大小节日、公司司庆... 策划活动是行政工作必备项目。活动规模小还比较好操作，可每当遇到大型活动，“踩雷”好像避无可避，似乎无论怎样复盘，下次总有新的坑等着你。
如何统筹大型活动时间安排？各个阶段需要准备什么样的资料？跟服务商怎么配合更顺畅？小知整理了一份《通用型活动流程SOP》送给你！
接下来我们以时间线为轴，分别说说每个时间段应该做什么准备。
*以下时间安排仅供参考
01
活动前2-3个月
确认方案和场地
大型活动筹备，最好在活动前2-3个月开始，具体可以示情况而定。其中，筹备前期事项多样，最重要的是方案和场地两个部分。
1、确定活动主题，初步拟定内容
活动开始2-3个月前，要拟定主题和活动大致内容。
确定主题时：
第一步可以先确定主题方向，比如要表达欢聚享受还是表达拼搏向上？确定方向后可以思考有哪些关键词想要展现出来，比如年限数字/活动核心理念词汇等。最后，集思广益敲定此次活动主题。（小知以前写过活动主题可以怎么制定，戳篮字查看哦）
初步拟定活动内容：
活动服务商固然可以提供具体方案，但是行政er还是需要提前设想大致的内容板块和活动环节，毕竟自己想出来的会更符合员工需求和企业文化，后续与服务商一起调整完善，活动才能更适合自己企业哦！
2、与活动服务商确定方案
活动前两个月，需要确定服务商和方案。
这段时间里需要陆续确认的包括：报价协商、整体方案的调整与确认、服务商方根据活动时间制定的项目时间规划。
如果你准备办的活动很大型涉及到多个服务方，最好把大家叫在一起开会，共同商议出一个可行的时间流程，避免后期配合不利导致项目拖延。
*58集团某年线上年会，提前四个月开始筹备
3、确认场地
活动前一个半月左右，可以开始确认活动场地了（如果是年会这样比较集中的活动，需要提前2-3个月确定哦！）。
选择场地你可能需要考虑以下方面：
需求：参会人数、时间、日程规划等具体需求
位置：是否靠市中心、周围是否有餐饮区、到机场高铁站距离如何（如果有需要）
交通：周围是否有地铁、自驾是否拥堵、停车是否方便
用餐：餐厅位置、可容纳用餐人数、餐费标准
配合空间：停车位数量、卫生间数量、工作间
会议设施：是否提供屏幕、舞台、投影、空调等，确认相关尺寸及使用规则
费用：活动当天使用费用、前一天搭建费用、沟通是否还有其他费用
02
活动前1个月内
执行项目落地
一般来说，大型活动项目知道需要留出1个月的执行时间，包括物料设计、场地搭建、活动现场流程安排和环节设计等。由于项目复杂，可以把执行团队进行分组，分别负责视觉设计与物料把控、礼品策划、现场搭建、宣传等。
*这部分流程是以主办方自己设计，展商负责搭建的形式来制定的，如果你司选择的是活动公司全权负责设计与搭建，则根据自己需求使用此内容分。
1、视觉设计与物料制作组：
这一组人员主要负责与活动相关的视觉设计以及活动现场需要用到的主视觉延展物料制作，如果是活动公司统一负责设计，可以理解为“与活动公司的对接时间流程”。
活动前一个半月
修改确定主视觉设计
活动前1个月
与搭建组一起完成现场布置设计确认并开始制作物料
活动前3-4周
根据礼品组需求完成礼品/礼品包装设计并开始制作
活动前2周
根据搭建组需求完成现场手卡、游戏卡、指引牌、桌签、麦标...等的设计并开始制作
活动前2周-前1天
收集确认现场要播放的PPT相关内容并美化排版
活动前1-2周
完成所有实体设计物料的制作并与相关人员交接
活动前7-8天
根据宣传组需求完成宣传物料设计
活动前至少3天
完成活动大屏投影相关的物料设计（只需要画面，不需要实物制作的）
*阿里日与主视觉相关的设计
2、场地搭建组：
场地搭建组的工作主要是与搭建服务商一起，确认场地方案、完成场地设计与搭建。
活动前1-1.5个月
完成舞台/游戏展位/签到区/合影or互动区/现场布置设计搭建方案确认
活动前1个月
与视觉组一起完成现场各区域视觉设计的确认
活动前3周
向视觉组提交现场小物料的设计制作需求，比如手卡、游戏卡、指引牌、桌签、麦标...等
活动前2周
完成活动当天流程表和活动现场人员分配安排表，并培训相关人员（现场总负责人、各区域负责人、志愿者等）
*图
活动前1-2周
确认场地设计物料制作完成无错误
活动前7-1天
完成现场搭建
*陌陌十周年签到装置
3、礼品策划组：
活动礼品策划也是一个大项目，尤其当需要定制礼物时：
活动前1个月
根据预算挑选确认礼品种类
活动前3-4周
向视觉组提交伴手礼包装设计/定制礼品设计
活动前2周
完成活动奖品的购买
活动前1-2周
确认定制礼品与包装的数量、质量
活动前3-1天
确认所有礼品运送到活动场地
*米哈游2021年会礼品清单
图片来自文章《2021各司年会礼品都选了什么》
4、宣传组：
宣传组可以负责活动宣传和主持人稿件撰写。其中，活动宣传方式多样，可以是长图文、可以是视频、可以是海报图片.... 宣传组需要根据活动需求制定宣传方案并落地执行。
活动前1.5个月
提交活动开场等视频脚本（针对年会/发布会等）
活动前1个月
完成脚本修改并开始制作视频
活动前1个月
完成宣传方案的制定
活动前3周
完成视频初稿
活动前2-1周
完成主持词初稿
活动筹备期间
收集可用于宣传的资料
活动前2周
向视觉组提交宣传设计需求，比如长图文、海报等
活动前1周
修改并确定开场等视频内容
活动前2周-活动当天
根据宣传方案多渠道宣传
活动前3-1天
修改确认主持稿
大型活动顺利举办，人员间的高效协作必不可少。可以开通一个在线编辑文档，各个环节部分单独列出表格，方便相互查询，实时了解进度和内容。
比如把内容安排/人员安排/礼品/物料制作等放在同一个文件链接里，共同组成一份可在线协作编辑的活动方案表。
03
活动前1天
彩排及备场
活动前一天，需要根据搭建组制作的活动流程安排表进行物料检查和整体彩排。首先确认相关负责人员到场，然后进行：
1、活动展位的确认，包括展位位置及背景画面是否无误、相关物料是否到场、各展位负责人员是否清楚活动规则及玩法等。
2、签到台准备，包括胸牌、伴手礼、游戏卡、签到方式与流程检验、物品寄存、签到台拍照效果测试等。其中或许涉及伴手礼与包装袋的组装，也需要在这一天完成。
3、核对所有礼品、抽奖物料是否准备无误。
4、确认辅助物料准备好，比如播放电脑、转接口、话筒、翻页笔、桌签、路线指引牌及其他
5、完成最后的现场搭建
6、AV设备到场、各区域负责人测试音视频播放，包括：暖场&主持人上场音乐、主KV画面、PPT播放、环节背景切换、抽奖/颁奖背景及音乐切换、视频播放等
7、主持人彩排，确认流程、核对主持词、熟悉会场。
8、与演讲嘉宾沟通活动流程安排、演讲时间、现场对接人、PPT确认等。比如年会/发布会等的老板演讲。
04
活动当天
把控流程
活动当天的流程把控，主要是负责人员间的相互配合。各重点区域负责人要关注自己区域情况并随时与总负责人沟通。
有以下重点环节需要注意：
#总负责人要协调现场安排，准备突发情况预案；安排撤场；有需要时协助各环节。
#涉及播放区域的负责人需要注意会场灯光、音响、视频设备；内容流程把控；录像、即时拍摄、速记等合作单位人员对接；主持人对接，环节提醒；演讲人对接，确认到位等。
#在抽奖区域的负责人与执行人则需注意：了解抽奖兑奖玩法并协助与会人员进行抽奖；对现场歌区域分布有所了解能够应对问路等问题；高效物品存放等。
... ...
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经过那么多大小活动洗礼，相信在座各位都是成熟且熟练的行政er啦！希望以上内容能为你提供一点帮助～
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