及企业成本，所以更要谨慎对待。想要精准计算，可以借助管理系统中的“折旧方案”功能，开启后系统将根据年限自动完成资产折旧，省时省力。

*折旧方案页面

令人头疼的固资盘点，也在数字化管理的引入后，得到了简化，特别是以下这三处：

（1）员工自盘

员工收到盘点任务后，可在APP上进行扫码、拍照，提交自己名下资产的盘点情况。这样就行政只需盘点其他公共资产即可，降低行政工作量，提升盘点效率。

*APP盘点流程示意

（2）RFID智能盘点

RFID电子标签的使用，可以说是固资盘点之光。

RFID是一种非接触式的数据通信方式，只要拿着扫描终端在办公室内走过，就可以自动识别到办公室内的资产。从此告别扫码枪一个一个扫码识别，大大减轻行政负担。

具体操作可参考下方视频：

（3）盘点结果一键处理

结束盘点后，在后台即可看到本次盘点任务的结果，盘亏、盘盈等资产列表一目了然，方便行政进行后续的处理。

*后台盘亏资产页面示意

当然，如果想查看其他的数据，也可以在后台随时查看报表。

系统预设有资产履历表、待处置资产清单、待归还资产清单等17种常用数据报表，还能根据需要生成自定义报表，同时生成条形图、柱状图、折线图等可视化图表，行政的资产分析提供数据和图表支持。

*后台数据报表示意

做好固定资产管理，才能让资产在其生命周期内能够为企业创造最大的价值。

数字化固资管理方式的升级，在确保管理准确性和安全性的同时，简化了管理流程，用系统自动化替代传统人工记录，为行政减负也为员工减负，让固资管理更加顺畅高效，全面提升企业生产力。

固资全生命周期管理专家——精臣云资产，利用数字化管理平台，一站式解决固资管理难题，帮企业轻松搞定固资管理！

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